Wanneer u een PDF-wachtwoord wel en niet moet verwijderen
Een met een wachtwoord beveiligde PDF dient een doel. Het voorkomt dat onbevoegden het document openen of beperkt wat ze ermee kunnen doen na het openen. Het verwijderen van het wachtwoord uit een PDF is geschikt als u de geautoriseerde documenteigenaar bent, het wachtwoord kent en de beveiliging niet langer nodig heeft. Misschien was het document met een wachtwoord beveiligd voor een specifieke e-mailoverdracht en moet het nu worden opgeslagen in een gedeelde map waar het wachtwoord voorkomt dat collega's er toegang toe hebben. Misschien hebt u het document met een wachtwoord gemaakt en besloten dat de inhoud eigenlijk geen bescherming nodig heeft.
Het verwijderen van een wachtwoord uit een PDF die u al kunt openen, is een eenvoudige handeling die beschikbaar is in de meeste PDF-bewerkingstools.
Door het wachtwoord op te slaan in een wachtwoordbeheerder wanneer u het document voor het eerst ontvangt, voorkomt u toekomstige toegangsproblemen.
Het verwijderen van een wachtwoord uit een PDF waarvan u niet de eigenaar bent of waarvoor u geen toegangsrechten heeft, is een geheel andere zaak. Wachtwoordbeveiliging bestaat om de beslissingen over toegangscontrole van de documenteigenaar af te dwingen. Als u dit zonder toestemming omzeilt, schendt u mogelijk de rechten van de eigenaar, het beleid voor acceptabel gebruik van uw organisatie of de toepasselijke wetgeving. Bij de instructies in dit artikel wordt ervan uitgegaan dat u legitieme toegang heeft, wat betekent dat u het huidige wachtwoord kent en het recht heeft om de beveiligingsinstellingen van het document te wijzigen.
Het hier beschreven proces Ontgrendel PDF verwijdert de wachtwoordbeveiliging van een document dat u al kunt openen. Als u een PDF heeft die u niet kunt openen omdat u niet over het wachtwoord beschikt, is het verwijderen van wachtwoorden niet de juiste aanpak. Neem contact op met de eigenaar of afzender van het document en vraag het wachtwoord op. Als u het wachtwoord bent vergeten, bieden sommige PDF-hulpmiddelen functies voor wachtwoordherstel waarmee u op verschillende manieren probeert het wachtwoord te achterhalen. Dit zijn echter herstelhulpmiddelen en geen verwijderingshulpmiddelen. Ze proberen te ontdekken wat het wachtwoord is, zonder de beveiliging niet te omzeilen.
Het open wachtwoord verwijderen uit een PDF op Windows en Mac
In Windows opent u de met een wachtwoord beveiligde PDF in een PDF-editor die beveiligingswijzigingen ondersteunt. Voer het wachtwoord in wanneer u wordt gevraagd het document te openen. Ga naar het menu Bestand, selecteer Eigenschappen of Documenteigenschappen en zoek het tabblad Beveiliging. Het tabblad Beveiliging toont de huidige beveiligingsinstellingen, inclusief of er een open wachtwoord of machtigingswachtwoord is ingesteld. Zoek naar Instellingen wijzigen, Beveiliging verwijderen of een vergelijkbare optie. Selecteer het en wanneer u wordt gevraagd een nieuw wachtwoord in te stellen, laat u de wachtwoordvelden leeg. Bewaar het document. De wachtwoordbeveiliging wordt verwijderd en de PDF wordt vanaf dat moment geopend zonder dat er om een wachtwoord wordt gevraagd.
Op Mac kan de ingebouwde Preview-applicatie geen PDF-wachtwoorden verwijderen, maar verschillende gratis Mac PDF-tools kunnen dat wel. PDF Expert en PDFpen ondersteunen beide het verwijderen van beveiliging voor documenten waarvoor u een wachtwoord nodig heeft om te openen. Open de PDF in de tool, voer het wachtwoord in en zoek naar een optie voor beveiligings- of documentmachtigingen in het menu Bestand of documentinstellingen. Selecteer de optie om de beveiliging te verwijderen en het document op te slaan.
De verwijderingstool PDF Wachtwoord van WukongPDF werkt in elke browser en op elk besturingssysteem. Upload de met een wachtwoord beveiligde PDF, voer het huidige wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd, en de tool produceert een wachtwoordvrije versie om te downloaden. Door de browsergebaseerde aanpak is het niet meer nodig om PDF-software te installeren of bij te werken, specifiek voor het verwijderen van wachtwoorden.
Nadat u het wachtwoord hebt verwijderd, controleert u of de bewerking is geslaagd door de PDF te sluiten en opnieuw te openen. Het zou direct moeten openen zonder om een wachtwoord te vragen. Als dit nog steeds wordt gevraagd, is het verwijderen van het wachtwoord niet van kracht geworden en moet het opnieuw worden geprobeerd, mogelijk met een ander hulpmiddel of met verificatie dat het juiste wachtwoord is ingevoerd tijdens het verwijderingsproces.
Bewerkings- en afdrukbeperkingen verwijderen terwijl het document open blijft
Sommige PDF's hebben twee afzonderlijke wachtwoorden: een open wachtwoord dat de toegang tot het document regelt, en een machtigingswachtwoord dat bepaalt wat ermee kan worden gedaan. Voor een document dat zonder wachtwoord wordt geopend, maar het afdrukken, kopiëren of bewerken beperkt, is alleen een machtigingswachtwoord ingesteld. Voor het verwijderen van deze beperkingen is het machtigingswachtwoord vereist, dat kan verschillen van elk open wachtwoord.
Het proces voor het verwijderen van machtigingsbeperkingen is vergelijkbaar met het verwijderen van een open wachtwoord. Open het document in een PDF-editor, ga naar de Beveiligingsinstellingen en selecteer de optie om de beveiliging te wijzigen of te verwijderen. Wanneer u om het huidige wachtwoord wordt gevraagd, voert u het machtigingswachtwoord in, niet het open wachtwoord. Als u niet over het machtigingswachtwoord beschikt, kunt u de beperkingen niet legitiem verwijderen via de beveiligingsinstellingen van het document.
Sommige PDF Security-tools kunnen machtigingsbeperkingen verwijderen zonder het machtigingswachtwoord door het document te verwerken via een pad voor opnieuw exporteren of opnieuw maken, waardoor een nieuwe PDF ontstaat zonder de beperkingen van het origineel. Deze aanpak kraakt het wachtwoord niet en omzeilt de codering niet. Er wordt een nieuw document gemaakt op basis van de weergegeven inhoud van het origineel, vergelijkbaar met het afdrukken van het document naar een nieuwe PDF. Er gelden geen beperkingen voor het nieuwe document, maar alle functies die afhankelijk zijn van de interne structuur van het originele document, zoals formuliervelden, digitale handtekeningen en ingebedde metagegevens, overleven mogelijk het hercreatieproces niet.
Wat te doen na het verwijderen van het wachtwoord
Nadat u de wachtwoordbeveiliging hebt verwijderd, moet u overwegen of het document überhaupt enige beveiliging nodig heeft in de nieuwe context. Het wachtwoord diende een doel toen het document werd gemaakt. Als dat doel niet langer van toepassing is, is een onbeveiligde PDF geschikt. Als het document nog steeds gevoelige informatie bevat, maar zonder wachtwoord toegankelijk moet zijn op een specifieke locatie, overweeg dan om de locatie te beveiligen in plaats van het bestand. Een gedeelde map waarvan de toegang beperkt is tot geautoriseerde gebruikers, biedt beveiliging op documentniveau zonder wachtwoorden per bestand.
Hernoem de onbeveiligde versie van de PDF om deze te onderscheiden van het met een wachtwoord beveiligde origineel. Door -Unprotected of -NoPassword aan de bestandsnaam toe te voegen, wordt duidelijk welke versie welke is en wordt verwarring voorkomen doordat er twee bestanden met dezelfde naam maar verschillende beveiligingseigenschappen zijn. Bewaar het met een wachtwoord beveiligde origineel op een aparte locatie en gebruik de onbeveiligde versie voor dagelijkse toegang.
Voor documenten die worden gedistribueerd nadat het wachtwoord is verwijderd, controleert u of de verwijdering is voltooid door het bestand op een ander apparaat of in een andere PDF-viewer te testen. Een PDF die zonder prompt wordt geopend op de computer waarop het wachtwoord is verwijderd, kan op een andere computer nog steeds worden gevraagd als de verwijdering niet volledig is toegepast. Bij testen op een tweede apparaat wordt vastgesteld dat het wachtwoord onvolledig is verwijderd voordat het document wordt gedistribueerd naar ontvangers die door de resterende beveiliging zouden worden geblokkeerd.
De PDF Security-tools van WukongPDF omvatten functies voor wachtwoordbeheer waarmee zowel beveiliging aan PDF's kan worden toegevoegd als verwijderd. Het verwijderingsproces behoudt de kwaliteit en inhoud van het document en elimineert de wachtwoordprompt, waardoor een standaard-PDF wordt geproduceerd die normaal in elke viewer wordt geopend.
Voor organisaties die grote collecties met wachtwoord beveiligde PDF's beheren, is het bijhouden van een veilige registratie van alle documentwachtwoorden net zo belangrijk als de documenten zelf. Een wachtwoordbeheerder die is ontworpen voor teamgebruik kan PDF-wachtwoorden naast de documentlocaties opslaan, met toegangscontroles die beperken wie wachtwoorden kan ophalen. Wanneer een teamlid de organisatie verlaat, wordt de toegang tot de wachtwoordbeheerder ingetrokken, maar de wachtwoorden blijven toegankelijk voor geautoriseerde teamleden die de beveiligde documenten moeten openen of wijzigen.
De bestandsgrootte van een PDF kan enigszins afnemen na het verwijderen van het wachtwoord, omdat de coderingsoverhead wordt geëlimineerd. De codering die het document beschermt, voegt een kleine hoeveelheid gegevens toe aan de bestandskop en verpakt de documentinhoud in een gecodeerde container. Als u de beveiliging verwijdert, wordt deze versleutelingslaag verwijderd, waardoor de bestandsgrootte met enkele kilobytes tot enkele honderden kilobytes kan worden verkleind, afhankelijk van de gebruikte versleutelingsmethode. Deze verkleining van de grootte is meestal verwaarloosbaar, maar is een normaal gevolg van het wachtwoordverwijderingsproces en is geen indicatie dat de documentinhoud verloren is gegaan of is gewijzigd.
Nadat u de wachtwoordbeveiliging hebt verwijderd, test u het document grondig voordat u het distribueert. Open het op een ander apparaat of in een andere PDF-viewer. Controleer of alle pagina's correct worden weergegeven. Bevestig dat het document kan worden afgedrukt. Controleer of tekst kan worden geselecteerd en gekopieerd als deze bewerkingen voorheen beperkt waren. Van een document dat al deze tests op een tweede apparaat doorstaat, wordt bevestigd dat het volledig onbeschermd is en klaar is voor normaal gebruik door iedereen die het ontvangt.
Als u regelmatig met een wachtwoord beveiligde PDF's van dezelfde afzender ontvangt, zoals maandelijkse bankafschriften of terugkerende klantrapporten, vraag dan aan de afzender of hij of zij een onbeveiligde versie voor uw administratie kan verstrekken nadat de eerste veilige bezorging is bevestigd. Veel organisaties passen standaard wachtwoordbeveiliging toe voor alle uitgaande PDF's, maar zijn bereid rekening te houden met ontvangers die de voorkeur geven aan onbeveiligde documenten voor intern gebruik. Dit gesprek elimineert vaak de terugkerende noodzaak om wachtwoorden te verwijderen uit documenten die geen voortdurende bescherming vereisen.
De eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat u nooit de toegang tot een met een wachtwoord beveiligde PDF kwijtraakt, is door het wachtwoord onmiddellijk op te slaan zodra u het document ontvangt of maakt, voordat u het een tweede keer hoeft te openen. Wachtwoordmanagers maken dit moeiteloos door aan te bieden wachtwoorden op te slaan wanneer u ze invoert. Als u een met een wachtwoord beveiligde PDF ontvangt en het wachtwoord in uw PDF-lezer invoert, neem dan even de tijd om dat wachtwoord op te slaan in uw wachtwoordbeheerder. Maanden later, wanneer u het document opnieuw moet openen of de beveiliging moet verwijderen, is het wachtwoord precies waar u het verwacht.