Het comprimeren van één PDF duurt dertig seconden. Het comprimeren van vijftig duurt vijfentwintig minuten als je ze één voor één doet. PDF Batch-verwerking (het toepassen van dezelfde bewerking op meerdere bestanden tegelijk) is het verschil tussen een beheersbare taak en een middag herhaaldelijk klikken. Dit is wanneer het zinvol is, welke bewerkingen goed werken in batch, en hoe u dit kunt aanpakken, afhankelijk van uw tools.
Wanneer batchverwerking de moeite waard is
Voor eenmalige taken met een handvol bestanden is het afzonderlijk verwerken ervan meestal sneller dan het configureren van een batchworkflow. Batchverwerking loont wanneer:
- U heeft tien of meer bestanden waarop dezelfde bewerking moet worden toegepast
- Dezelfde handeling herhaalt zich regelmatig: maandelijkse factuurverwerking, wekelijkse rapportcompressie, driemaandelijkse archiefconversie
- De bestanden moeten consistent worden verwerkt: hetzelfde compressieniveau, hetzelfde watermerk, dezelfde beveiligingsinstellingen voor alle bestanden
- U digitaliseert een achterstand: jaren aan gescande documenten waarop allemaal OCR moet worden uitgevoerd voordat ze kunnen worden doorzocht
Bewerkingen die goed werken in batch
Niet alle PDF-bewerkingen zijn even geschikt voor batchverwerking. Deze vertalen zich goed:
- Compressie: pas dezelfde PDF Compressie instellingen toe op een hele map met bestanden. Met name handig voor het archiveren van grote verzamelingen gescande documenten of het verwerken van rapporten ter waarde van een maand voordat ze worden opgeslagen.
- OCR: optische tekenherkenning uitvoeren op een map met gescande PDFs om ze allemaal doorzoekbaar te maken. Dit is een van de meest waardevolle batchbewerkingen voor organisaties die papieren archieven digitaliseren.
- Watermerk: een "VERTROUWELIJK" toevoegen of bedrijfslogo-watermerk op een reeks documenten vóór distributie. Voor consistente watermerken in een documentenset is batchverwerking praktisch.
- Wachtwoordbeveiliging: beveiligt een map met gevoelige bestanden met hetzelfde wachtwoord voordat deze wordt gearchiveerd of overgedragen.
- Conversie: converteert een map met Word-documenten naar PDF, of een set PDFs naar afbeeldingen. Vooral handig voor archivering aan het einde van een project.
- Opschonen van metagegevens: verwijderen van auteursinformatie, revisiegeschiedenis en interne opmerkingen uit een reeks documenten vóór externe distributie.
Batchverwerking in Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro heeft een ingebouwde batchverwerkingsfunctie genaamd Actiewizard (Extra > Actiewizard > Nieuwe actie maken). U bouwt een reeks bewerkingen op (bestanden openen, compressie toepassen, een watermerk toevoegen, opslaan) en vervolgens die actie uitvoeren op een map met bestanden. Acrobat verwerkt elk bestand op zijn beurt en slaat de resultaten op.
Acties kunnen worden opgeslagen en hergebruikt, waardoor terugkerende PDF Workflow taken echt efficiënt worden. Bouw de actie één keer op, wijs hem elke keer dat hij nodig is naar een nieuwe map en loop weg terwijl hij wordt uitgevoerd. Voor organisaties die regelmatig grote hoeveelheden PDFs verwerken, is het de moeite waard om dit goed in te stellen.
Opdrachtregelhulpmiddelen voor technische gebruikers
Voor gebruikers die vertrouwd zijn met de opdrachtregel bieden tools als Ghostscript, pdftk en qpdf krachtige batchverwerkingsmogelijkheden die kunnen worden gescript en geautomatiseerd. Een eenvoudig shellscript dat Ghostscript gebruikt, kan elke PDF in een map met één enkele opdracht comprimeren, of kan worden gepland om automatisch te worden uitgevoerd op nieuwe bestanden zodra deze binnenkomen.
Deze aanpak brengt hogere initiële installatiekosten met zich mee (je moet weten hoe je basisscripts schrijft), maar levert de meest flexibele automatisering op. U kunt duizenden bestanden in één nacht verwerken, verschillende instellingen toepassen op basis van bestandsnaampatronen, vastleggen wat er is verwerkt en PDF-bewerkingen integreren in grotere workflows. Voor IT-teams die documentsystemen beheren, is batchverwerking met scripts doorgaans het juiste hulpmiddel.
Online tools voor incidentele batchbehoeften
Voor eenmalige batchtaken die het instellen van Acrobat-acties of opdrachtregelscripts niet rechtvaardigen, kunnen browsergebaseerde tools goed omgaan met bescheiden volumes. Met WukongPDF op www.wukongpdf.com kunt u meerdere bestanden uploaden en deze samen verwerken: u kunt een map met rapporten comprimeren, een reeks Word-documenten converteren naar PDF of een verzameling bestanden samenvoegen tot één bestand.
Het praktische plafond voor online batchverwerking ligt rond de 10-20 bestanden, afhankelijk van de bestandsgrootte en de snelheid van de internetverbinding. Voor grotere volumes zijn desktoptools of scriptautomatisering geschikter. Maar voor zo nu en dan een batchtaak – het verwerken van de facturen van het afgelopen kwartaal, het comprimeren van een projectarchief, het converteren van een reeks presentaties – kunnen browsertools de taak afhandelen zonder overheadkosten.
Het gereedschap afstemmen op het volume
Enkele bestanden: individueel verwerken. Af en toe een tiental bestanden: browsergebaseerde batchtools. Terugkerende opdrachten of grote volumes: Acrobat Action Wizard. Grootschalige automatisering geïntegreerd in andere systemen: command-line scripting. Het juiste hulpmiddel is het hulpmiddel dat het volume afhandelt zonder de installatie ingewikkelder te maken dan de taak rechtvaardigt.