Een tabel uit een PDF naar Excel halen is een van de meest gevraagde PDF-taken op het gebied van financiën, boekhouding en gegevenswerk. Welke methode het beste werkt, hangt af van het feit of de PDF een native digitaal bestand of een scan is, en hoe complex de tabelstructuur is.
Een PDF-tabel naar Excel converteren met behulp van een online tool
Voor native digitale PDFs is een online PDF naar Excel converter de snelste route. Upload het bestand naar de PDF naar Excel-tool van WukongPDF, laat het verwerken en download het .xlsx-bestand. Tabellen worden geëxtraheerd met intacte rij- en kolomstructuur, en numerieke gegevens komen over als werkelijke getallen in plaats van als tekstreeksen, wat betekent dat u ze onmiddellijk in formules kunt gebruiken.
PDFs met meerdere pagina's waarbij dezelfde tabel doorloopt over de pagina's, worden meestal samengevoegd tot één blad. Controleer de uitvoer om te bevestigen dat de rijen correct zijn uitgelijnd bij de pagina-einden. Dit is de meest voorkomende plaats waar een paar rijen handmatig moeten worden aangepast.
Gescande PDF tabellen converteren naar Excel
Een gescande tabel is een afbeelding van een tabel; de tool kan de celwaarden niet rechtstreeks lezen. De oplossing is om de PDF eerst via een OCR PDF-tool uit te voeren om de tekst te extraheren en een gestructureerde versie te maken, en die uitvoer vervolgens naar Excel te converteren.
OCR-nauwkeurigheid op tabellen is goed voor schone scans met hoge resolutie. De dingen die fouten veroorzaken zijn samengevoegde cellen die meerdere kolommen beslaan, cellen zonder randen ertussen, handgeschreven waarden en zeer kleine lettertypen. Controleer na de OCR-conversie de kolommen met numerieke gegevens zorgvuldig. OCR verwart af en toe op elkaar lijkende tekens, zoals 0 en O, of 1 en l.
Microsoft Word gebruiken als tussenstap
Een andere aanpak is om de PDF eerst naar Word te converteren met behulp van de tool PDF naar Word en vervolgens de tabel van Word naar Excel te kopiëren. Word behoudt tabelranden en celstructuur vaak beter dan wanneer u rechtstreeks naar Excel gaat, en zodra de tabel in Word staat, kunt u deze opschonen voordat u gaat plakken.
Om een tabel van Word naar Excel te kopiëren met behoud van de celstructuur: selecteer de hele tabel in Word, kopieer deze, klik op een lege cel in Excel en plak. Excel plaatst elke tabelcel in een afzonderlijke spreadsheetcel, waarbij de rij- en kolomindeling behouden blijft.
De ingebouwde gegevens van Excel gebruiken uit PDF Functie
Microsoft Excel 2016 en latere versies bevatten een ingebouwde PDF-importfunctie. Ga naar Gegevens > Gegevens ophalen > Uit bestand > Van PDF. Selecteer de PDF en Excel opent een Navigator-paneel met alle tabellen die in het document zijn gedetecteerd. Klik op de gewenste tabel en selecteer Laden om deze rechtstreeks in een werkblad te importeren.
Deze methode werkt goed voor eenvoudige tabellen in native PDFs. Complexe lay-outs met meerdere kolommen of tabellen met samengevoegde koptekstcellen moeten soms worden opgeschoond, maar het algehele resultaat is meestal schoner dan kopiëren en plakken vanuit een PDF-viewer.
De Excel-uitvoer opschonen
Ongeacht de methode zijn na de conversie bijna altijd een paar opruimstappen nodig. Controleer of de getalnotatie correct is. Valutawaarden worden soms geïmporteerd met het bijbehorende symbool, waardoor zoeken en vervangen nodig is om het te verwijderen voordat de kolom in berekeningen kan worden gebruikt. Datumkolommen worden vaak als tekst geïmporteerd en moeten opnieuw worden opgemaakt.
Kolomkoppen die meerdere rijen in de PDF besloegen, worden soms op onvoorspelbare wijze samengevouwen of gesplitst. Een snelle scan van de eerste paar rijen ten opzichte van de originele PDF bevestigt dat alles correct is geland voordat u met de gegevens gaat werken.