Als u Microsoft Afdrukken naar PDF of Opslaan als PDF selecteert in het afdrukvenster en op Afdrukken klikt, wordt het document niet naar een fysieke printer verzonden. Het stuurt het naar een virtuele PDF-printer, een stukje software dat een afdruktaak accepteert op precies dezelfde manier als een fysieke printer dat zou doen, maar in plaats van inkt op papier te plaatsen, schrijft het een PDF-bestand naar schijf. De resulterende PDF ziet eruit als het document zoals het er op papier uit zou hebben gezien, maar het is een nieuwe PDF die structureel verschilt van het origineel. Inzicht in wat er tijdens dit virtuele afdrukproces gebeurt, verklaart waarom de uitgevoerde PDF zich soms anders gedraagt, er anders uitziet of andere eigenschappen heeft dan het brondocument.
Hoe een virtuele PDF-printer werkt
Een virtuele PDF-printer registreert zichzelf bij het besturingssysteem als printerapparaat. Toepassingen maken geen onderscheid tussen een virtuele PDF-printer en een fysieke printer. Ze sturen naar beide dezelfde afdrukopdrachten, dezelfde paginabeschrijvingstaal en dezelfde weergave-instructies. De virtuele PDF-printer ontvangt deze instructies en converteert ze naar PDF-formaat in plaats van ze naar een fysieke printengine te sturen. De toepassing denkt dat het document is afgedrukt. De gebruiker ontvangt een PDF-bestand.
De afdrukopdrachten die door de toepassing worden verzonden, hebben doorgaans de vorm van een paginabeschrijvingstaal, meestal PostScript of XPS, afhankelijk van het besturingssysteem en het printerstuurprogramma. De virtuele PDF-printer interpreteert deze paginabeschrijving en bouwt er een PDF van. De resulterende PDF is een nieuwe creatie, afgeleid van de afdrukuitvoer van de toepassing, en geen kopie van het originele bestand. Elke pagina wordt opnieuw weergegeven. Elk lettertype wordt opnieuw ingebed. Elk beeld wordt opnieuw verwerkt. Deze hercreatie is de bron van de wijzigingen die kunnen optreden tijdens virtueel PDF-afdrukken.
Wat verandert er tijdens het afdrukken van virtuele PDF's
Wijzigingen in de verwerking van lettertypen tijdens virtueel afdrukken. In de originele PDF zijn mogelijk ingesloten lettertypen met specifieke codering gebruikt. De applicatie stuurt de lettertypen naar de virtuele printer als glyph-contouren of als lettertypereferenties. De virtuele printer sluit de lettertypen in de nieuwe PDF in met behulp van zijn eigen logica voor het insluiten van lettertypen. Als een lettertype in het origineel een subset was, kan de virtuele printer dit op een andere manier subsetten, waardoor mogelijk tekens verloren gaan die in het origineel aanwezig waren. Als een lettertype niet in het origineel was ingesloten, maar wel beschikbaar was op het systeem, kan de virtuele printer het insluiten, waardoor een meer op zichzelf staand document ontstaat.
De beeldkwaliteit kan veranderen. De originele PDF kan afbeeldingen met een hoge resolutie bevatten. De afdrukuitvoer van de toepassing kan deze afbeeldingen downsamplen naar de standaardprinterresolutie, doorgaans 300 DPI. De virtuele printer sluit vervolgens de gedownsampelde afbeeldingen in de nieuwe PDF in. Een afbeelding van 1200 DPI in het origineel wordt een afbeelding van 300 DPI in de uitvoer. Het herhalen van het virtuele afdrukproces op hetzelfde document vergroot dit verlies, omdat elke cyclus dezelfde downsampling toepast op afbeeldingen die al een keer zijn gedownsampled.
Wat gaat er verloren tijdens het afdrukken van virtuele PDF's?
Interactieve elementen overleven virtueel printen niet. Formuliervelden, hyperlinks, bladwijzers, digitale handtekeningen, opmerkingen en annotaties worden in de originele PDF opgenomen als interactieve objecten, los van de pagina-inhoud. De afdrukuitvoer van de toepassing geeft deze elementen weer als visuele markeringen op de pagina, of laat ze geheel weg. De virtuele printer ontvangt de weergegeven pagina, niet de interactieve objecten. De uitvoer-PDF bevat de visuele weergave van de interactieve elementen, maar niet de interactiviteit zelf.
Metagegevens kunnen wel of niet worden overgedragen. De originele titel, auteur, onderwerp en trefwoorden van het PDF-document worden opgeslagen in het PDF-metagegevenswoordenboek. De toepassing verzendt deze mogelijk als documenteigenschappen naar de virtuele printer, maar mogelijk ook niet. De virtuele printer kan de nieuwe PDF-metagegevens invullen vanuit de afdruktaakeigenschappen van de toepassing, of hij kan de metagegevensvelden leeg laten. Controleer de documenteigenschappen van een virtueel afgedrukte PDF. Als de titel en de auteur ontbreken, zijn de metadata verloren gegaan tijdens het printproces. De structuur PDF Format van de uitvoer is een nieuwe creatie en geen kopie van de originele structuur.
Waarom virtueel printen nog steeds nuttig is
Ondanks de verliezen is virtueel PDF-printen nuttig omdat het specifieke problemen oplost. Een PDF die weigert in de ene viewer te openen, maar wel in een andere viewer wordt geopend, kan virtueel worden afgedrukt vanuit de werkende viewer om een nieuwe PDF te maken die overal wordt geopend. Bij het herscheppingsproces wordt de structurele eigenaardigheid die het compatibiliteitsprobleem veroorzaakte, weggegooid. Een PDF met toestemmingsbeperkingen die bewerken of kopiëren onmogelijk maken, kan virtueel worden afgedrukt om een onbeperkte kopie te maken. De beperkingen overleven het afdrukproces niet omdat de uitvoer een nieuwe PDF is.
Een PDF die is samengesteld uit meerdere bronnen met inconsistente opmaak kan virtueel worden afgedrukt om de weergave te normaliseren. Bij het afdrukproces worden alle pagina's opnieuw weergegeven via één enkele toepassing, waardoor de verschillen tussen de bron-PDF's worden gladgestreken. De PDF Export van een virtuele printer is een PDF met de kleinste gemene deler die trouw inruilt voor compatibiliteit. Voor documenten waarbij universele leesbaarheid belangrijker is dan het behouden van elke pixel van elke afbeelding, is virtueel printen een praktisch hulpmiddel.
Virtuele PDF-printers vergelijken
Verschillende virtuele PDF-printers produceren verschillende uitvoer van hetzelfde brondocument. Microsoft Print to PDF, meegeleverd met Windows, produceert compacte PDF's die zijn geoptimaliseerd voor schermweergave. Adobe PDF, geïnstalleerd met Acrobat, produceert PDF's die nauw aansluiten bij de Adobe PDF-specificatie en meer documentfuncties behouden. Virtuele printers van derden, zoals CutePDF, doPDF en Bullzip, bieden extra opties zoals resolutiecontrole, behoud van metagegevens en compressie-instellingen.
Test elke virtuele printer met een representatief document voordat u er één standaardiseert voor een workflow. Druk dezelfde PDF af via elke virtuele printer en vergelijk de uitvoer. Controleer de bestandsgrootte, de beeldkwaliteit, de weergave van het lettertype en het behoud van de metagegevens. De verschillen kunnen aanzienlijk zijn. Een virtuele printer die uitstekende resultaten produceert voor tekstdocumenten, kan onaanvaardbaar zachte afbeeldingen produceren voor documenten met veel foto's. Kies de printer die het beste bij het documenttype past.
Hoe u ongewenste wijzigingen kunt minimaliseren bij virtueel afdrukken
Om de beeldkwaliteit te behouden, controleert u de afdrukinstellingen van de toepassing voordat u het document naar de virtuele printer verzendt. Stel de afdrukkwaliteit in op Hoog of Beste, waardoor de toepassing wordt geïnstrueerd afbeeldingen met volledige resolutie te verzenden. Stel in de eigenschappen van de virtuele printer de uitvoerresolutie zo in dat deze overeenkomt met of groter is dan de resolutie van de afbeeldingen in het originele document. Als het origineel afbeeldingen van 600 DPI bevat, stelt u de virtuele printer in op 600 DPI of hoger.
Om lettertypen te behouden, bevestigt u dat de toepassing is geconfigureerd om lettertypen in de afdrukuitvoer in te sluiten. Microsoft Word heeft bijvoorbeeld een optie voor het insluiten van lettertypen in de instellingen voor opslaan die van invloed is op de manier waarop lettertypen naar de printer worden verzonden. Zorg er voor de virtuele printer voor dat het insluiten van lettertypen is ingeschakeld in de printereigenschappen. WukongPDF biedt PDF-afdrukken-alternatieven die PDF-uitvoer van hoge kwaliteit produceren zonder dat er een virtuele printer nodig is, waardoor de kwaliteitsverliezen worden vermeden die inherent zijn aan de print-naar-PDF-pijplijn.
Virtueel PDF-printen is een conversieproces, geen kopieerproces. Als u het begrijpt als een conversie, met de bijbehorende verliezen en transformaties die elke conversie met zich meebrengt, schept u passende verwachtingen voor de uitvoerkwaliteit. Als het doel een exacte kopie van de originele PDF is, gebruik dan een opslag- of dupliceerfunctie, en geen virtuele printer. Als het doel is om een PDF te normaliseren, repareren of de beperkingen ervan op te heffen, is virtueel afdrukken het juiste hulpmiddel voor de klus.
Virtueel PDF-afdrukken kan ook worden gebruikt om PDF's te maken vanuit toepassingen die geen eigen PDF-exportfunctie hebben. Een oude databasetoepassing, een gespecialiseerde engineeringtool of een oud boekhoudsysteem biedt mogelijk alleen een afdrukoptie. De virtuele PDF-printer legt de afdrukuitvoer vast en creëert een PDF waarin de informatie, zo niet de originele documentstructuur, behouden blijft.
Wanneer u een PDF virtueel afdrukt die gevoelige informatie bevat, moet u er rekening mee houden dat de virtuele printer tijdens het conversieproces tijdelijke bestanden op schijf kan aanmaken. Deze tijdelijke bestanden kunnen de documentinhoud in een onbeveiligd tussenformaat bevatten. Gebruik voor zeer gevoelige documenten een eigen opslag- of exportfunctie in plaats van een virtuele printer.
De bestandsgrootte van een virtueel afgedrukte PDF is doorgaans groter dan het origineel, omdat de virtuele printer alle inhoud opnieuw codeert. Tekst die efficiënt is opgeslagen als tekencodes, kan worden omgezet in glyph-contouren. Afbeeldingen kunnen opnieuw worden gecodeerd met minder efficiënte compressie. Een toename van de bestandsgrootte van dertig tot vijftig procent na virtueel afdrukken is gebruikelijk.
Virtueel PDF-afdrukken is een conversieproces met inherente verliezen. Als u deze verliezen begrijpt, kunt u virtueel printen gebruiken wanneer dit het juiste hulpmiddel is, en een andere methode kiezen wanneer maximale betrouwbaarheid vereist is.
De virtuele PDF-printer blijft een van de meest veelzijdige tools in het PDF-ecosysteem, omdat hij PDF's maakt vanuit elke toepassing die kan afdrukken. Het is de brug tussen de printwereld en de digitale documentwereld.
Dit artikel behandelt de belangrijkste technieken en overwegingen voor het werken met PDF's in dit specifieke scenario. De hier beschreven methoden zijn van toepassing op verschillende tools en platforms, waardoor lezers de flexibiliteit hebben om de aanpak te kiezen die het beste bij hun workflow en technische omgeving past.
De geschetste praktische stappen bieden een duidelijk pad van de initiële uitdaging naar een werkende oplossing. Elke techniek is geselecteerd vanwege zijn betrouwbaarheid en toegankelijkheid, zodat lezers consistente resultaten kunnen bereiken, ongeacht hun eerdere ervaring met PDF-tools.