Het antwoord hangt af van wat het document is en wat u wilt dat de klant ermee doet. Een voorstel dat de klant moet beoordelen en goedkeuren, stelt andere eisen dan een contract dat ze moeten ondertekenen, en dat andere eisen stelt dan een resultaat dat ze archiveren. Als u dit goed doet, betekent dit minder heen en weer e-mails over bestandsproblemen en een professionelere indruk.
Voor voorstellen en rapporten: leesbaar, gecomprimeerd, beschermd
Klantgerichte documenten die bedoeld zijn om te lezen (voorstellen, rapporten, presentaties, casestudies) moeten snel worden geopend, er precies zo uitzien als ontworpen en niet onnodig groot zijn. De prioriteiten zijn: alle lettertypen ingesloten zodat de lay-out correct wordt weergegeven, de bestandsgrootte voldoende gecomprimeerd om gemakkelijk te openen en te e-mailen, en optioneel bewerkingsbeperkingen ingesteld zodat de klant de inhoud niet per ongeluk kan wijzigen.
Voor deze documenten is een standaard PDF met ingesloten lettertypen, gecomprimeerd met PDF Compressie tot minder dan 5 MB, het juiste formaat. Beveilig deze niet met een wachtwoord, tenzij er een specifieke reden voor is: als u een klant een wachtwoord laat invoeren om een voorstel te openen, ontstaat er wrijving voordat hij zelfs maar de eerste regel heeft gelezen.
Voor contracten en overeenkomsten: schoon, ondertekenbaar, vergrendeld na ondertekening
Contracten moeten duidelijke documenten zijn zonder onduidelijkheid over welke versie is overeengekomen. Verstuur het contract als een standaard PDF — er is geen wachtwoord vereist om het te openen, maar idealiter met bewerkingsbeperkingen zodat de klant de voorwaarden niet kan wijzigen. Zorg ervoor dat het document echte, selecteerbare tekst bevat (geen scan), zodat de klant het gemakkelijk kan lezen en het op de lange termijn bruikbaar blijft.
Eenmaal ondertekend door beide partijen, moet de volledig uitgevoerde versie worden verzonden met toegepaste bewerkingsbeperkingen – of eenvoudigweg in de e-mail worden vermeld dat dit de definitieve ondertekende versie is. Sommige bedrijven passen een wachtwoord toe op de ondertekende versie om verdere wijzigingen te voorkomen; anderen vertrouwen op conventie en de e-mailtijdstempel als record.
Voor facturen: eenvoudig, consistent, gemakkelijk te archiveren
Facturen worden gearchiveerd door het crediteurenteam van de klant en moeten gemakkelijk doorzoekbaar zijn. Een kleine, duidelijk benoemde PDF met selecteerbare tekst maakt het archiveren ervan eenvoudiger en verkleint de kans op betalingsachterstand omdat iemand uw factuur niet kan vinden of verwerken. Houd facturen kleiner dan 500 KB, gebruik een consistent naamgevingsformaat en zorg ervoor dat de tekst echt is (geen scan of afbeelding).
De boekhoudsystemen van sommige klanten vereisen specifieke PDF-instellingen: geen wachtwoordbeveiliging, geen beperkingen op het afdrukken, tekst moet selecteerbaar zijn. Als een klant ooit problemen met de factuurverwerking meldt, zijn dit de eerste dingen die u moet controleren.
Voor resultaten en eindproduct: archiefkwaliteit
Het werkproduct dat aan een klant wordt geleverd (eindrapporten, ontwerpbestanden geëxporteerd als PDF, voltooide documentatie) moet in het hoogste kwaliteitsformaat zijn dat past bij de inhoud. Voor documenten die de klant langdurig bewaart of intern deelt, is PDF/A het overwegen waard: het staat op zichzelf, blijft gegarandeerd leesbaar zonder externe afhankelijkheden en wordt door de meeste archiveringssystemen geaccepteerd.
Voor deliverables met veel ontwerp waarbij de visuele kwaliteit van belang is, mag u niet agressief comprimeren. De klant betaalt voor het werkproduct: lever het in volledige kwaliteit en laat hem comprimeren als hij voor een specifiek doel een kleinere versie nodig heeft.
Universele best practices, ongeacht het documenttype
- Sluit alle lettertypen in, zodat het document correct wordt weergegeven, ongeacht welke lettertypen de client heeft geïnstalleerd
- Gebruik echte tekst, geen gescande afbeeldingen. De klant moet tekst kunnen zoeken en selecteren in elk document dat u verzendt
- Geef bestanden een professionele naam: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- Houd de bestandsgrootte onder de 10 MB voor documenten per e-mail; gebruik een link voor het delen van bestanden voor iets groters
- Test het bestand voordat u het verzendt. Controleer of het er goed uitziet en of er niets ontbreekt
Een PDF die netjes wordt geopend, er precies zo uitziet als bedoeld en gemakkelijk kan worden gearchiveerd, is een klein maar consistent signaal van professionele kwaliteit. Het is iets dat cliënten niet merken als het goed is, maar wel als het fout gaat.