Je bent klaar met de presentatie. De dia's zien er goed uit, de inhoud is strak en nu moet je deze delen. Het originele PowerPoint-bestand verzenden is één optie, maar het eerst converteren naar PDF is meestal de slimmere zet. Hier zijn vijf redenen waarom, en de enige situatie waarin u het als een .pptx-bestand zou moeten bewaren.
1. Het ziet er hetzelfde uit op elk apparaat
PowerPoint-presentaties zijn notoir inconsistent op verschillende apparaten en softwareversies. Een dia die er op uw laptop perfect uitziet, kan worden geopend met een gebroken lay-out, ontbrekende lettertypen of verschoven tekstvakken op de computer van iemand anders, vooral als deze een oudere versie van PowerPoint, Google Presentaties of Keynote gebruikt.
Door te converteren naar PDF wordt de lay-out precies vergrendeld zoals u deze hebt ontworpen. Elk lettertype, elke spatiëringskeuze, elke afbeeldingsplaatsing blijft waar u deze plaatst, ongeacht welk apparaat of besturingssysteem de ontvanger gebruikt. Wat u ziet als u exporteert, is wat zij zien als ze het openen.
2. Het verwijdert sprekernotities en verborgen dia's
PowerPoint-bestanden bevatten meer informatie dan wat zichtbaar is op de dia's zelf. Sprekernotities – die vaak gespreksonderwerpen, herinneringen of context bevatten die niet voor het publiek bedoeld waren – worden in het bestand ingesloten. Verborgen dia's, conceptinhoud en revisiegeschiedenis kunnen ook aanwezig zijn.
Wanneer u converteert naar PDF en ervoor kiest alleen dia's te exporteren, gebeurt dat allemaal niet. De ontvanger krijgt een schoon document met alleen de dia-inhoud; er worden niet per ongeluk aantekeningen openbaar gemaakt die bedoeld waren om privé te blijven. Dit is belangrijker dan de meeste mensen zich realiseren totdat er iets gênant opduikt in een gedeeld bestand.
3. Het is gemakkelijker om te delen en te archiveren
PDF-bestanden zijn universeel leesbaar zonder specifieke software. Elk besturingssysteem heeft een ingebouwde PDF-viewer. Telefoons, tablets en laptops openen allemaal native PDFs. Voor een .pptx-bestand is daarentegen PowerPoint of een compatibele applicatie vereist. En hoewel de meeste mensen iets hebben waarmee het kan worden geopend, is de ervaring niet altijd even zuiver.
Voor archiveringsdoeleinden is PDF ook het stabielere formaat. Een presentatie die in 2010 als PDF is opgeslagen, wordt vandaag op dezelfde manier geopend. PowerPoint-bestanden uit hetzelfde tijdperk hebben vaak compatibiliteitsproblemen met huidige software. Als u een presentatie bijhoudt (een boarddeck, een conferentietoespraak, een voorstel van een klant) is PPT naar PDF het juiste formaat voor langdurige opslag.
4. Het voorkomt onbedoelde bewerkingen
Het verzenden van een .pptx-bestand betekent dat de ontvanger het kan openen, dingen kan wijzigen en mogelijk een aangepaste versie kan doorsturen. Voor interne werkbestanden is dat prima; daar is het formaat voor. Maar bij een voorstel van een klant, een definitief rapport of een presentatie die u als voltooid werkstuk verspreidt, wilt u waarschijnlijk niet dat iemand de inhoud verandert.
Een PDF is standaard alleen-lezen. De ontvanger kan het bekijken, afdrukken en delen, maar kan niet per ongeluk (of opzettelijk) wijzigen wat er op de dia's staat. Uw werk blijft intact zoals u het bedoeld heeft.
5. Bestandsgrootte is meestal kleiner
PowerPoint-bestanden slaan veel gegevens op die alleen relevant zijn voor bewerking: animatie-instellingen, dia-overgangsdetails, ingesloten lettertypen, bewerkingsgeschiedenis en meer. Het meeste hiervan is niet meer relevant zodra de presentatie is afgelopen. Met een PDF-export vervalt de bewerkingsoverhead en ontstaat een bestand dat doorgaans kleiner is en sneller kan worden gedeeld.
Voor presentaties met veel afbeeldingen kan het verschil in grootte aanzienlijk zijn. Als de resulterende PDF nog steeds te groot is voor e-mail, kunt u deze door een PDF-compressietool laten lopen, zonder zichtbaar kwaliteitsverlies op de dia-inhoud.
Het enige geval waarin u het als PowerPoint moet bewaren
Als iemand anders de dia's moet presenteren (een collega die dezelfde lezing geeft, een teamgenoot die verdergaat waar u was gebleven), stuurt u de .pptx. Ze moeten zich in de presentatormodus bevinden, dia's vooruitspoelen en mogelijk op het laatste moment wijzigingen aanbrengen. Een PDF ondersteunt dat allemaal niet.
Voor al het andere (delen met klanten, vervolgmateriaal distribueren na een presentatie, archiveren of verzenden naar iedereen die de dia's alleen maar wil lezen) moet u deze eerst converteren. De tool PPT naar PDF van WukongPDF op www.wukongpdf.com voert de conversie binnen enkele seconden uit, er is geen installatie van PowerPoint vereist.