PDF/A-3 to najbardziej elastyczny wariant standardu archiwizacji PDF/A. Podczas gdy wcześniejsze wersje PDF/A skupiały się wyłącznie na tworzeniu samodzielnych plików PDF i ich wizualnej reprodukcji w celu długoterminowego przechowywania, PDF/A-3 dodało jedną istotną funkcję: możliwość osadzania dowolnego typu pliku jako załącznika w archiwalnym PDF. To sprawia, że jest to format wybierany w przypadku rosnącej gamy obiegów dokumentów biznesowych — w szczególności fakturowania elektronicznego i hybrydowej wymiany dokumentów.
Rodzina PDF/A: krótki przegląd
PDF/A to norma ISO (ISO 19005) dotycząca długoterminowej archiwizacji dokumentów PDF. Wszystkie warianty mają te same podstawowe wymagania: plik PDF musi być całkowicie samodzielny, odtwarzalny w identyczny sposób niezależnie od środowiska wyświetlania i wolny od funkcji, które mogłyby zagrozić przyszłej dostępności.
- PDF/A-1: oryginał (2005). Najbardziej konserwatywny — bez przezroczystości, bez warstw, bez osadzonych plików. Maksymalna kompatybilność.
- PDF/A-2: dodano obsługę przezroczystości, warstw, kompresji JPEG 2000 i plików PDF/A osadzonych w plikach PDF/A. Nadal nie ma żadnych załączników do dowolnych plików.
- PDF/A-3: wszystkie funkcje PDF/A-2 plus możliwość osadzania dowolnego typu pliku jako załącznika — XML, CSV, Excel, Word, oryginalne pliki źródłowe — obok archiwalnego PDF.
Wypróbuj program Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Co umożliwia PDF/A-3: Dokument hybrydowy
Cechą charakterystyczną PDF/A-3 jest dokument hybrydowy: pojedynczy plik zawierający zarówno plik danych PDF czytelny dla człowieka, jak i plik danych do odczytu maszynowego. PDF renderuje dokument wizualnie dla ludzi — faktury, raporty, umowy — podczas gdy osadzony plik zawiera uporządkowane dane, które oprogramowanie może automatycznie przetwarzać.
Najbardziej znaną aplikacją jest fakturowanie elektroniczne. Zarówno format ZUGFeRD (Niemcy), jak i format Factur-X (Francja i UE) opierają się na formacie PDF/A-3 — czytelnej dla człowieka fakturze PDF z osadzonym plikiem XML zawierającym wszystkie dane faktury w ustrukturyzowanym formacie, który oprogramowanie księgowe może importować automatycznie. Jeden plik umożliwia zarówno weryfikację manualną, jak i automatyczne przetwarzanie bez konieczności ponownego wprowadzania danych.
Kiedy używać PDF/A-3 a PDF/A-1 lub PDF/A-2
Użyj PDF/A-3, gdy:
- Dokument musi zawierać dane źródłowe obok widoku PDF: faktury z osadzonym kodem XML, raporty z osadzonymi arkuszami kalkulacyjnymi, umowy z osadzonymi oryginalnymi plikami edytowalnymi
- Format jest wymagany przez określony standard: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung (niemiecki rządowy standard e-fakturowania) i podobne formaty wymagane PDF/A-3
- Chcesz zachować jakość archiwalną z możliwością elastycznego dołączenia plików pomocniczych: archiwumPDF Archiwum jakość PDF/A połączona z wygodą przenoszenia powiązanych plików w jednym kontenerze
Użyj PDF/A-1 lub PDF/A-2, gdy:
- Dokument przeznaczony jest wyłącznie do długoterminowej archiwizacji wizualnej, bez wymagań dotyczących przetwarzania danych
- Wymagana jest maksymalna kompatybilność ze starszymi systemami archiwalnymi
- Polityka archiwalna organizacji określa szczegółowo PDF/A-1 lub PDF/A-2
PDF/A-3 Poziomy zgodności
Podobnie jak inne warianty PDF/A, PDF/A-3 ma dwa poziomy zgodności:
- PDF/A-3b (podstawowy): zapewnia wizualną odtwarzalność – dokument wygląda zawsze tak samo. Wymaga oznaczonego pliku PDF w celu zapewnienia zgodności z dostępnością, ale nie wymaga pełnego tagowania semantycznego.
- PDF/A-3u (unicode): dodaje wymóg, aby cały tekst był reprezentowany w formacie Unicode, zapewniając niezawodne wyodrębnianie i przeszukiwanie tekstu.
W przypadku aplikacji do fakturowania elektronicznego zazwyczaj wystarczający jest plik PDF/A-3b. W przypadku dokumentów, w przypadku których liczy się możliwość wyszukiwania i wyodrębniania tekstu – zarchiwizowane umowy, zgłoszenia urzędowe – preferowany jest format PDF/A-3u.
Jak utworzyć plik PDF/A-3
Adobe Acrobat Pro może zapisywać pliki PDF jako PDF/A-3 za pomocą opcji Plik > Zapisz jako inne > Możliwość archiwizacji PDF (PDF/A). Wybierz PDF/A-3b lub PDF/A-3u z opcji poziomu zgodności. Acrobat oznaczy każdą treść, która nie spełnia wymagań PDF Standard i naprawi ją automatycznie lub poprosi o wprowadzenie danych.
W szczególności w przypadku e-fakturowania dedykowane oprogramowanie do fakturowania i systemy ERP zazwyczaj automatycznie obsługują tworzenie PDF/A-3 — generując PDF, ustrukturyzowany plik XML i łącząc je w zgodny plik PDF/A-3 bez ręcznej interwencji. Narzędzia takie jak Mustang (biblioteka Java typu open source) i rozwiązania komercyjne, takie jak Zugferd-manager, zostały zaprojektowane specjalnie dla tego przepływu pracy.
Wypróbuj program Word do PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.