Het converteren van een PDF naar Word levert bijna altijd iets op dat er anders uitziet dan het origineel. Dit verbaast mensen omdat het lijkt alsof de inhoud netjes moet worden overgedragen, maar PDF en Word slaan documentinformatie op fundamenteel verschillende manieren op. De verschillen verklaren waarom conversie lay-outwijzigingen veroorzaakt. Als u weet welke verschillen er het meest toe doen, kunt u beslissen of u de uitvoer wilt corrigeren of een andere aanpak wilt kiezen.
Het belangrijkste verschil: vaste lay-out versus vloeiende tekst
PDF is een formaat met een vaste lay-out. Elk teken heeft een exacte positie op de pagina: X- en Y-coördinaten die nooit veranderen. Het visuele resultaat is altijd identiek. Word is een vloeiend documentformaat. Tekst verloopt volgens de regels (marges, lettergrootte, alinea-afstand) en wordt opnieuw geplaatst als een van deze parameters verandert.
Wanneer een PDF naar Word wordt geconverteerd, moet de converter doorlopende tekst vanuit vaste posities reconstrueren. Het groepeert tekens die op dezelfde regel voorkomen in tekstreeksen, identificeert regeleinden en probeert uit te zoeken welke pauzes zacht zijn (waar de tekst wordt ingesloten) en welke hard zijn (de feitelijke alinea-einden). Deze reconstructie is niet perfect en daarom heeft het geconverteerde Word-document andere regeleinden, alinea-afstanden en soms een andere tekstverloop dan het origineel.
Wijzigingen in lettertypen en spatiëring
Als de PDF lettertypen gebruikt die niet op uw computer zijn geïnstalleerd, vervangt Word deze door het dichtstbijzijnde beschikbare alternatief. Vervangende lettertypen hebben verschillende maatstaven (verschillende tekenbreedtes, verschillende spatiëring) waardoor de manier waarop tekst terugloopt en de hoeveelheid ruimte die de inhoud in beslag neemt, verandert. Een alinea die op één pagina in de PDF past, kan in Word op twee pagina's terechtkomen, omdat de tekens van het vervangende lettertype iets breder zijn.
De letter- en woordafstand die in de PDF zijn ingesteld, gaan ook vaak verloren of worden bij de conversie benaderd. Als het originele document uitgetrokken tekst gebruikte (grotere afstand tussen letters), is het mogelijk dat de geconverteerde Word-versie deze niet precies behoudt.
Tabellen en lay-outs met meerdere kolommen
Tabellen in PDFs worden vaak helemaal niet als tabellen opgeslagen; het is gepositioneerde tekst die op een tabel lijkt. De converter moet de tabelstructuur afleiden uit de visuele lay-out van tekstposities. Als deze gevolgtrekking juist is, heeft de Word-uitvoer een juiste tabel. Als het fout is, krijg je tekst in de verkeerde kolommen, samengevoegde cellen die gescheiden zouden moeten zijn, of tekst die een tabel was, wordt gewone alinea's met vreemde spaties.
Lay-outs met meerdere kolommen vormen een soortgelijke uitdaging. Een nieuwsbrief met twee kolommen die naar Word is geconverteerd, kan tekst uit beide kolommen invoegen in plaats van ze als afzonderlijke kolommen te behouden, omdat de converter de tekst leest op volgorde van positie in plaats van op basis van kolomstroom.
Afbeeldingen en grafische elementen
Afbeeldingen worden over het algemeen omgezet als afbeeldingen: ze verschijnen in het Word-document, maar worden geplaatst als zwevende of regelgebonden objecten in plaats van op hun exacte oorspronkelijke positie. Tekst die zorgvuldig rond een afbeelding in de PDF is geplaatst, loopt in Word mogelijk niet meer op dezelfde manier door. Decoratieve elementen, achtergrondkleuren en bepaalde grafische effecten worden mogelijk helemaal niet omgezet.
Wat te doen met het geconverteerde document
Voor eenvoudige documenten met veel tekst (een rapport, een contract, een brief) levert conversie met wat opschoning meestal een bruikbaar resultaat op. Accepteer dat er enkele handmatige opmaakcorrecties nodig zullen zijn: alinea-afstand, vervanging van lettertypen, reconstructie van kop- en voettekst. Voor complexe lay-outs kan een PDF Converter die u een schone tekstextractie geeft, nuttiger zijn dan een conversie die probeert de visuele lay-out opnieuw te creëren en gedeeltelijk mislukt.
Als u alleen de tekstinhoud nodig heeft en zich niet bekommert om de opmaak, is het kopiëren en plakken van de PDF naar een nieuw Word-document (en uw eigen opmaak helemaal opnieuw uitvoeren) soms sneller dan het opschonen van een conversie waarbij de lay-out verkeerd is gereconstrueerd. Voor documenten met complexe tabellen of lay-outs die moeten worden bewerkt en vervolgens moeten worden teruggezet naar de indeling PDF, kunt u overwegen of het opnieuw opbouwen in Word sneller zou zijn dan het herstellen van de conversie.