Je voegt commentaar toe aan een pdf en stuurt deze ter beoordeling naar een collega. Ze openen het bestand en zien dat elke opmerking wordt toegeschreven aan de Gebruiker, of aan een naam van een vorige computer die u drie jaar geleden bezat, of aan iemand die dit document nog nooit heeft geopend. De annotaties zijn correct, maar de naam van de auteur die eraan is gekoppeld, is verkeerd, en je kunt niet achterhalen waar de PDF deze informatie vandaan haalt. De auteursnaam PDF Annotation wordt opgehaald uit een instelling die verborgen ligt in de voorkeuren van uw PDF-viewer, niet uit uw gebruikersaccount of de metagegevens van uw document.
PDF-annotatietools slaan de naam van de auteur op in de viewervoorkeuren wanneer ze voor het eerst worden geïnstalleerd. Deze naam wordt vervolgens toegevoegd aan elke opmerking, hoogtepunt en plaknotitie die u maakt, ongeacht aan welk document u werkt of op welk account u bent ingelogd. De naam blijft bestaan totdat iemand deze handmatig wijzigt in de voorkeuren, wat de meeste gebruikers nooit doen omdat ze niet weten dat de instelling bestaat.
Waar PDF-lezers de auteursnaam van de annotatie ophalen
Elke PDF-lezer slaat de auteursnaam van de annotatie op in zijn eigen voorkeuren. Adobe Acrobat slaat het op onder Bewerken, Voorkeuren, Identiteit. De naam in dit veld wordt de auteur van elke annotatie die u maakt. Als u Acrobat hebt geïnstalleerd op een computer die eerder door iemand anders werd gebruikt, of als uw organisatie een algemene systeemkopie heeft gebruikt om uw computer in te stellen, kan het identiteitsveld een naam bevatten die niet de uwe is.
Browsergebaseerde PDF-viewers gaan anders om met auteursnamen. Sommigen gebruiken de browserprofielnaam. Anderen gebruiken een willekeurig gegenereerde identificatie die wordt weergegeven als een reeks tekens. Weer anderen gebruiken een standaardnaam zoals Gast of Gebruiker. De inconsistentie tussen kijkers betekent dat een opmerking die in de ene viewer is gemaakt, een andere auteursnaam kan weergeven dan een opmerking die in een andere viewer op hetzelfde document is gemaakt.
De PDF Metadata in het document zelf bepaalt niet de auteursnaam van de annotatie. Metagegevensvelden voor documenten, zoals Auteur en Maker, beschrijven wie het document heeft gemaakt, niet wie er aantekeningen bij maakt. Als u de metagegevens van het document wijzigt, verandert de naam van de auteur die bij nieuwe annotaties verschijnt niet. De twee worden op volledig gescheiden locaties opgeslagen.
Hoe de verkeerde auteursnaam aan uw opmerkingen wordt gehecht
Het meest voorkomende scenario is een nieuwe computer of een nieuwe installatie van een PDF-viewer. Tijdens het installatieproces wordt het identiteitsveld ingesteld op een standaardwaarde. Op sommige systemen is de standaardwaarde afgeleid van de gebruikersnaam van het besturingssysteem. Bij andere is het een algemene tekenreeks, zoals Gebruiker of Beoordelaar. Als u tijdens de installatie niet wordt gevraagd uw identiteit in te stellen, kunt u maanden of jaren aantekeningen maken zonder dat u zich realiseert dat de naam van de auteur verkeerd is.
Een ander scenario doet zich voor in gedeelde omgevingen. Een computer in een vergaderruimte of een gedeelde werkruimte heeft een PDF-viewer waarbij het identiteitsveld is ingesteld op een eerdere gebruikersnaam. Iedereen die die computer gebruikt om aantekeningen te maken in een PDF, krijgt de vorige gebruikersnaam bij zijn aantekeningen. De aantekeningen lijken te zijn geschreven door iemand die nog nooit in de kamer is geweest.
Een derde scenario omvat de migratie van PDF Editor. Wanneer u een upgrade uitvoert van de ene versie van een PDF-editor naar een andere, of van de ene editor naar een andere overschakelt, worden de identiteitsinstellingen mogelijk niet overgedragen. De nieuwe editor begint met zijn eigen standaardidentiteit en alle daaropvolgende annotaties gebruiken die identiteit.
Hoe u de auteursnaam van de annotatie kunt corrigeren
Ga in Adobe Acrobat naar Bewerken, Voorkeuren, Identiteit en werk het veld Naam bij. Sluit en open alle geopende PDF's. Nieuwe annotaties gebruiken de bijgewerkte naam. Bestaande annotaties behouden hun oorspronkelijke auteursnaam. Als u de identiteit wijzigt, worden annotaties die al in het document aanwezig zijn, niet met terugwerkende kracht bijgewerkt.
In browsergebaseerde PDF-tools kan de identiteitsinstelling in de toolinstellingen of het accountprofiel staan. Sommige tools gebruiken automatisch uw inlognaam en geven geen identiteitsinstelling weer. Als de browsergebaseerde tool een gegenereerde ID gebruikt, controleer dan of de instellingen een optie bevatten om de weergavenaam aan te passen.
WukongPDF verwerkt PDF-annotaties via de browser, met auteursidentificatie op basis van uw geconfigureerde profielinstellingen. Als u deze instellingen controleert voordat u een beoordelingssessie start, zorgt u ervoor dat uw annotaties uw juiste identiteit dragen.
De auteursnaam van bestaande annotaties corrigeren
Als u de auteursnaam van bestaande annotaties wijzigt, moet u de annotatie-eigenschappen bewerken. In de meeste PDF-editors klikt u met de rechtermuisknop op een annotatie en selecteert u Eigenschappen. De auteursnaam verschijnt als een veld in het eigenschappendialoogvenster. Als u dit wijzigt, wordt die annotatie bijgewerkt. Om de auteursnaam van meerdere annotaties te wijzigen, selecteert u ze allemaal, opent u de eigenschappen en werkt u het auteurveld bij.
Als u al een PDF met onjuiste auteursnamen van de annotaties heeft verspreid, heeft u twee opties. U kunt een gecorrigeerde versie sturen met bijgewerkte auteursnamen. Of u kunt een notitie sturen waarin u uitlegt dat de aantekeningen die aan een bepaalde naam zijn toegeschreven, daadwerkelijk door u zijn geschreven, met een beschrijving van de aantekeningen die u hebt bijgedragen. De tweede optie is minder formeel, maar kan voldoende zijn voor interne beoordelingen waarbij de deelnemers elkaar vertrouwen.
Toekomstige problemen met de auteursnaam voorkomen
Controleer de identiteitsinstellingen van uw PDF-viewer als onderdeel van uw nieuwe computer of nieuwe software-installatieroutine. De controle duurt dertig seconden en voorkomt maandenlang verkeerd toegeschreven annotaties. Maak deze controle een standaarditem op uw installatiechecklist, naast het instellen van uw e-mailhandtekening en het configureren van uw standaardprinter.
Wanneer u samen documenten beoordeelt, moet u een afspraak maken voor het identificeren van revisoren in de annotatietekst. Door uw initialen of naam aan het begin van elke opmerking toe te voegen, zoals JS: Deze sectie moet worden bijgewerkt, biedt een redundante identificatie die zelfs werkt als de naam van de auteur van de annotatie onjuist of inconsistent is bij de revisoren.
Samenwerkende PDF-revisieplatforms voegen een nieuwe laag auteursnaambeheer toe. Deze platforms gebruiken doorgaans de inlogidentiteit als auteur van de annotatie, waarbij alle identiteitsinstellingen van de lokale PDF-viewer worden overschreven. Een reviewer die met zijn bedrijfsaccount inlogt op het platform, krijgt zijn bedrijfsidentiteit op annotaties. Dezelfde revisor die de PDF rechtstreeks in zijn lokale PDF-viewer opent, krijgt de identiteit die lokaal is geconfigureerd. Deze discrepantie kan ertoe leiden dat annotaties van dezelfde persoon onder verschillende namen verschijnen, afhankelijk van de tool die ze hebben gebruikt.
Wanneer u annotaties uit een PDF naar een samenvattend rapport exporteert, worden de auteursnamen meegenomen in de export. Een samenvatting waarin opmerkingen met vijf verschillende namen worden weergegeven, is moeilijker te interpreteren dan een samenvatting waarin opmerkingen van vijf echte revisoren worden weergegeven, omdat sommige revisoren mogelijk opmerkingen onder meerdere identiteiten hebben gemaakt. Door de auteursnamen van annotaties met elkaar in overeenstemming te brengen voordat de samenvatting wordt geëxporteerd, ontstaat een overzichtelijker recensierecord.
In juridische en regelgevende beoordelingsworkflows heeft de identiteit van de auteur van annotaties een bewijskrachtige betekenis. Een opmerking toegeschreven aan een specifieke advocaat of compliance officer heeft een ander gewicht dan een anonieme opmerking. Organisaties met formele beoordelingsprocessen moeten de identiteit van de revisor configureren als onderdeel van de beoordelingsopzet, en niet als een bijzaak wanneer de beoordeling is voltooid en de aantekeningen worden gearchiveerd.
Dankzij de PDF-specificatie kunnen annotaties een aanmaakdatum en een wijzigingsdatum bevatten. Als een annotatie na het maken ervan wordt bewerkt, wordt de wijzigingsdatum bijgewerkt, maar de naam van de auteur meestal niet. Een annotatie die door de ene recensent is gemaakt en door een andere is bewerkt, toont de oorspronkelijke auteursnaam met de bijgewerkte inhoud. Dit kan tot verwarring leiden wanneer de bewerkte annotatie-inhoud in tegenspraak is met het oorspronkelijke bekende standpunt van de recensent.
Voor organisaties die annotatie-identiteiten binnen hun teams willen standaardiseren, kan groepsbeleid of beheerde configuratie de identiteit van de PDF-viewer instellen tijdens de software-implementatie. Door de identiteit in te stellen op het zakelijke e-mailadres of de netwerkaanmelding van de gebruiker, wordt consistentie in alle documenten gegarandeerd. Deze configuratie vereist doorgaans toegang tot de IT-beheerder en komt het meest voor in organisaties met volwassen documentbeheerpraktijken.
Wanneer meerdere revisoren dezelfde PDF annoteren met behulp van verschillende apparaten of platforms, kunnen de auteursnamen van de annotaties een verwarrende mix van correcte en onjuiste identiteiten worden. Voordat u een document ter revisie verspreidt, moet u alle revisoren vragen de identiteitsinstellingen van hun PDF-viewer te verifiëren. Een controle van dertig seconden door elke revisor voordat hij of zij begint, voorkomt urenlange verwarring wanneer het geannoteerde document wordt teruggestuurd.
Auteursnamen bij PDF-annotaties zijn een klein detail dat grote gevolgen heeft in samenwerkingsworkflows. Een verkeerd toegeschreven opmerking in een juridische beoordeling kan ertoe leiden dat een suggestie van een junior medewerker wordt behandeld als partneraanwijzing. Een verkeerd toegeschreven annotatie in een ontwerpreview kan de verkeerde persoon een revisieverzoek sturen. Door de tijd te nemen om de identiteit van de annotatie te verifiëren voordat u met een beoordeling begint, voorkomt u deze verstoringen van de werkstroom en de verwarring die daaruit volgt.
De naam van de auteur van de annotatie lijkt misschien een klein configuratiedetail, maar bij gezamenlijke documentbeoordeling is weten wie wat heeft gezegd essentieel voor het evalueren van de feedback. Een identiteitscontrole van dertig seconden voordat een beoordelingssessie wordt gestart, voorkomt verwarring door verkeerd toegeschreven opmerkingen en behoudt de waarde van elke bijdrage van de recensent.
Een kleine configuratie-instelling in de voorkeuren van uw PDF-viewer bepaalt de identiteit die is gekoppeld aan elke aantekening die u maakt. Als u deze instelling controleert voordat u een revisiesessie start, voorkomt u later urenlang opruimwerk.
Door de identiteitsinstelling te controleren voordat u begint, zorgt u ervoor dat elke opmerking de juiste toeschrijving heeft.
Een snelle controle voorkomt urenlang opruimen.
| Kijker | Waar auteursnaam wijzigen | Standaardwaarde |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat | Bewerken > Voorkeuren > Identiteit | OS-gebruikersnaam of Gebruiker |
| Browsergebaseerde tools | Gereedschapsinstellingen of accountprofiel | Generieke gebruiker of willekeurige ID |
| Foxit-lezer | Bestand > Voorkeuren > Identiteit | OS-gebruikersnaam |
| Voorbeeld (macOS) | Niet configureerbaar; gebruikt systeemnaam | macOS-accountnaam |