Voor een contract zijn handtekeningen van vier personen nodig. De verkoopdirecteur tekent als eerste. Dan de juridische beoordelaar. Dan de cliënt. Vervolgens geeft de CEO definitieve goedkeuring. Elke handtekening moet in de juiste volgorde worden aangebracht. Elke ondertekenaar moet het document zien zoals het bestond na de vorige handtekeningen. Het uiteindelijke document moet alle vier de handtekeningen bevatten, elk afzonderlijk verifieerbaar, elk toegepast op het document in de volgorde die de workflow vereist. Dit is sequentiële ondertekening en het is de standaardworkflow voor contracten, goedkeuringen en elk document waarbij meerdere partijen in een specifieke volgorde moeten ondertekenen.
Browsergebaseerde tools voor PDF-ondertekening ondersteunen sequentiële ondertekening doordat extra handtekeningen kunnen worden toegevoegd aan een reeds ondertekend document. Elke nieuwe handtekening wordt toegepast op het document zoals het op dat moment bestaat. Eerdere handtekeningen blijven geldig zolang de inhoud van het document waarop ze betrekking hebben, niet is gewijzigd. De ondertekenvolgorde wordt bewaard in het handtekeningpaneel. In deze handleiding wordt beschreven hoe u een workflow voor sequentiële ondertekening instelt en uitvoert.
De sequentiële workflow Sign PDF is het digitale equivalent van het doorgeven van een papieren document aan tafel. Iedereen tekent om de beurt. Elke handtekening draagt bij aan de documentgeschiedenis. Het proces is lineair. Het audittraject is voltooid.
Hoe opeenvolgend ondertekenen werkt in PDF
Een PDF kan meerdere velden voor digitale handtekeningen bevatten, die elk afzonderlijk worden toegepast. Wanneer de eerste ondertekenaar ondertekent, dekt de handtekening de gehele documentinhoud op dat moment. Wanneer de tweede ondertekenaar ondertekent, bedekt zijn handtekening het document zoals het bestaat na de eerste handtekening, inclusief de eerste handtekening zelf. Elke volgende handtekening creëert een cryptografische momentopname van het document in zijn huidige staat. De handtekeningen vormen een ketting, waarbij elke handtekening voortbouwt op de vorige. Als de documentinhoud waarop een handtekening betrekking heeft later wordt gewijzigd, wordt die specifieke handtekening ongeldig, maar latere handtekeningen die de gewijzigde inhoud bedekken, kunnen ook hierdoor worden beïnvloed.
In het paneel Digitale handtekeningen in een PDF-lezer worden alle handtekeningen in chronologische volgorde weergegeven. Bij elke invoer worden de naam van de ondertekenaar, de ondertekeningstijd en de geldigheidsstatus weergegeven. Een geldige reeks handtekeningen bevestigt dat elke ondertekenaar het document in de juiste volgorde heeft goedgekeurd.
De ondertekeningsvolgorde instellen
Voordat de eerste handtekening wordt toegepast, definieert u de ondertekeningsvolgorde. De volgorde moet de bedrijfslogica van het document volgen. Een contract kan vereisen dat de verkoper eerst tekent, en daarna de koper. Voor een interne goedkeuring kan de initiatiefnemer, vervolgens de manager en vervolgens de leidinggevende nodig zijn. Communiceer de volgorde aan alle ondertekenaars. Elke ondertekenaar moet weten wie vóór hem tekent en wie erna tekent. De geordende aanpak voorkomt dat een ondertekenaar zich afmeldt en de workflow verstoort.
De ondertekenvolgorde PDF Security moet naast het document worden gedocumenteerd. Een eenvoudige begeleidende notitie waarin de vereiste ondertekenaars in volgorde worden vermeld, is voldoende. WukongPDF ondersteunt de ondertekenworkflow. De documenteigenaar beheert de ondertekenvolgorde.
Handtekeningtypen vergeleken voor sequentiële workflows
| Handtekeningtype | Sequentiële ondersteuning | Beste voor |
|---|---|---|
| Elektronisch (getekend of getypt) | Kan opeenvolgend worden toegepast. Elke handtekening is onafhankelijk. Geen cryptografische afhankelijkheid tussen handtekeningen | Interne goedkeuringen, routinedocumenten waarbij identiteitsverificatie niet cruciaal is |
| Digitaal (certificaatgebaseerd) | Ontworpen voor opeenvolgende ondertekening. Elke handtekening dekt cryptografisch de documentstatus, inclusief eerdere handtekeningen | Contracten, registratiedossiers en juridische documenten die een verifieerbare ondertekeningsvolgorde vereisen |
Fouten bij ondertekeningsorders afhandelen
Als een ondertekenaar zich buiten de juiste volgorde afmeldt, moet het document mogelijk opnieuw worden gestart vanaf het punt van de fout. Een handtekening die wordt toegepast vóór de ondertekenaar die als eerste had moeten ondertekenen, creëert een document waarvan de ondertekenvolgorde niet de beoogde volgorde weerspiegelt. De juridische of procedurele implicaties zijn afhankelijk van het documenttype en de verwachtingen van de ontvanger. Voor interne documenten kan de ondertekenvolgorde een richtlijn zijn. Bij externe contracten kan de ondertekeningsopdracht contractueel worden vastgelegd.
De sequentiële workflow Sign PDF wordt afgedwongen per proces, niet via het PDF-formaat. Het formaat maakt elke handtekening op elk moment mogelijk. De documenteigenaar bepaalt de volgorde door het document in de juiste volgorde onder de ondertekenaars te distribueren.
Handtekeningstatus volgen tijdens een opeenvolgend ondertekeningsproces
Terwijl het document de ondertekenreeks doorloopt, kunt u bijhouden wie heeft ondertekend en wie nog in behandeling is. Een eenvoudig trackingblad met een overzicht van elke ondertekenaar, de verwachte ondertekeningsdatum en de daadwerkelijke ondertekeningsdatum zorgt voor zichtbaarheid. De tracking voorkomt dat het document in de inbox van iemand terechtkomt terwijl het proces vastloopt.
Het trackingblad Sign PDF staat los van het document. In het PDF-handtekeningpaneel wordt weergegeven wie heeft ondertekend. Op het trackingblad ziet u wie nog niet heeft getekend. Samen geven ze een compleet beeld van het ondertekenproces.
Wat gebeurt er als een ondertekenaar weigert te ondertekenen?
Een ondertekenaar in de reeks mag weigeren te ondertekenen. Het document moet mogelijk worden gewijzigd voordat het wordt goedgekeurd. Of ze kunnen het document volledig afwijzen. Het ondertekenproces stopt bij die ondertekenaar. Volgende ondertekenaars kunnen niet ondertekenen omdat het document niet voorbij het weigeringspunt is gekomen.
Stuur het document terug naar de auteur met de opmerkingen van de weigerende ondertekenaar. Herzie het document indien nodig. Start de ondertekeningsreeks opnieuw vanaf het begin met de herziene versie. Het PDF Security sequentiële ondertekeningsproces staat overslaan niet toe. Elke ondertekenaar in de gedefinieerde volgorde moet ondertekenen.
Handtekeningenweergaven voor meerdere ondertekenaars beheren
Het uiterlijk van elke handtekening van de ondertekenaar, de visuele weergave op de pagina, kan worden aangepast. Eén ondertekenaar kan de voorkeur geven aan een getypte handtekening. Een ander wil misschien een getekende handtekening. Een derde heeft mogelijk een officiële postzegelverschijning nodig. Het uiterlijk van de handtekening wordt per ondertekenaar geconfigureerd op het moment van ondertekening. Het document kan verschillende handtekeningstijlen van verschillende ondertekenaars weergeven.
Een consistente handtekeningopmaak voor alle ondertekenaars oogt echter professioneler. Spreek indien mogelijk een standaard handtekeningformaat af voordat het ondertekeningsproces begint. De consistentie van de Sign PDF-weergave is een professionele beslissing en geen technische vereiste.
Archivering van het volledig ondertekende document met volledige audittrail
Nadat alle handtekeningen zijn aangebracht, archiveert u het ondertekende document met het volledige handtekeningpaneel intact. Het handtekeningenpaneel is het audittraject. Het bewijst wie heeft ondertekend, wanneer en in welke volgorde. Als het document later wordt geconverteerd naar een ander formaat of wordt verwerkt via een tool die handtekeningen verwijdert, gaat het audittraject verloren.
Bewaar de ondertekende PDF als het definitieve record. Eventuele kopieën of conversies zijn afgeleide producten. Het PDF Security-archief van het ondertekende origineel bewaart het bewijs van het ondertekeningsproces.
Afhandeling van handtekeningafwijzing en documentrevisie halverwege de reeks
Een ondertekenaar in het midden van de reeks kan wijzigingen aanvragen voordat hij ondertekent. Het document moet herzien worden, maar de eerdere handtekeningen staan nu op een verouderde versie. Start de ondertekeningsreeks opnieuw vanaf het begin met het herziene document. De eerdere handtekeningen op de oude versie worden gearchiveerd als onderdeel van de documentgeschiedenis.
Documenteer de revisie en de reden voor het opnieuw starten van de reeks. De Sign PDF-audittrail moet de revisiegeschiedenis bevatten waaruit blijkt dat het document op een specifiek verzoek van de ondertekenaar is herzien en dat het ondertekeningsproces opnieuw is gestart.
Handtekeningvelden gebruiken versus plaatsing van handtekeningen in vrije formulieren
Handtekeningvelden zijn aangewezen gebieden op de pagina waar handtekeningen worden verwacht. Zij begeleiden ondertekenaars naar de juiste locatie. Dankzij de vrije plaatsing kunnen ondertekenaars hun handtekening overal op de pagina plaatsen. Bij opeenvolgende ondertekening met meerdere ondertekenaars voorkomen handtekeningvelden overlappende handtekeningen en zorgen ervoor dat elke ondertekenaar in het daarvoor bestemde gebied ondertekent.
Plaats handtekeningvelden voor elke ondertekenaar voordat de eerste handtekening wordt toegepast. Geef elk veld de naam of rol van de beoogde ondertekenaar. De veldstructuur Digitale handtekening communiceert de ondertekenvolgorde visueel naar elke deelnemer.