Een PDF-contract heeft drie beoordelingsrondes doorlopen. Opmerkingen van de juridische afdeling, redlines van de klant, sticky notes van de projectmanager en gemarkeerde secties van het financiële team bestrijken het document. De inhoud is definitief. Het commentaar dat het produceerde, is dat niet. Voordat dit document wordt ondertekend, gedistribueerd of gearchiveerd, moeten deze annotaties worden afgevlakt. Door afvlakking worden alle annotaties samengevoegd met de pagina-inhoud, waardoor ze permanent en niet-bewerkbaar worden. De opmerkingen worden onderdeel van het document in plaats van een laag erbovenop. Het document wordt statisch, definitief en gereed voor ondertekening.
Het afvlakken van PDF-annotaties is de laatste stap in een gezamenlijk bewerkingsproces. Het geeft aan dat het document voltooid is. Geen wijzigingen meer. Geen commentaar meer. De versie die na het afvlakken ontstaat, is de versie die wordt ondertekend, gearchiveerd of gearchiveerd. Begrijpen wat afvlakking doet, wat het permanent verwijdert en hoe u het resultaat kunt verifiëren, is essentieel voor iedereen die documenten voorbereidt voor definitieve distributie.
Het afvlakkingsproces van PDF Annotation is onomkeerbaar. Zodra annotaties zijn samengevoegd met de pagina-inhoud, kunnen ze niet meer als afzonderlijke objecten worden bewerkt, verplaatst of verwijderd. De beslissing om af te vlakken moet opzettelijk en geverifieerd zijn.
Wat afvlakking doet met elk annotatietype
Verschillende annotatietypen reageren verschillend op afvlakking. Markeringen worden permanente gekleurde overlays op de tekst. Plaknotities en opmerkingen worden zichtbare tekstvakken op hun verankerde posities. Tekenmarkeringen, zoals lijnen, pijlen en vormen, worden permanente vectorafbeeldingen op de pagina. Tekstinvoeg- en vervangingsannotaties worden onderdeel van de zichtbare tekst. Doorgehaalde en onderstreepte annotaties worden een permanente opmaak van de tekst. Pop-upnotities en antwoorden die aan annotaties zijn gekoppeld, worden afgevlakt naast de bovenliggende annotatie of weggegooid, afhankelijk van de tool.
De afvlakkingsbewerking van PDF Editor moet worden geverifieerd door elk annotatietype in de uitvoer te controleren. Een annotatie die vóór het afvlakken zichtbaar was, moet daarna zichtbaar blijven. Een annotatie die tijdens het afvlakken verdwijnt, werd niet ondersteund door het hulpmiddel of was een type dat afvlakt tot onzichtbaar.
Vóór het afvlakken: sla een niet-afgevlakte kopie op
Bewaar een niet-afgevlakte masterkopie voordat u deze afvlakt. De master bewaart de annotaties als bewerkbare objecten. Als een afgevlakt document later moet worden herzien, kunt u terugkeren naar het model, wijzigingen aanbrengen en opnieuw plat maken. Zonder de master vereisen revisies het annoteren van het afgevlakte document, waardoor een nieuwe annotatielaag bovenop het afgeplatte document ontstaat, waardoor visuele rommel en verwarring ontstaat. De mastercopy is uw verzekering tegen de onomkeerbaarheid van afvlakking.
WukongPDF verwerkt PDF's en ondersteunt het afvlakken van annotaties in het uiteindelijke document. De afvlakworkflow van PDF Tools moet altijd beginnen met het opslaan van het niet-afgevlakte origineel.
Het afgevlakte document verifiëren
Open het afgeplatte document en controleer of alle bedoelde annotaties zichtbaar zijn en correct zijn gepositioneerd. Bekijk een voorbeeld van hoogtepunten, opmerkingen en markeringen. Probeer een annotatie te selecteren. Als u erop kunt klikken en slepen, is de afvlakking onvolledig en blijft de annotatie bewerkbaar. In een correct afgevlakt document worden alle annotaties weergegeven als onderdeel van de pagina-inhoud. Niets is selecteerbaar, verplaatsbaar of verwijderbaar, behalve de pagina-inhoud zelf. Het document is definitief.
Selectieve afvlakking voor documenten voor gemengd gebruik
Niet alle annotaties hoeven afgevlakt te worden. Bij een document dat is voorbereid voor ondertekening moeten de opmerkingen mogelijk afgevlakt zijn, maar de formuliervelden interactief blijven zodat de ondertekenaar ze kan invullen. Bij een document dat ter beoordeling is voorbereid, moeten de markeringen mogelijk worden afgevlakt, maar moeten de plaknotities zichtbaar blijven, zodat de revisor het commentaar naast de gemarkeerde inhoud kan lezen. Selectieve afvlakking richt zich op specifieke annotatietypen, terwijl andere intact blijven.
Controleer of uw PDF-editor selectieve afvlakking op annotatietype ondersteunt. Als dit het geval is, kiest u welke soorten u wilt afvlakken en welke u wilt behouden. Opmerkingen en markeringen worden doorgaans samengevoegd. Formuliervelden worden doorgaans afzonderlijk bewaard. De selectieve afvlakkingsaanpak van PDF Annotation levert een document op dat afgerond is waar het moet zijn en interactief waar het dat moet blijven. WukongPDF ondersteunt de afvlakkingsworkflow met controle over welke elementen worden samengevoegd in de pagina-inhoud.
Documenteigenschappen en metagegevens opruimen na afvlakking
Nadat u de annotaties heeft afgevlakt, bekijkt u de metagegevens van het document. Het auteurveld kan nog steeds de naam tonen van de laatste persoon die de annotaties heeft bewerkt, in plaats van de documenteigenaar. De wijzigingsdatum weerspiegelt de afvlakkingsbewerking, die uren of dagen kan duren nadat de inhoud is voltooid. Werk de metagegevens bij zodat het document weergeeft zoals het voor de ontvangers zou moeten verschijnen: de juiste auteur, de juiste titel en de voltooiingsdatum.
Het opruimen van metadata PDF Editor is de laatste stap vóór distributie. Een afgevlakt document met opgeschoonde metagegevens wordt professioneel gepresenteerd en onthult niet het interne beoordelingsproces dat tot het resultaat heeft geleid. De ontvanger ziet het definitieve document, niet de redactionele geschiedenis.
Afvlakking en digitale handtekeningen: volgorde is belangrijk
Als de PDF na het afvlakken digitaal wordt ondertekend, maak dan eerst vlak en onderteken vervolgens. Een digitale handtekening die vóór het afvlakken is aangebracht, wordt ongeldig wanneer het document wordt gewijzigd. Het afvlakken van annotaties is een wijziging. De handtekeningcontrolesom komt niet meer overeen. Ontvangers zien een waarschuwing dat het document sinds ondertekening is gewijzigd.
Als de PDF al is ondertekend en de annotaties moeten worden afgevlakt, moet het ondertekeningsproces na het afvlakken worden herhaald. De originele handtekening is ongeldig. De documenteigenaar past een nieuwe handtekening toe op de afgevlakte versie. Het platform verwerkt documenten in de juiste volgorde. De workflow PDF Editor voor ondertekende documenten behoudt de geldigheid van de handtekening door afvlakking uit te voeren vóór ondertekening.