Waarom een PDF ondertekenen op Windows zonder te printen
De traditionele ondertekenworkflow verspilt tijd en middelen. Iemand e-mailt u een pdf.
U downloadt het, drukt het af op papier, ondertekent de afgedrukte pagina met een pen, scant de ondertekende pagina terug naar een digitaal bestand en e-mailt deze terug. Dit proces verbruikt papier, inkt, printeronderhoud en minstens tien minuten van uw tijd voor een taak die 30 seconden zou moeten duren. Door de PDF rechtstreeks op uw Windows-computer te ondertekenen, wordt elke fysieke stap geëlimineerd.
Dankzij een digitale handtekening die rechtstreeks op de PDF wordt geplaatst, hoeft u het document niet meer af te drukken, te ondertekenen en te scannen.
De juridische geldigheid van elektronische handtekeningen is in de meeste rechtsgebieden voor de meeste documenttypen bij wet vastgelegd.
Met een Sign PDF-bewerking op Windows wordt uw handtekening rechtstreeks op het digitale document geplaatst. De ondertekende PDF ziet er schoner uit dan een gescande afdruk, omdat er geen scannerartefacten, geen ongelijkmatige belichting en geen papiertextuur zijn. De handtekening verschijnt precies waar u hem hebt geplaatst, in precies het door u opgegeven formaat. Het resultaat is een professioneel ogend ondertekend document.
De mogelijkheden van Digitale handtekening op Windows variëren van eenvoudige visuele handtekeningen, waarbij een afbeelding van uw handtekening op de pagina wordt geplaatst, tot cryptografisch verifieerbare digitale handtekeningen die uw identiteit verifiëren en eventuele latere wijzigingen in het document detecteren.
Voor de meeste persoonlijke en zakelijke documenten is een visuele handtekening voldoende. Voor gereguleerde documenten waarvoor cryptografische verificatie vereist is, ondersteunt Windows op certificaten gebaseerde digitale handtekeningen via verschillende toepassingen.
PDF Tools op Windows bieden meerdere mogelijkheden voor ondertekening, van ingebouwde besturingssysteemfuncties tot speciale PDF-toepassingen. Als u begrijpt welke paden beschikbaar zijn en welke het beste bij uw behoeften passen, elimineert u de reflex om af te drukken en te scannen.
Een afbeelding van een digitale handtekening maken op Windows
Voordat u PDF's digitaal kunt ondertekenen, heeft u een schone handtekeningafbeelding nodig. De beste methode levert een handtekening op die eruitziet alsof u het document met een pen hebt ondertekend. Teken uw naam op een schoon wit stuk papier met een pen met donkere inkt. De handtekening moet groter zijn dan nodig, omdat het verkleinen van een grote handtekening schonere resultaten oplevert dan het vergroten van een kleine.
Scan of fotografeer het ondertekende papier. Een flatbedscanner levert het beste resultaat omdat deze de handtekening zonder vervorming en met gelijkmatige belichting vastlegt. Een telefooncamera werkt als de pagina vlak en goed verlicht is. Open de gescande afbeelding in een afbeeldingseditor, zelfs in de standaardapp Foto's die bij Windows wordt geleverd, en snijd de afbeelding strak rond de handtekening bij.
Sla de handtekeningafbeelding op als een PNG-bestand met een transparante achtergrond als uw afbeeldingseditor transparantie ondersteunt. Een transparante achtergrond betekent dat de handtekening opgaat in het document zonder dat er een zichtbare witte rechthoek omheen zit. Als uw editor geen transparantie ondersteunt, sla dan op als PNG met een witte achtergrond. De witte rechthoek rond de handtekening is voor de meeste documenten acceptabel.
Bewaar de handtekeningafbeelding op een veilige locatie op uw Windows-computer, zoals uw map Documenten of een gecodeerde map. De afbeelding kan worden gebruikt om elk document in uw naam te ondertekenen, dus bescherm het dienovereenkomstig. Overweeg om meerdere handtekeningstijlen te maken, een volledige handtekening en initialen, voor verschillende ondertekeningscontexten.
Windows bevat in sommige toepassingen een ingebouwd hulpmiddel voor het maken van handtekeningen. Als u een touchscreen of een stylus heeft, kunt u uw handtekening rechtstreeks op het scherm tekenen. De kwaliteit van getekende handtekeningen is afhankelijk van uw invoerapparaat. Een stylus levert betere resultaten op dan een vinger. Een muis geeft de minst natuurlijke resultaten.
Een PDF ondertekenen met Microsoft Edge op Windows
Microsoft Edge, de standaardbrowser op Windows, bevat standaard PDF-ondertekening via de annotatietools. Open de PDF in Edge door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en Openen met Microsoft Edge te selecteren. De PDF wordt weergegeven in het browservenster met bovenaan een werkbalk.
Klik op de knop Tekenen in de werkbalk om het tekengereedschap te activeren. Selecteer een penkleur en -dikte die overeenkomt met de inktkleur die u voor uw handtekening wilt. Zwart of donkerblauw met een gemiddelde dikte zorgt voor de meest natuurlijke kenmerkende uitstraling. Gebruik uw muis, touchscreen of stylus om uw handtekening op het document te tekenen.
Met het Edge-tekengereedschap wordt uw handtekening als annotatie bovenaan de PDF-pagina geplaatst. De handtekening is zichtbaar, maar is niet als standaard handtekeningelement ingebed. Deze methode werkt voor snelle, informele handtekeningen. De ontvanger ziet uw handtekening op het document. De beperking is dat de handtekening een aantekening uit de vrije hand is en geen geplaatste handtekeningafbeelding.
Nadat u uw handtekening heeft getekend, slaat u de PDF op. Edge slaat de geannoteerde PDF op, inclusief de tekening. Open het opgeslagen bestand om te controleren of de handtekening correct wordt weergegeven. De ondertekende PDF kan net als elk ander PDF-bestand worden gemaild, geüpload of gedeeld. De ontvanger kan het in elke PDF-lezer openen en bekijken.
Gratis tools van derden gebruiken voor betere PDF-handtekeningen op Windows
Adobe Acrobat Reader, de gratis versie, ondersteunt het toevoegen van handtekeningen aan PDF's via de tool Invullen en ondertekenen. Open de PDF in Acrobat Reader, klik op Invullen en ondertekenen in het deelvenster Gereedschappen en selecteer Ondertekenen. U kunt uw naam in een cursief lettertype typen, uw handtekening tekenen met een muis of touchscreen, of de handtekeningafbeelding uploaden die u eerder hebt gemaakt.
Acrobat Reader slaat uw handtekening op voor toekomstig gebruik. Nadat u uw handtekening aan de tool heeft toegevoegd, kunt u deze met twee klikken op elke PDF toepassen. De handtekening verschijnt op het formaat en de positie die u opgeeft. Naast de handtekening kunt u ook tekst toevoegen, zoals uw gedrukte naam, de datum en uw titel.
PDF-XChange Editor biedt een gratis versie met ondertekeningsmogelijkheden. Open de PDF, selecteer het gereedschap Stempel en kies ervoor om een stempel te maken van uw handtekeningafbeeldingsbestand. De stempel kan op elke PDF-pagina worden geplaatst, net als de handtekeningtool. PDF-XChange Editor ondersteunt ook het plaatsen van meerdere handtekeningen op hetzelfde document.
De browsergebaseerde handtekeningtool van WukongPDF werkt op Windows via elke browser. Upload de pdf, maak of upload uw handtekening, plaats deze op het document en download de ondertekende pdf. Dankzij de browsergebaseerde aanpak is het niet meer nodig om PDF-software te installeren of bij te werken. De tool verwerkt het document in het geheugen en slaat uw handtekening of document niet op externe servers op.
Voor terugkerende ondertekeningsbehoeften kiest u één ondertekeningsmethode en standaardiseert u deze. Door een handtekening één keer te maken en deze consequent te gebruiken, krijgt u uniforme resultaten voor al uw ondertekende documenten. Het schakelen tussen verschillende ondertekentools en handtekeningafbeeldingen zorgt voor een inconsistent uiterlijk dat de ontvangers mogelijk opmerken.
Ervoor zorgen dat uw digitale handtekening er professioneel uitziet op de ondertekende PDF
Plaats de handtekening precies op de handtekeninglijn. Met de meeste ondertekeningshulpmiddelen kunt u de handtekening slepen om deze te positioneren en de hoeken slepen om de grootte ervan te wijzigen. Neem de tijd om de handtekening correct uit te lijnen. Een handtekening die onhandig boven of onder de handtekeninglijn zweeft, ziet er onprofessioneel uit.
Formaat van de handtekening proportioneel aan de documenttekst. Een handtekening die twee keer zo groot is als de omringende tekst, ziet er overdreven uit. Een handtekening die half zo groot is, ziet er timide uit. Een handtekening van ongeveer twee tot drie keer de hoogte van de documenttekst is voor de meeste documenten uiteraard geproportioneerd.
Voeg uw gedrukte naam, titel en de datum onder uw handtekening toe. Deze identificerende informatie neemt elke onduidelijkheid weg over wie heeft ondertekend en wanneer. De meeste PDF-ondertekeningstools ondersteunen het toevoegen van tekst naast de handtekening. Door deze informatie toe te voegen, wordt een handtekeningafbeelding een compleet handtekeningblok.
Na ondertekening bekijkt u het document met 100 procent zoom. Controleer of de handtekening correct is geplaatst, het juiste formaat heeft en vergezeld gaat van de nodige identificerende informatie. Controleer elke pagina die een handtekening bevat. Bij deze laatste beoordeling worden positioneringsfouten opgespoord voordat het document wordt verzonden.
Het milieuvoordeel van digitaal ondertekenen is het vermelden waard. Elk digitaal ondertekend document elimineert het papier, de inkt en de energie die zouden zijn verbruikt door afdrukken en scannen. Voor een organisatie die jaarlijks honderden ondertekende documenten verwerkt, zijn de cumulatieve milieubesparingen aanzienlijk.
Als uw workflow het ondertekenen van PDF's vereist die andere mensen al hebben ondertekend, controleer dan of de bestaande handtekeningen gecertificeerde digitale handtekeningen zijn die het document tegen wijzigingen beveiligen. Als u uw handtekening toevoegt aan een gecertificeerd document, kunnen de eerdere handtekeningen ongeldig worden gemaakt. Zorg er bij workflows met meerdere handtekeningen voor dat het document extra handtekeningen toestaat voordat u de uwe toevoegt.
De rechtsgeldigheid van digitaal aangebrachte handtekeningen is afhankelijk van het rechtsgebied en het documenttype. In de Verenigde Staten bepalen de ESIGN Act en de UETA-wetten op staatsniveau dat elektronische handtekeningen voor de meeste doeleinden hetzelfde juridische gewicht hebben als handgeschreven handtekeningen. In de Europese Unie biedt de eIDAS-verordening een soortgelijk juridisch kader. Voor de overgrote meerderheid van persoonlijke en zakelijke documenten is een digitale handtekening aangebracht via een van de hier beschreven methoden rechtsgeldig.
Voor documenten waarvoor naast uw eigen handtekening ook een handtekening van een getuige vereist is, overlegt u met de getuige, zodat zij de PDF na u kunnen ondertekenen. De getuige kan dezelfde ondertekeningsmethode gebruiken om zijn of haar handtekening naast die van u toe te voegen. Sommige PDF-ondertekeningstools ondersteunen sequentiële ondertekeningsworkflows die meerdere ondertekenaars op volgorde door het proces leiden.
Bewaar alle ondertekende PDF's in een speciale map met duidelijke bestandsnamen, waaronder de documentnaam, de ondertekeningsdatum en uw initialen. Dit ondertekende documentarchief biedt een referentie voor wat u wanneer heeft ondertekend. In geval van een geschil kunt u het exacte document overleggen dat u hebt ondertekend, met de datum ingebed in de bestandsnaam en de metagegevens van het bestand.