Je werkt in Dropbox en moet snel een wijziging in een pdf aanbrengen. Wijzig een datum, corrigeer een typefout, voeg een zin toe. De standaardworkflow is vervelend: download het bestand naar uw computer, open het in een PDF-editor, breng de wijziging aan, sla het op en upload het opnieuw naar Dropbox. Als je al in Dropbox zit, voelen die extra stappen als onnodige wrijving. Kun je de PDF gewoon daar in de Dropbox-interface bewerken?
Dropbox bevat geen ingebouwde PDF-editor. Je kunt een voorbeeld van PDF's bekijken in de Dropbox-webinterface en je kunt er opmerkingen aan toevoegen, maar je kunt geen tekst bewerken, formuliervelden invullen, afbeeldingen toevoegen of structurele wijzigingen in het document aanbrengen. Dropbox biedt echter wel integratiepunten die verbinding maken met PDF-editors van derden, zodat je een PDF kunt bewerken zonder deze ooit naar je bureaublad te downloaden.
Wat Dropbox met pdf's kan doen zonder de interface te verlaten
De ingebouwde PDF-viewer van Dropbox ondersteunt voorbeelden, opmerkingen en eenvoudige annotaties. Open een pdf in de Dropbox-webapp door erop te klikken. Het bestand wordt geopend in een voorbeeldmodus waarin elke pagina wordt weergegeven. Vanuit dit voorbeeld kunt u opmerkingen toevoegen op specifieke posities op de pagina, tekst markeren en basisvormen tekenen. Deze aantekeningen worden opgeslagen als Dropbox-opmerkingen, niet als wijzigingen in het PDF-bestand zelf. Andere mensen met toegang tot het bestand kunnen uw opmerkingen zien en erop reageren, waardoor dit handig is voor gezamenlijke beoordeling en markeringen.
Wat je niet kunt doen in het Dropbox-voorbeeld, is de daadwerkelijke inhoud van de pdf bewerken. U kunt geen tekst wijzigen, pagina's verwijderen, afbeeldingen toevoegen, formuliervelden invullen, ondertekenen of een watermerk toepassen. Voor deze bewerkingen verwacht Dropbox dat je het bestand in een externe editor opent. De integratie gebeurt via het menu Openen met.
De Open With-integratie van Dropbox gebruiken om PDF's in de cloud te bewerken
Dropbox kan worden geïntegreerd met verschillende PDF Editor-applicaties van derden via de Open With-functie. Navigeer in de Dropbox-webinterface naar het PDF-bestand. In plaats van te klikken om het voorbeeld te openen, klikt u op de knop Openen met, die verschijnt in de rij van het bestand of bovenaan het voorbeeldvenster. Een menu bevat toepassingen die dit bestandstype kunnen openen. Selecteer een PDF-editor uit de lijst.
De editor wordt geopend in een nieuw browsertabblad, waarbij de pdf rechtstreeks vanuit je Dropbox-opslag wordt geladen. Je brengt je wijzigingen aan in de editor en wanneer je opslaat, worden de wijzigingen automatisch teruggeschreven naar Dropbox. Het bestand passeert nooit de lokale opslag van uw computer. De hele rondreis, bekijken, openen met editor, bewerken, opslaan, terugkeren naar Dropbox, gebeurt in de cloud.
De beschikbare editors zijn afhankelijk van welke applicaties je aan je Dropbox-account hebt gekoppeld. Veel voorkomende integraties zijn onder meer Adobe Acrobat voor volledige PDF-bewerking, HelloSign voor elektronische handtekeningen en verschillende documentbeheerplatforms. Als de editor die je wilt gebruiken niet in het menu Openen met verschijnt, kun je deze verbinden via het Dropbox App Center of door de applicatie van derden te autoriseren om toegang te krijgen tot je Dropbox-bestanden.
Het browsergebaseerde alternatief: bewerken zonder apps te verbinden
Als je geen app van derden aan je Dropbox-account wilt koppelen, of als je snel iets wilt bewerken op een apparaat waarop je geen integraties kunt installeren, biedt een browsergebaseerd PDF Tools-platform een alternatief dat werkt met Dropbox, maar zonder de integratieoverhead. Download de PDF van Dropbox, upload deze naar WukongPDF, breng uw wijzigingen aan met behulp van de webgebaseerde bewerkingstools, download het bewerkte bestand en upload het terug naar Dropbox. De download- en uploadstappen voegen misschien 30 seconden toe aan het totale proces vergeleken met een directe integratie, maar je vermijdt dat je een applicatie van derden permanente toegang verleent tot je Dropbox-bestanden.
Deze aanpak heeft een specifiek veiligheidsvoordeel. Wanneer je een Dropbox-integratie gebruikt, heeft de externe editor doorlopend toegang tot je Dropbox-opslag, afhankelijk van de machtigingen die je hebt verleend tijdens de installatie. Wanneer je een browsergebaseerde tool gebruikt zonder deze met Dropbox te verbinden, ziet de tool alleen de bestanden die je tijdens die sessie expliciet uploadt. Nadat je het browsertabblad hebt gesloten, heeft de tool geen toegang tot je Dropbox. Voor incidentele PDF-bewerkingen van bestanden die gevoelige informatie bevatten, is dit sessiegebaseerde toegangsmodel veiliger dan een permanente integratie.
PDF's bewerken in de mobiele Dropbox-app
De mobiele Dropbox-app voor iPhone en Android bevat dezelfde basisfuncties voor PDF-voorbeelden en opmerkingen als de webinterface. U kunt PDF's bekijken, opmerkingen toevoegen en koppelingen delen. De bewerkingsmogelijkheden zijn hetzelfde als op internet: alleen annotatie en commentaar. Voor het bewerken van inhoud vertrouwt de mobiele app op hetzelfde Open With-mechanisme. Tik op de knop Openen met in de Dropbox-app terwijl je een pdf bekijkt, en selecteer een editor-app die op je telefoon is geïnstalleerd.
Als u geen speciale PDF-editor-app op uw telefoon heeft, werkt de mobiele browserbenadering op telefoons precies hetzelfde als op desktops. Open de browser van je telefoon, ga naar WukongPDF, upload het bestand vanuit Dropbox met behulp van de Share- of Export-functie in de Dropbox-app, breng je wijzigingen aan en sla het resultaat weer op in Dropbox. De mobiele browserinterface verwerkt dezelfde bewerkingsbewerkingen als de desktopversie, hoewel het kleinere scherm gedetailleerde tekstbewerking op een telefoon een grotere uitdaging maakt dan op een laptop.
Wanneer bewerken op basis van Dropbox zinvol is, en wanneer niet
Cloudgebaseerde PDF-bewerking via Dropbox-integraties werkt het beste voor snelle, lichtgewicht bewerkingen: een typefout corrigeren, een datum bijwerken, een zin toevoegen, een formulier invullen. Het gemak van niet downloaden en opnieuw uploaden bespaart realtime wanneer de bewerking klein is. Voor zware bewerkingssessies met tientallen pagina's, complexe opmaakwijzigingen of meerdere revisierondes biedt het downloaden van het bestand en het werken in een desktopeditor een snellere, responsievere ervaring. Cloudeditors zijn afhankelijk van uw internetverbinding en browserprestaties, en kunnen traag aanvoelen bij het werken met zeer grote bestanden of complexe pagina-indelingen.
Het komt erop neer dat je een pdf in Dropbox kunt bewerken zonder deze naar je computer te downloaden, maar niet alleen via Dropbox. Het vereist een geïntegreerde editor van derden die is verbonden met je Dropbox-account of een korte omweg via een browsergebaseerde tool. Beide paden zorgen ervoor dat u geen gedownloade PDF's ophoopt die uw bureaublad rommelig maken, wat voor veel mensen de echte overwinning is.