Ktoś wysyła Ci plik PDF z zamazanymi informacjami poufnymi. Czarne prostokąty obejmują nazwiska, numery kont i poufne dane. Dokument wygląda na poprawnie zredagowany. Ale prawdopodobnie tak nie jest. Rysowanie czarnych ramek nad tekstem w pliku PDF za pomocą narzędzi do adnotacji, narzędzi kształtowania lub aplikacji do oznaczania zrzutów ekranu nie powoduje usunięcia tekstu znajdującego się pod spodem. Tekst pozostaje w strumieniu treści PDF, umieszczony pod czarnym prostokątem i może zostać w pełni odzyskany przez każdego, kto wie, jak go zaznaczyć, skopiować lub sprawdzić strukturę dokumentu. Jest to najczęstszy i najniebezpieczniejszy błąd w Redakcja PDF , który doprowadził do publicznego ujawnienia informacji niejawnych, poufnych ustaleń prawnych i danych osobowych, które miały być trwale ukryte.
Czym zasadniczo różnią się narzędzia do rysowania i narzędzia do redagowania
Narzędzie do rysowania umieszcza kolorowy prostokąt na warstwie adnotacji nad zawartością strony. Prostokąt jest nieprzezroczysty dla oka i zakrywa wszystko, co znajduje się pod spodem, ale podstawowa treść pozostaje całkowicie niezmieniona. Specyfikacja PDF definiuje warstwy adnotacji jako nieniszczące. Zostały zaprojektowane tak, aby dodawać znaczniki bez zmiany oryginalnej treści. Jest to funkcja, a nie błąd, występująca podczas dodawania komentarzy lub wyróżniania tekstu. Staje się to poważnym problemem, gdy używasz narzędzi do rysowania z zamiarem trwałego ukrycia informacji.
Z kolei narzędzie redakcyjne oznacza treść do trwałego usunięcia, a następnie po zastosowaniu redakcji usuwa ją ze strumienia treści PDF. Po zastosowaniu redakcji zaznaczony tekst znika. Nie można go odzyskać poprzez wybranie obszaru, skopiowanie do edytora tekstu lub sprawdzenie wewnętrznej struktury pliku PDF. Czarna skrzynka zastępująca zredagowany tekst jest wizualnym elementem zastępczym, a nie nakładką. Znajdujący się tam tekst został fizycznie usunięty z pliku. Jest to jedyna metoda, która umożliwia osiągnięcie prawdziwego Prywatność PDF.
Spróbuj zredagować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Demonstracja problemu: jak odzyskać tekst znajdujący się w czarnych skrzynkach
Odzyskiwanie tekstu ukrytego za pomocą narzędzi do rysowania jest banalnie proste. Otwórz plik PDF w dowolnej przeglądarce. Użyj narzędzia do zaznaczania tekstu, aby kliknąć i przeciągnąć po obszarze zawierającym czarny prostokąt. Naciśnij Ctrl-C, aby skopiować i wkleić do edytora tekstu. Tekst, którego nie widziałeś na ekranie, pojawi się w edytorze tekstu. Działa to, ponieważ narzędzie selekcji działa na strumieniu treści PDF, a nie na warstwie wizualnej. Warstwa adnotacji, w której znajduje się czarny prostokąt, jest ignorowana przez mechanizm zaznaczania tekstu.
Bardziej dokładna metoda odzyskiwania polega na bezpośrednim sprawdzeniu strumienia zawartości PDF. Narzędzia do kontroli plików PDF mogą wyświetlać surową zawartość tekstową każdej strony, pozbawioną wszelkich adnotacji. Otwórz plik PDF w edytorze tekstu, zlokalizuj strumień zawartości strony i przeczytaj tekst pomiędzy znacznikami BT i ET, które oznaczają początek i koniec obiektów tekstowych. Każde słowo ukryte pod czarnym prostokątem jest obecne w strumieniu treści w postaci zwykłego tekstu. Rysowanie czarnych skrzynek zapewnia mniej więcej taki sam poziom bezpieczeństwa, jak pisanie hasła na kartce papieru i przyklejanie na nim karteczki samoprzylepnej.
Konsekwencje nieprawidłowej redakcji w świecie rzeczywistym
Rozbieżność między tym, co wydają się robić narzędzia do rysowania, a tym, co faktycznie robią, spowodowała prawdziwą krzywdę. Agencje rządowe udostępniły pliki PDF zawierające informacje niejawne ukryte w czarnych prostokątach, które każdy może odzyskać, kopiując i wklejając. W pismach sądowych ujawniono poufne kwoty ugody i zapieczętowano tożsamość świadków, ponieważ prawnicy zamiast narzędzi redakcyjnych korzystali z narzędzi do oznaczania. Firmy ujawniły dane klientów w odpowiedzi na prośby o informacje, ponieważ pracownik wizualnie zasłonił wrażliwe pola, nie usuwając ich trwale.
Te incydenty nie są rzadkimi przypadkami Edge. Zdarzają się one regularnie, ponieważ wizualne informacje zwrotne po narysowaniu czarnej skrzynki są tak przekonujące. Czarna skrzynka wygląda dokładnie tak, jak powinna wyglądać prawidłowa redakcja. Osoba stosująca widzi, że wrażliwy tekst znika z pola widzenia i zakłada, że zadanie zostało wykonane. Niepowodzenie PDF Redakcja staje się widoczne dopiero później, gdy ktoś inny skopiuje i wklei ukryty tekst lub gdy dokument zostanie zbadany przez stronę w celu odkrycia tego, co miało być ukryte.
Jak poprawnie zredagować tekst w pliku PDF
Właściwa redakcja przebiega według określonej sekwencji, która gwarantuje trwałe usunięcie treści. Najpierw otwórz plik PDF w narzędziu wyposażonym w dedykowaną funkcję redakcyjną oznaczoną jako Redaguj, Oznacz do redakcji lub podobną. To nie jest narzędzie do rysowania, narzędzie do kształtowania ani narzędzie do komentowania. Wybierz funkcję redakcji i narysuj prostokąty nad każdym fragmentem tekstu, który należy usunąć. Narzędzie podświetla zaznaczone obszary, zwykle kolorową nakładką, aby pokazać, co zostało zaznaczone.
Po drugie, zastosuj redakcje. Jest to kluczowy krok oddzielający właściwą redakcję od wizualnego ukrywania. Poszukaj przycisku Zastosuj redakcje, Finalizuj lub Nagraj. Kliknięcie tego przycisku powoduje trwałe usunięcie zaznaczonej treści z dokumentu. Po zastosowaniu kolorowe znaczniki nakładki zostają zastąpione czarnymi polami, a tekst znajdujący się pod spodem znika ze strumienia treści. Po trzecie, sprawdź redakcję, próbując zaznaczyć i skopiować tekst z zredagowanych obszarów. Jeśli jakikolwiek tekst można skopiować, oznacza to, że redakcja nie została zastosowana prawidłowo.
Dodatkowa treść wymagająca redakcji poza widocznym tekstem
Właściwa redakcja wykracza poza tekst widoczny na stronie. Pola metadanych PDF, w tym tytuł dokumentu, autor, temat i słowa kluczowe, mogą zawierać poufne informacje, które nie są widoczne na żadnej stronie, ale są przechowywane we właściwościach dokumentu. Otwórz panel właściwości dokumentu i sprawdź każde pole metadanych. Wyczyść wszystkie pola zawierające informacje, które nie powinny być ujawniane.
Ukryte warstwy tekstowe, dane pól formularzy i załączniki plików również mogą zawierać niezredagowane informacje. Plik PDF utworzony za pomocą skanowania i OCR może zawierać niewidoczną warstwę tekstową za widocznym obrazem strony. Redagowanie widocznego obrazu strony bez redagowania warstwy tekstowej OCR umożliwia odzyskanie tekstu za pomocą operacji wyszukiwania i kopiowania. Po redakcji przeprowadź pełną kontrolę treści, aby upewnić się, że w żadnej warstwie, polu metadanych lub załączniku nie znajdują się żadne możliwe do odzyskania poufne informacje. WukongPDF i podobne platformy udostępniają narzędzia redakcja PDF, które trwale usuwają treść i obsługują kompleksową redakcję wszystkich typów treści.
Szkolenie użytkowników w zakresie rozpoznawania różnicy
Najskuteczniejszym krokiem, jaki może podjąć organizacja, aby zapobiec niewłaściwej redakcji, jest szkolenie. Pokaż użytkownikom plik PDF z tekstem ukrytym w czarnych prostokątach. Zapytaj ich, czy tekst został odpowiednio zredagowany. Większość powie, że tak. Następnie zademonstruj kopiowanie i wklejanie ukrytego tekstu. Demonstracja zapada w pamięć znacznie lepiej niż jakakolwiek spisana polityka. Użytkownicy, którzy zobaczą w edytorze tekstu rzekomo ukryty tekst, już nigdy więcej nie pomylą narzędzi do rysowania z narzędziami do redakcji.
Uwzględnij w szkoleniu prosty krok weryfikacyjny, który każdy użytkownik powinien wykonać przed wysłaniem zredagowanego dokumentu: skopiuj cały tekst z dokumentu i wklej go do edytora zwykłego tekstu. Przeczytaj wklejony tekst i upewnij się, że nie pojawiają się żadne zredagowane informacje. Jeżeli tak, oznacza to, że redakcja nie została zastosowana i dokument nie powinien zostać przesłany. Ten jednominutowy etap weryfikacji, konsekwentnie stosowany, zapobiegnie większości incydentów związanych z niewłaściwą redakcją.
Konsekwencje prawne i regulacyjne nieudanej redakcji
W wielu jurysdykcjach ujawnienie danych osobowych w wyniku niewłaściwej redakcji jest traktowane tak samo, jak ujawnienie ich umyślnie. Obowiązkiem regulacyjnym jest ochrona danych. Sposób niepowodzenia, czy to poprzez cyberatak, czy też rysowanie czarnych skrzynek zamiast redagowania, nie zmienia faktu, że doszło do ujawnienia chronionych danych. Organizacje zostały ukarane grzywną za błędy redakcyjne zgodnie z RODO, ustawą HIPAA i innymi przepisami dotyczącymi prywatności.
Narażenie prawne wynikające z niepowodzenia redakcyjnego często przekracza koszt wdrożenia odpowiednich narzędzi redakcyjnych i szkoleń. Pojedynczy nieprawidłowo zredagowany plik PDF dołączony do pozwu sądowego, wniosku organów regulacyjnych lub odpowiedzi na wniosek o dostęp do danych może skutkować wszczęciem dochodzenia, grzywną i utratą reputacji. Inwestycja w odpowiednie narzędzia i szkolenia redakcja PDF stanowi ułamek kosztu pojedynczego niepowodzenia redakcyjnego.
W przypadku organizacji, które regularnie mają do czynienia z poufnymi dokumentami, zainwestuj w narzędzia redakcja PDF, które są przeznaczone do tego zadania i ograniczają dostęp do narzędzi do rysowania i adnotacji, które można wykorzystać do niewłaściwego ukrywania. Edytor PDF skonfigurowany tak, aby na pasku narzędzi wyświetlał tylko narzędzia redakcyjne, zmniejsza prawdopodobieństwo, że pośpieszny pracownik sięgnie po znajomy prostokąt rysunkowy zamiast po narzędzie redakcyjne.
Właściwa Redakcja PDF to proces dwuetapowy: zaznacz, a następnie zastosuj. Etap zaznaczania określa, co należy usunąć. Krok aplikacji usuwa go trwale. Pominięcie drugiego kroku jest cyfrowym odpowiednikiem zapisania poufnej informacji na kopercie i pozostawienia jej otwartej. Etykieta sugeruje prywatność. Treść pozostaje dostępna.
Po zastosowaniu prawidłowego redakcja PDF, wykonanie testu weryfikacyjnego polegającego na kopiowaniu i wklejaniu na każdej stronie jest jedynym sposobem na potwierdzenie, że redakcja przebiegła pomyślnie. Pojedynczy pominięty blok tekstu spośród setek poprawnie zredagowanych nadal stanowi ujawnienie.
Wniosek redakcja PDF płynący z niepowodzeń w ujawnianiu informacji na wysokim szczeblu jest jasny: ukrywanie wizualne nie oznacza usunięcia. Organizacje zajmujące się dokumentami wrażliwymi muszą zapewnić swoim pracownikom odpowiednie narzędzia redakcyjne i sprawdzać, czy narzędzia te są prawidłowo wykorzystywane, zanim jakikolwiek zredagowany dokument opuści organizację.
Spróbuj zredagować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.