Pracownik odchodzi z firmy. Ich ostatni e-mail zawiera folder z chronionymi hasłem plikami PDF, umowami z klientami, raportami finansowymi i procedurami wewnętrznymi, do których nikt inny nie zna hasła. Pracownik przed wyjściem nie udokumentował hasła. Zespół IT nie miał polityki zarządzania hasłami. Teraz najważniejsze dokumenty są zamknięte hasłem, które wyszło za drzwi wraz z osobą, która je utworzyła.
To nie jest problem techniczny. Jest to awaria procesu, którą należy teraz naprawić za pomocą rozwiązania technicznego.
Odzyskiwanie dostępu do plików PDF chronionych hasłem przez byłego pracownika obejmuje kilka ścieżek, od bezpośredniego skontaktowania się z byłym pracownikiem, poprzez wykorzystanie narzędzi do odzyskiwania hasła organizacji, aż po usunięcie ochrony poprzez administracyjny dostęp do plików PDF. Funkcje Odblokuj PDF WukongPDF mogą pomóc w standardowej ochronie hasłem, a strategia PDF Security poniższa dotyczy zarówno natychmiastowego odzyskiwania, jak i zmian w procesie, które zapobiegają ponownemu wystąpieniu problemu.
Zacznij od najprostszej ścieżki: skontaktuj się z byłym pracownikiem
Przed przystąpieniem do przywracania stanu technicznego skontaktuj się z byłym pracownikiem i poproś o hasło. Większość odchodzących pracowników nie ukrywała haseł złośliwie. Po prostu nie zostali o to zapytani, nie przypomniano im podczas procesu opuszczania konta, lub założyli, że hasło było znane innym osobom. Profesjonalna, bezkonfliktowa prośba przesłana osobistym e-mailem lub telefonem zwykle rozwiązuje problem w ciągu kilku godzin.
Sformułuj żądanie wokół dokumentów, a nie wokół podejrzeń. Aktualizujemy umowy klientów na trzeci kwartał i potrzebujemy dostępu do chronionych hasłem plików PDF w folderze Umowy. Czy możesz udostępnić hasło lub dostarczyć niezabezpieczone kopie? koncentruje się na potrzebach biznesowych i unika sugerowania, że były pracownik zrobił coś złego. Jest bardziej prawdopodobne, że były pracownik odpowie pomocnie na prośbę dotyczącą biznesu, niż na taką, która zabrzmi oskarżycielsko.
Spróbuj odblokować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Sprawdzanie hasła w systemach wewnętrznych
Hasła są często gdzieś przechowywane, nawet jeśli nikt nie pamięta gdzie. Najpierw sprawdź firmowego menedżera haseł. Jeśli organizacja korzysta z LastPass, 1Password, Bitwarden lub podobnego narzędzia na poziomie zespołu, były pracownik mógł przechowywać tam hasło do pliku PDF. Sprawdź foldery udostępnione w menedżerze haseł i wszystkie skarbce, do których miał dostęp zespół byłego pracownika. Administratorzy IT często mają dostęp do skarbców osobistych byłych pracowników w korporacyjnych systemach zarządzania hasłami.
Archiwa poczty e-mail to drugie miejsce, które należy sprawdzić. Przeszukaj pocztę e-mail byłego pracownika, do której dział IT zazwyczaj ma dostęp za pośrednictwem narzędzi administracyjnych systemu poczty e-mail, pod kątem wiadomości zawierających słowo hasło w pobliżu nazw plików PDF. Jeśli były pracownik kiedykolwiek wysłał hasło e-mailem do współpracownika lub do siebie, archiwum e-maili przechwyci je. Sprawdź zaproszenia w kalendarzu na spotkania, w przypadku których hasło mogło zostać przekazane ustnie i odnotowane w opisie spotkania. Prawie na pewno hasło zostało w jakiś sposób przekazane w trakcie zatrudnienia pracownika. Znalezienie tej komunikacji jest kluczem.
Korzystanie z narzędzi do odzyskiwania hasła w formacie PDF
Jeśli kontakt z pracownikiem nie powiedzie się, a wewnętrzne wyszukiwania okażą się puste, narzędzia do odzyskiwania hasła w formacie PDF mogą podjąć próbę usunięcia hasła. Narzędzia te wykorzystują kilka podejść: ataki słownikowe polegające na wypróbowywaniu typowych wzorców haseł, ataki typu brute-force polegające na wypróbowywaniu każdej kombinacji do określonej długości oraz, w przypadku prostych haseł ze słabym szyfrowaniem, bezpośrednie usuwanie bez pękania.
Powodzenie odzyskiwania zależy od złożoności hasła. 4-znakowe hasło numeryczne pęka w ciągu kilku sekund. Wpisanie 8-znakowego hasła alfanumerycznego z różnymi wielkościami liter zajmuje od kilku godzin do kilku dni. Złamanie 12-znakowego hasła ze znakami specjalnymi na sprzęcie konsumenckim może zająć lata. Inwestycję czasową należy porównać z wartością dokumentów. W przypadku krytycznych dokumentów prawnych lub finansowych uzasadnione jest uruchomienie narzędzia do odzyskiwania danych na tydzień. W przypadku rutynowej notatki wewnętrznej koszt odzyskania może przekroczyć wartość dokumentu.
| Metoda odzyskiwania | Wymagany czas | Współczynnik sukcesu |
|---|---|---|
| Skontaktuj się z byłym pracownikiem | Godziny do dni | Wysoki, jeśli pracownik jest skłonny do współpracy |
| Przeszukaj systemy wewnętrzne | Godziny | Umiarkowane, zależy od praktyk zarządzania hasłami |
| Atak słownikowy | Minuty do godzin | Wysoka dla prostych/typowych haseł, niska dla złożonych |
| Brute-force (krótkie hasło) | Godziny do dni | Wysoki dla haseł krótszych niż 8 znaków |
| Usuwanie na podstawie uprawnień (hasło właściciela) | Protokół | Wysoki, jeśli plik ma hasło właściciela, a nie użytkownika |
Granice prawne i etyczne odzyskiwania hasła
Prawo do odzyskiwania haseł do plików PDF z dokumentów będących własnością firmy utworzonych przez pracowników w trakcie ich zatrudnienia jest ogólnie jasne: dokumenty i ich zawartość należą do firmy. Hasła zabezpieczające je również stanowią własność firmy. Korzystanie z narzędzi do odzyskiwania danych z dokumentów firmowych jest prawnie dopuszczalne. Te same narzędzia, które zastosowano w przypadku osobistych plików PDF lub dokumentów od poprzedniego pracodawcy, w przypadku których nie masz już autoryzacji, przekraczają granicę etyczną i prawną. Narzędzie jest neutralne. Kontekst określa, czy jego użycie jest właściwe.
Udokumentuj proces odzyskiwania każdego pliku. Zanotuj datę, zastosowaną metodę i wynik. Jeśli dokument zostanie kiedykolwiek zakwestionowany, dziennik odzyskiwania wykaże, że dostęp został odzyskany w legalny sposób, a nie w drodze nieautoryzowanego dostępu do kont osobistych byłego pracownika. Dokumentacja jest szczególnie ważna w przypadku dokumentów mających znaczenie prawne, w których znaczenie ma łańcuch dostaw.
Zapobieganie ponownym przypadkom poprzez procedury offboardingu
Działania związane z odzyskiwaniem ujawniają lukę w procesie: procedura wycofania nie obejmowała zbierania haseł do dokumentów. Dodaj krok do listy kontrolnej odejścia: potwierdź, że wszystkie hasła do plików PDF, klucze szyfrowania i dane uwierzytelniające dostępu do dokumentów są udokumentowane i przekazane wyznaczonemu menedżerowi przed ostatnim dniem pracy pracownika. Ten jeden element listy kontrolnej zapobiega powtórzeniu się całego scenariusza odzyskiwania.
W przypadku organizacji, które rutynowo tworzą pliki PDF chronione hasłem, należy wdrożyć wydziałowy standard haseł. Wszystkie kontrakty korzystają z tego samego silnego hasła, znanego kierownikowi zespołu ds. kontraktów. Wszystkie dokumenty kadrowe korzystają z innego standardowego hasła, znanego dyrektorowi HR. Standaryzowane hasła zmniejszają liczbę unikalnych haseł, które należy śledzić, i zapewniają, że odejście pojedynczego pracownika nie pozbawi organizacji dostępu do własnych dokumentów. Standaryzacja wymaga pewnego bezpieczeństwa, jedno hasło chroni wiele dokumentów, na rzecz odporności na zmiany personalne. W przypadku większości organizacji warto dokonać takiego kompromisu.
Co zrobić w przypadku całkowitego niepowodzenia odzyskiwania
Niektóre dokumenty pozostaną trwale zablokowane. Zaakceptuj ten wynik w przypadku dokumentów o niskiej wartości i skoncentruj wysiłki związane z odzyskiwaniem dokumentów na tych, które są istotne. W przypadku dokumentów krytycznych sprawdź, czy inny dział, klient lub partner zewnętrzny nie posiada niezabezpieczonej kopii. Umowa otrzymana w formacie PDF od Twojej organizacji mogła zostać przesłana do klienta pocztą elektroniczną w formacie PDF, który klient nadal posiada. Raport finansowy może istnieć jako plik Excel na dysku współdzielonym, przy czym plik PDF stanowi eksport pochodny.
Jeżeli nie istnieje nigdzie niezabezpieczona kopia, a dokument jest niezbędny, ostatecznością jest rekonstrukcja z innych źródeł. Odbuduj umowę na podstawie negocjacji e-mailowych i wcześniejszych wersji roboczych. Wyodrębnij ponownie raport finansowy z systemu księgowego i wyeksportuj go ponownie jako nowy plik PDF. Rekonstrukcja jest czasochłonna, ale w przeciwieństwie do złamania silnego hasła gwarantuje sukces, jeśli wystarczy wystarczająco dużo czasu. Dokument istniał przed wersją PDF. Dane źródłowe, które je utworzyły, nadal istnieją gdzieś w systemach organizacji.
Spróbuj odblokować plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.