Elke week drukt iemand ergens ter wereld een PDF-formulier af, vult het met de hand in, scant het opnieuw in en e-mailt de scan. De hele reeks duurt vijftien minuten en levert een resultaat van lagere kwaliteit op dan alleen het typen in het formulier zou hebben opgeleverd. De reden dat dit blijft gebeuren is een wijdverbreide veronderstelling: dat PDF-formulieren bedoeld zijn om te worden afgedrukt. Velen van hen zijn dat niet – en degenen die dat wel zijn, hoeven dat ook niet te zijn.
De twee soorten PDF-formulieren – en waarom dit belangrijk is
Niet alle PDF-formulieren zijn gelijk gemaakt. Als u begrijpt met welk type u te maken heeft, bepaalt u wat u ermee kunt doen.
Interactieve PDF-formulieren hebben ingebouwde formuliervelden: tekstvakken, selectievakjes, vervolgkeuzemenu's, keuzerondjes. Klik op een veld en er verschijnt een cursor. Typ uw antwoord. Klik op het volgende veld. Deze formulieren zijn ontworpen om digitaal te worden ingevuld. Ze slaan uw invoer op, kunnen inzendingen valideren en kunnen elektronisch worden ingediend. Elke fatsoenlijke PDF-viewer kan ze aan.
Platte PDF formulieren zien eruit als formulieren, maar hebben geen interactieve velden. De lijnen en vakken zijn slechts visuele elementen; er is niets om in te klikken. Deze worden doorgaans gemaakt door een papieren formulier te scannen of door een formulierlay-out in Word of InDesign te ontwerpen zonder daadwerkelijke formuliervelden toe te voegen. Om ze digitaal in te vullen, heeft u een PDF Editor nodig waarmee u tekst overal op de pagina kunt plaatsen.
Waarom de print-scanlus blijft bestaan
De gewoonte van printen, scannen en e-mailen blijft om een aantal redenen bestaan. Sommige mensen weten simpelweg niet dat het digitaal invullen van formulieren mogelijk is. Anderen hebben geprobeerd op een plat PDF-formulier te klikken, ontdekten dat het niet werkte en kwamen tot de conclusie dat het formulier niet digitaal kan worden ingevuld – terwijl het echte probleem was dat het formulier geen interactieve velden had, en niet dat digitaal invullen onmogelijk is.
Er is ook een vertrouwensfactor. Het ondertekenen van een gedrukt document en het scannen ervan voelt voor sommige mensen officiëler dan het typen van een naam in een digitaal veld. Deze perceptie is grotendeels achterhaald – getypte namen in PDF handtekeningvelden hebben in de meeste rechtsgebieden hetzelfde juridische gewicht als handgeschreven handtekeningen voor de meeste standaard zakelijke documenten – maar ze blijft bestaan.
De werkelijke kosten van het verzenden van platte formulieren
Wanneer een organisatie platte PDF-formulieren verstuurt in plaats van interactieve formulieren, wordt er een last op iedere ontvanger gelegd. Iemand die een plat formulier ontvangt, heeft drie opties: print-fill-scan, gebruik een PDF Editor om de formuliervelden handmatig over te typen, of geef het formulier onvolledig terug. Geen van deze is wrijvingsloos.
Op schaal is dit van belang. Een bedrijf dat standaard intakeformulieren naar elke nieuwe klant stuurt, zorgt voor minuten extra wrijving bij elke onboarding. Een overheidskantoor dat platte aanvraagformulieren publiceert, werpt een barrière op voor iedereen zonder printer. Een HR-afdeling die platte formulieren intern circuleert, genereert scanoverhead die niet nodig is.
De oplossing – het omzetten van platte vormen naar interactieve vormen – is een eenmalige investering die de terugkerende wrijving elimineert. Interactieve PDF Formulieren kunnen worden gemaakt in Adobe Acrobat Pro of via verschillende andere tools. Eenmaal gemaakt, vereisen ze geen extra inspanning van de ontvangers: openen, klikken, typen, opslaan, verzenden.
Een plat formulier invullen zonder het af te drukken
Als u een plat formulier ontvangt en het niet wilt afdrukken, is een PDF-editor de praktische oplossing. Open het formulier in een tool waarmee u overal op de pagina tekst kunt toevoegen: klik op de plaats waar het antwoord moet komen, typ het in en plaats het op de lege regel of het lege vak. De PDF Editor van WukongPDF op www.wukongpdf.com regelt dit: upload het platte formulier, gebruik de teksttool om elk veld in te vullen, download de voltooide versie.
Het resultaat ziet er overzichtelijker uit dan een handgeschreven scan: getypte tekst is gemakkelijker te lezen, het bestand blijft klein en er is geen scanstap nodig. Voor formulieren waarvoor een handtekening vereist is, voegt u deze op dezelfde manier digitaal toe. De ingevulde PDF ziet er professioneel uit en is voor de ontvanger gemakkelijker te verwerken dan een gescande afbeelding.
De enige verandering die de moeite waard is
Als u regelmatig formulieren naar andere mensen verzendt, converteer ze dan naar interactieve PDFs. Als u regelmatig platte formulieren ontvangt, bewaar dan een PDF-editor als bladwijzer en sla de printer over. Hoe dan ook, de print-scan-e-maillus is een opgelost probleem; je hoeft alleen maar te weten dat de oplossing bestaat.