Masz tysiąc klientów i każdy z nich potrzebuje spersonalizowanego wyciągu w formacie PDF. Układ dokumentu jest identyczny dla wszystkich: to samo logo, ta sama struktura tabeli, to samo zastrzeżenie prawne. Różnią się jedynie nazwą klienta, numerem konta, wierszami transakcji i saldem. Utworzenie tysiąca pojedynczych plików PDF poprzez ręczną edycję szablonu i eksportowanie każdego z nich zajęłoby kilka dni. Drukowanie zmiennych danych, obsługiwane przez standard PDF/VT, automatyzuje ten proces, dzięki czemu pojedynczy szablon i plik danych umożliwiają wygenerowanie całej partii w ciągu kilku sekund.
PDF/VT, gdzie VT oznacza Zmienny i Transakcyjny, to standard ISO zaprojektowany specjalnie do generowania spersonalizowanych dokumentów w dużych nakładach. Jest używany przez banki wysyłające miesięczne wyciągi, firmy telekomunikacyjne wysyłające zindywidualizowane rachunki, firmy ubezpieczeniowe wysyłające dokumenty polisowe oraz wszelkie organizacje, które muszą generować tysiące lub miliony dokumentów o wspólnym układzie, ale zawierających unikalne dane dla każdego odbiorcy.
Co odróżnia plik PDF/VT od zwykłego pliku PDF
Zwykły plik PDF jest samodzielnym dokumentem. Cała zawartość, tekst, obrazy, czcionki i układ są zapisywane w pliku. Aby zmienić nazwę klienta w zwykłym pliku PDF, należy dokonać edycji dokumentu i ponownie go wyeksportować, tworząc nowy plik. Plik PDF/VT dzieli dokument na dwie części: szablon określający układ, czcionki i zawartość statyczną oraz strumień danych zawierający zmienną treść każdego rekordu. Procesor PDF/VT łączy szablon z każdym rekordem w strumieniu danych, tworząc strumień zindywidualizowanych stron lub dokumentów.
Kluczową zaletą techniczną tej separacji jest wydajność. Plik PDF Standard może jednorazowo definiować obiekty treści graficznych i odwoływać się do nich z wielu stron w strumieniu wyjściowym. Logo, tło, tekst prawny i dane dotyczące czcionek są przechowywane jednorazowo i ponownie wykorzystywane w każdym rekordzie. W rekordzie przechowywany jest tylko tekst zmienny, nazwa klienta, wiersze transakcji i saldo. Dzięki temu pliki PDF/VT są znacznie mniejsze i szybsze w przetwarzaniu niż generowanie osobnego pliku PDF dla każdego rekordu. Tysiącstronicowy plik wyciągu wygenerowany w formacie PDF/VT może mieć rozmiar 5 MB. Te same tysiące stron wygenerowanych jako pojedyncze pliki PDF i scalone mogą mieć rozmiar 50 MB lub więcej.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Trzy części przepływu pracy PDF/VT
Przepływ pracy podczas tworzenia plików PDF/VT składa się z trzech elementów. Szablon to plik PDF, który definiuje układ strony: gdzie ma się znaleźć logo, jakich czcionek należy użyć, gdzie zaczyna się tabela i gdzie znajdują się elementy zastępcze ze zmiennym tekstem. Źródłem danych jest plik (zwykle CSV, XML lub połączenie z bazą danych), który zawiera jeden rekord na odbiorcę. Każdy rekord zawiera pola, które odpowiadają symbolom zastępczym w szablonie. Silnik kompozycji to oprogramowanie, które łączy szablon ze źródłem danych, tworząc plik wyjściowy w formacie PDF/VT.
W szablonie zastosowano składnię symboli zastępczych, aby wskazać, gdzie należy wstawić zmienne dane. Symbol zastępczy może wyglądać jak {{CustomerName}} lub ${account_number}, w zależności od mechanizmu kompozycji. Podczas przetwarzania silnik zastępuje każdy symbol zastępczy odpowiednią wartością z bieżącego rekordu danych, renderuje stronę i przechodzi do następnego rekordu. Wynikiem może być pojedynczy, wielostronicowy plik PDF zawierający wszystkie rekordy, pojedyncze pliki PDF lub strumień wydruku przesłany bezpośrednio do wysokonakładowej prasy cyfrowej.
Kiedy PDF/VT jest właściwym narzędziem a kiedy wystarczy korespondencja seryjna
W przypadku małych wolumenów, od kilkudziesięciu do kilkuset spersonalizowanych dokumentów, standardowa korespondencja seryjna w programie Microsoft Word lub Google Docs jest prostsza i nie wymaga specjalistycznego oprogramowania. Utwórz szablon w programie Word, podłącz go do arkusza kalkulacyjnego Excel jako źródła danych i użyj funkcji korespondencji seryjnej, aby wygenerować pojedyncze dokumenty. Eksportuj scalone dokumenty do formatu PDF pojedynczo lub wsadowo. Ten przepływ pracy działa dobrze do kilkuset rekordów. Poza tym Word staje się powolny, a proces staje się wąskim gardłem.
PDF/VT sprawdza się przy większych nakładach, tysiącach, a nawet milionach rekordów oraz w zautomatyzowanych przepływach pracy, w których dokumenty muszą być generowane bez interwencji człowieka zgodnie z harmonogramem. Bank generujący 200 000 wyciągów miesięcznych potrzebuje procesu, który przebiega bez nadzoru, kończy się w określonym oknie i generuje wydruki o rozmiarze umożliwiającym szybki druk cyfrowy lub dostawę elektroniczną. PDF/VT został zaprojektowany dokładnie dla tego przypadku użycia. Jest to również właściwy wybór, gdy wielkość Drukowanie PDF wymaga wydajności wyspecjalizowanego silnika składu, który może napędzać przemysłowe prasy cyfrowe z ich znamionową szybkością, która może wynosić tysiące stron na minutę.
Jak utworzyć szablon PDF/VT
Szablony PDF/VT można tworzyć za pomocą specjalistycznego oprogramowania do tworzenia dokumentów, takiego jak Adobe Experience Manager, XMPie, PlanetPress lub GMC Inspire. Są to narzędzia dla przedsiębiorstw przeznaczone do tworzenia dużych ilości dokumentów transakcyjnych, a ich cena i złożoność odpowiadają potrzebom odbiorców. Dla organizacji, które już korzystają z tych platform, naturalnym formatem wyjściowym jest PDF/VT.
W przypadku mniejszych organizacji, które potrzebują zmiennych danych wyjściowych bez inwestowania w korporacyjną platformę składu, istnieje praktyczne rozwiązanie pośrednie. Utwórz szablon jako zwykły plik PDF z polami formularzy lub obiektami zastępczymi tekstu. Skorzystaj z możliwości przetwarzania wsadowego WukongPDF, aby wypełnić elementy zastępcze z arkusza kalkulacyjnego lub pliku CSV, generując indywidualne pliki PDF dla każdego rekordu. Chociaż takie podejście nie zapewnia wydajności przechowywania prawdziwej wersji PDF/VT, ponieważ tworzy oddzielne pliki zamiast pojedynczego zoptymalizowanego strumienia dokumentów, pozwala osiągnąć ten sam efekt końcowy, spersonalizowane pliki PDF dla każdego odbiorcy, przy użyciu narzędzi dostępnych bez licencji przedsiębiorstwa lub specjalistycznego szkolenia. Kompromisem jest rozmiar pliku i szybkość przetwarzania, które są akceptowalne w przypadku wolumenów do kilku tysięcy rekordów.
Przyszłość zmiennych danych w plikach PDF
PDF/VT to dojrzały standard, opublikowany po raz pierwszy w 2010 r., ale jego przyjęcie koncentruje się w sektorach bankowości, ubezpieczeń, telekomunikacji i administracji rządowej, gdzie podstawową funkcją biznesową są duże ilości dokumentów transakcyjnych. W ostatnich latach panował trend w kierunku potoków HTML do PDF dla zmiennych danych, gdzie szablon jest tworzony w HTML i CSS, wypełniany danymi po stronie serwera i renderowany do formatu PDF na żądanie. Podejście to wykorzystuje ogromną pulę twórców stron internetowych, którzy znają już HTML i CSS, zamiast wymagać specjalistycznych umiejętności tworzenia plików PDF.
Niezależnie od tego, jakiej technologii użyjesz, zasada pozostaje ta sama: oddziel szablon od danych, programowo wygeneruj dokumenty i zoptymalizuj pod kątem faktycznie potrzebnej objętości. W przypadku większości użytkowników Format PDF korespondencja seryjna do formatu PDF zaspokaja ich potrzeby. PDF/VT istnieje dla skali, w której załamuje się korespondencja seryjna. Znajomość obu opcji oznacza, że możesz wybrać narzędzie odpowiednie do swojego wolumenu, zamiast męczyć się z narzędziem, które nie zostało zaprojektowane dla Twojej skali.
Wypróbuj opcję Edytuj plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.