Het eerlijke antwoord is in bijna alle gevallen PDF, maar er zijn specifieke situaties waarin Word gelijk heeft, en als dit verkeerd wordt gedaan, kan dit uw toepassing schaden. De formaatvraag is belangrijker dan de meeste werkzoekenden zich realiseren, omdat deze van invloed is op hoe uw cv eruit ziet en hoe goed deze door geautomatiseerde systemen wordt verwerkt.
Waarom PDF meestal de juiste keuze is
Een PDF CV ziet er identiek uit op elk apparaat, elk scherm en elk besturingssysteem. De lettertypen die je hebt gekozen, de spatiëring die je hebt ingesteld, de lay-out die je hebt ontworpen: het wordt allemaal precies weergegeven zoals je het bedoeld hebt, ongeacht wat de recruiter gebruikt om het te bekijken. Een Word-document kan er daarentegen compleet anders uitzien, afhankelijk van welke versie van Word (of Google Docs of LibreOffice) het opent. Vervangende lettertypen, verschuivingen in de regelafstand, opmaakonderbrekingen.
PDF voorkomt ook onbedoeld bewerken. Een recruiter die een Word-cv opent en een aantekening maakt, iets markeert of per ongeluk op een toets drukt, heeft nu uw document gewijzigd. Een PDF is standaard alleen-lezen.
Wanneer het woord daadwerkelijk nodig is
Sommige werkgevers en recruiters vragen specifiek om het Word-formaat – meestal omdat hun interne systemen rond Word-bestanden zijn gebouwd, omdat hun HR-team het document moet bewerken (notities toevoegen, opnieuw formatteren voor een klantpresentatie of contactgegevens verwijderen voordat ze worden doorgestuurd), of omdat hun ATS Word-bestanden betrouwbaarder importeert dan PDFs in hun specifieke configuratie.
Wanneer een vacature het Word-formaat specificeert, verzendt u het Word-formaat. Vervang PDF niet door te denken dat het er beter uitziet. U volgt de instructies niet, wat op zichzelf al een signaal is voor het wervingsteam. Als er geen formaat is opgegeven, is PDF de veilige standaard.
De ATS-vraag
De systemen voor het volgen van sollicitanten variëren sterk in hoe goed ze PDF cv's parseren. Moderne ATS-platforms – Workday, Greenhouse, Lever, iCIMS – kunnen standaard PDFs goed verwerken en extraheren nauwkeurig tekst voor het matchen van trefwoorden en kandidaatprofielen. Oudere systemen, vooral bij grote bedrijven of overheidsinstanties, beschikken soms over een betere parsering van Word dan parsering van PDF.
Het ATS-risico met PDF is reëel, maar wordt vaak overdreven. Als uw PDF echte, selecteerbare tekst bevat – wat elke correct geëxporteerde PDF doet – kunnen moderne ATS-systemen deze zonder problemen lezen. De probleemgevallen zijn PDFs die eigenlijk afbeeldingen zijn (gescande cv's, of cv's gemaakt in ontwerptools die als afgeplatte afbeeldingen worden geëxporteerd), die ATS-systemen helemaal niet kunnen lezen.
Controleer of uw PDF echte tekst bevat voordat u deze verzendt: open deze, klik op een zin en probeer afzonderlijke woorden te selecteren. Als je kunt, kunnen ATS-systemen het lezen. Als de hele pagina als een afbeelding wordt geselecteerd, mislukt de ATS-parsering van uw cv in welk formaat dan ook.
Beide versies gereed houden
De praktische aanpak: bewaar uw cv in Word of Google Docs als de werkversie en exporteer een PDF wanneer u solliciteert. Hierdoor kunt u eenvoudig bewerken in een tekstverwerker en beschikt u over een overzichtelijke, consistente PDF voor inzendingen. Wanneer iemand specifiek om Word vraagt, stuur dan het bronbestand mee. Voor al het andere stuurt u de PDF.
Houd de PDF kleiner dan 1 MB. Een CV mag niet groot zijn. Als de jouwe groter is dan 1 MB, is er iets misgegaan bij het exporteren, meestal een achtergrondafbeelding of een ingesloten foto met een onnodig hoge resolutie. Voer het door een PDF Compressie-tool om het te verwijderen. Een kleiner bestand gaat probleemloos door e-mail en uploadportals en wordt direct op elk apparaat geopend.
Eén formaat dat altijd verkeerd is: JPEG of PNG
Sommige kandidaten, vooral degenen die hun cv in Canva of een vergelijkbare tool hebben ontworpen, krijgen uiteindelijk een afbeeldingsbestand in plaats van een document. Een JPEG- of PNG-cv kan door geen enkele ATS worden geparseerd, er kan geen tekst worden geselecteerd of gekopieerd en ziet er amateuristisch uit voor recruiters die gewend zijn aan documentformaten. Als uw ontwerptool afbeeldingen exporteert, zoek dan naar een PDF exportoptie; vrijwel allemaal hebben ze er een.