Sommige documentscanners en multifunctionele printers passen automatisch wachtwoordbeveiliging of bewerkingsbeperkingen toe op elke PDF die ze produceren. Dit is een standaardbeveiligingsinstelling die is geconfigureerd door de IT-afdeling of de fabrikant van het apparaat. Wanneer u een gescande PDF ontvangt die onverwacht om een wachtwoord vraagt of het bewerken blokkeert, is de beveiliging waarschijnlijk niet opzettelijk toegepast door de persoon die het document heeft gescand. PDF ontgrendelen-tools kunnen door de scanner toegepaste beveiliging verwijderen, waardoor het document weer normaal, bewerkbaar kan worden gebruikt.
Belangrijkste punten
Door een scanner toegepaste PDF-beveiliging is meestal een machtigingswachtwoord dat bewerken, afdrukken of kopiëren beperkt, in plaats van een open wachtwoord dat weergave verhindert. De meeste scannerbeveiliging maakt gebruik van een zwak of standaardeigenaarswachtwoord dat ontgrendelingstools kan verwijderen. Het ontgrendelingsproces duurt enkele seconden zodra u het toegepaste type beveiliging identificeert. Als de scanner een open wachtwoord heeft toegepast, heeft u het wachtwoord nodig van de persoon die de scanner heeft bediend.
Waarom scanners bescherming toepassen op PDF's
Enterprise-scanners en multifunctionele apparaten worden vaak door IT-beheerders geconfigureerd om standaardbeveiligingsinstellingen op gescande documenten toe te passen. De reden hiervoor is dat gescande documenten vaak gevoelige informatie bevatten, zoals contracten, personeelsdossiers of financiële documenten, en dat het toepassen van standaardbeveiliging veiliger is dan erop te vertrouwen dat individuele gebruikers eraan denken gevoelige scans te beschermen. Het configuratiemenu van de scanner bevat een gedeelte over het beveiligingsbeleid waarin beheerders het standaardwachtwoord en de machtigingen instellen. Deze instellingen zijn van toepassing op elke scantaak, tenzij de gebruiker bij de scanner ze overschrijft, wat de meeste gebruikers niet weten.
De bescherming bestaat meestal uit een machtigingswachtwoord met beperkingen op het gebied van bewerken, afdrukken en kopiëren. Het standaardwachtwoord van de scanner is vaak ingesteld op een eenvoudige waarde die is geprogrammeerd door de IT-afdeling, zoals de naam van de organisatie, het modelnummer van de scanner of een algemene standaardwaarde zoals 'admin'. of "wachtwoord." Hierdoor is de door een scanner aangebrachte beveiliging relatief eenvoudig te verwijderen in vergelijking met de beveiliging die opzettelijk wordt toegepast door een gebruiker die een sterk wachtwoord heeft gekozen.
Door scanner toegepaste beveiliging identificeren en verwijderen
Mocht de scanner tijdens het scannen naar e-mail beveiliging hebben toegepast, controleer dan de e-mailinstellingen op de scanner. Veel scanners hebben aparte beveiligingsprofielen voor verschillende bezorgmethoden. Het profiel voor scannen naar e-mail past mogelijk beveiliging toe, terwijl dat voor het profiel voor scannen naar map dat niet doet. Als u toegang heeft tot de scanner, kunt u door over te schakelen naar een andere bezorgmethode voor hetzelfde document de beveiliging omzeilen zonder enig ontgrendelingshulpmiddel. Vraag de scanneroperator om te proberen te scannen naar een USB-station of netwerkmap in plaats van naar e-mail.
Nadat u de door de scanner beveiligde PDF hebt ontgrendeld, opent u de documenteigenschappen en controleert u of op het tabblad Beveiliging nu 'Geen beveiliging' wordt weergegeven. Als er nog steeds beperkingen worden vermeld, is de ontgrendeling onvolledig en kan het bewerken of kopiëren van het document nog steeds worden geblokkeerd. Sommige ontgrendelingstools verwijderen het wachtwoord maar laten de machtigingsvlaggen op hun plaats, waardoor een document ontstaat dat zonder wachtwoord kan worden geopend maar toch bepaalde acties blokkeert. Een volledige ontgrendeling zou geen beveiligingsmethode en geen beperkingen in de documenteigenschappen moeten tonen.
Sommige scanners passen bescherming toe met behulp van de 40-bits RC4-coderingsstandaard, een ouder en zwakker coderingsalgoritme. Ontgrendelingstools kunnen op RC4 gebaseerde bescherming vrijwel onmiddellijk verwijderen, omdat de sleutelruimte klein genoeg is voor snel herstel met brute kracht. Nieuwere scanners die 128-bits of 256-bits AES-encryptie gebruiken, vereisen een meer geavanceerde aanpak, maar de standaardwachtwoorden die door IT-afdelingen worden gekozen, zijn vaak zo eenvoudig dat herstel op basis van woordenboeken binnen enkele minuten slaagt.
Open de PDF in een willekeurige reader en controleer de documenteigenschappen. Als op het tabblad Beveiliging "Wachtwoordbeveiliging" en vermeldt beperkingen zoals "Bewerken: Niet toegestaan" maar het document wordt geopend zonder om een wachtwoord te vragen, de bescherming bestaat alleen uit een machtigingswachtwoord. Dit is de meest voorkomende door scanners toegepaste beveiliging. Gebruik een ontgrendelingstool die specifiek gericht is op machtigingswachtwoorden. Upload de Gescande PDF, voer de ontgrendeling uit en download de onbeperkte versie. De meeste online ontgrendelingstools verwerken door de scanner toegepaste machtigingswachtwoorden binnen enkele seconden.
Wanneer het document om een wachtwoord vraagt om te openen, heeft de scanner een open wachtwoord toegepast. Dit komt minder vaak voor, maar komt wel voor in omgevingen met een hoog beveiligingsniveau. Vraag de persoon die de scanner bediende om het wachtwoord. Scanneroperators weten vaak niet dat het wachtwoord is toegepast, dus u moet mogelijk contact opnemen met de IT-afdeling die de scanner heeft geconfigureerd. Als de IT-afdeling het wachtwoord niet kan geven, kan het document mogelijk niet meer worden hersteld zonder gespecialiseerde tools voor wachtwoordherstel, die alleen effectief zijn tegen zwakke of standaardwachtwoorden. De ontgrendelingstool van WukongPDF verwijdert door de scanner toegepaste toestemmingsbeperkingen en kan proberen eenvoudige open wachtwoorden te herstellen die vaak worden gebruikt in standaardscannerconfiguraties.
Problemen met scannerbeveiliging voorkomen
Documenteer het ontgrendelingsproces en deel het met collega's die scannerbeveiligde PDF's van dezelfde bron ontvangen. Een handleiding van één pagina met de algemene standaardwachtwoorden voor de scannermodellen van uw organisatie en de stappen om de beveiliging te verwijderen, zorgt ervoor dat iedereen de oplossing niet zelfstandig hoeft te onderzoeken. Een gedeeld kennisbankartikel of teamwiki-item verspreidt deze informatie efficiënt en vermindert het aantal IT-ondersteuningstickets met betrekking tot vergrendelde gescande documenten.
Voor organisaties die grote hoeveelheden documenten scannen, kunnen de productiviteitskosten van het omgaan met ongewenste beveiliging aanzienlijk zijn. Bereken de tijd die gedurende een maand is besteed aan het ontgrendelen van gescande PDF's en presenteer dit aantal aan de IT-afdeling als business case voor het wijzigen van de standaardinstellingen van de scanner. Een scanner die ongewenste bescherming toevoegt aan 50 documenten per dag, waarbij het elk 30 seconden duurt om ze te ontgrendelen, kost de organisatie ruim een uur productieve tijd per week. De meeste IT-afdelingen zullen de instellingen aanpassen zodra ze de impact op de productiviteit begrijpen. Zodra de zakelijke impact is gekwantificeerd, reageren de meeste IT-afdelingen snel om de standaard beveiligingsconfiguratie aan te passen.
Als u de configuratie van de scanner niet kunt wijzigen, noteer dan het exacte modelnummer van de scanner en zoek online naar het standaardwachtwoord. Veel scannerfabrikanten documenteren het standaardwachtwoord in hun gebruikershandleidingen of kennisbankartikelen. Het standaardwachtwoord is vaak hetzelfde voor alle apparaten van hetzelfde model, en als u dit weet, kunt u gescande PDF's ontgrendelen zonder een tool van derden te gebruiken.
Als de scanners van uw organisatie ongewenste beveiliging toepassen op PDF's, is de meest effectieve oplossing het wijzigen van de standaardbeveiligingsinstellingen van de scanner. Open de configuratie-interface van de scanner, meestal via een webbrowser, door het IP-adres van de scanner in te voeren. Navigeer naar het gedeelte met beveiligings- of PDF-instellingen en schakel de standaardbeveiliging uit of wijzig deze zodat deze alleen wordt toegepast wanneer de gebruiker er expliciet voor kiest een document te beveiligen. Deze wijziging vereist beheerderstoegang tot de scanner, die mogelijk moet worden aangevraagd bij de IT-afdeling.
Voor gebruikers die documenten scannen op gedeelde of openbare scanners waarbij ze de configuratie niet kunnen wijzigen, is een oplossing om naar een ander formaat dan PDF te scannen, zoals JPEG of TIFF, en de afbeeldingsbestanden vervolgens naar PDF te converteren met behulp van een tool die geen beveiliging toepast. De conversie van afbeelding naar PDF produceert een onbeveiligde PDF. De extra conversiestap voegt een minuut toe aan de workflow, maar omzeilt de beveiligingsconfiguratie van de scanner volledig.
Veelgestelde vragen
Wat als de scanner naast bescherming ook een digitale handtekening zou toepassen? De digitale handtekening is onafhankelijk van de wachtwoordbeveiliging. Het verwijderen van het wachtwoord heeft geen invloed op de handtekening. Als u het document vervolgens bewerkt, wordt de handtekening als ongeldig weergegeven omdat de inhoud na ondertekening is gewijzigd. Als de geldigheid van de handtekening belangrijk is, neem dan contact op met de auteur van het document om een ontgrendelde, ondertekende versie aan te vragen. Ontgrendel en bewerk een ondertekend document niet als de handtekening als authenticiteitsgarantie dient.
Wat als de scanner naast wachtwoordbeveiliging ook een digitale handtekening zou toepassen? Door een scanner toegepaste digitale handtekeningen zijn doorgaans zelfondertekende certificaten die door de scanner zelf worden gegenereerd om de authenticiteit van documenten te verifiëren, niet om de toegang te beperken. Het verwijderen van de wachtwoordbeveiliging heeft geen invloed op de digitale handtekening. Als u het document vervolgens bewerkt, wordt de handtekening als ongeldig weergegeven omdat de inhoud van het document is gewijzigd sinds de ondertekening.
Is het legaal om een met een scanner beveiligde PDF te ontgrendelen die ik van iemand anders heb ontvangen?
Als de beveiliging automatisch door de scanner is toegepast en niet opzettelijk door de afzender, is het doorgaans aanvaardbaar om de beperkingen op het gebruik van het document zoals bedoeld te verwijderen. De afzender weet waarschijnlijk niet dat het document beveiligd is. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met de afzender en vraag of deze van plan was het document te beperken. Als de beveiliging opzettelijk is toegepast en u geen toestemming hebt om het document te wijzigen, kan het verwijderen van de beperkingen in strijd zijn met de gebruiksvoorwaarden.
Kan door een scanner toegepaste beveiliging de OCR-verwerking verstoren?
Ja. Als de scanner machtigingen heeft toegepast die bewerking verhinderen, kan de OCR-software de herkende tekstlaag mogelijk niet aan de PDF toevoegen omdat het document is vergrendeld tegen wijziging. Ontgrendel eerst de PDF en voer vervolgens OCR uit op de onbeveiligde versie. De OCR-tekstlaag wordt correct in het document geschreven zodra de machtigingsbeperkingen zijn verwijderd.
Waarom past mijn scanner bescherming toe op sommige scans, maar niet op andere?
Sommige scanners hebben profielgebaseerde instellingen waarbij verschillende scanbestemmingen, zoals e-mail, netwerkmap en USB, verschillende beveiligingsconfiguraties hebben. Een scan die naar e-mail wordt verzonden, is mogelijk beveiligd, terwijl een scan die op een USB-station is opgeslagen dat niet is. Controleer de profielinstellingen van de scanner om de inconsistentie te identificeren en op te lossen.