Het beschermen van een PDF tegen kopiëren is iets dat u in een paar minuten kunt instellen, maar het is de moeite waard om helder te hebben wat deze beveiligingen feitelijk voorkomen en wat ze niet doen. De technische beperkingen zijn reëel: ze voorkomen het kopiëren van bestanden in standaard PDF-viewers. Ze houden iemand niet tegen die vastbesloten is de inhoud op een andere manier te extraheren.
Toestemmingsbeperkingen: kopiëren en afdrukken uitschakelen
Met PDF-machtigingen kunt u specifieke acties uitschakelen (tekst kopiëren, afdrukken, bewerken) terwijl de ontvanger het document nog steeds kan openen en lezen. Wanneer kopiëren is uitgeschakeld, werkt het selecteren van tekst en het indrukken van Ctrl+C niet in Adobe Reader en de meeste standaardviewers. De tekst verschijnt op het scherm, maar kan niet via het normale kopieermechanisme worden geëxtraheerd.
Om machtigingen in te stellen, hebt u een tool nodig die wachtwoordbeveiliging voor de eigenaar ondersteunt. Met de tool PDF Beveiliging van WukongPDF kunt u een machtigingswachtwoord instellen en kiezen welke acties u wilt beperken: afdrukken, kopiëren, bewerken of al het bovenstaande. De resulterende PDF wordt normaal geopend, maar handhaaft deze beperkingen in compatibele viewers.
Op Mac bevat het dialoogvenster Exporteren als PDF van Preview machtigingsopties onder de wachtwoordinstellingen. Ga in Adobe Acrobat Pro naar Bestand → Eigenschappen → Beveiliging → Wachtwoordbeveiliging en configureer de machtigingen in detail, inclusief afzonderlijke bedieningselementen voor afdrukken van hoge kwaliteit versus afdrukken van lage kwaliteit, het invullen van formulieren en opmerkingen.
De eerlijke beperkingen
Kopieerbeperkingen voor PDF worden opgelegd door de viewertoepassing, niet door het bestandsformaat zelf. Een kijker die deze niet afdwingt (en er zijn er meerdere) negeert de machtigingen volledig. Iemand die weet wat hij doet, kan met minimale inspanning de kopieerbeperkingen van PDF omzeilen. De beperkingen zijn van kracht tegen incidentele gebruikers van standaardsoftware; ze zijn niet effectief tegen iemand die ze specifiek wil omzeilen.
Schermafbeeldingen worden ook niet verhinderd door een PDF-machtigingsinstelling. Als iemand de inhoud op zijn scherm kan zien, kan hij/zij er een foto van maken of er een screenshot van maken. Voor echt gevoelige inhoud is dit een betekenisvolle kloof.
Watermerken als afschrikmiddel
Een zichtbaar watermerk toevoegen: de naam van de ontvanger, het e-mailadres of de "Vertrouwelijk" – verhindert het kopiëren niet, maar schept verantwoordelijkheid. Als de inhoud ergens verschijnt waar deze niet hoort, geeft het watermerk aan waar deze vandaan komt. Dit is effectiever als afschrikmiddel dan als technische barrière, omdat het de calculus verschuift: kopiëren wordt traceerbaar in plaats van alleen maar lastig.
Gepersonaliseerde watermerken (elke ontvanger krijgt een kopie met zijn eigen naam of een unieke identificatiecode) worden gebruikt door uitgevers en bedrijven die op grote schaal gevoelige documenten distribueren. Voor individueel gebruik is een eenvoudige "Vertrouwelijke" watermerk of bedrijfslogo is meestal voldoende om aan te geven dat herverdeling niet gepast is.
DRM voor strengere controle
Voor documenten waar sterkere bescherming van belang is – betaalde inhoud, zeer vertrouwelijk materiaal, documenten met echte juridische of commerciële waarde – gaat PDF DRM (digital rights management) verder dan de standaard toestemmingsinstellingen. DRM-beveiligde PDFs kunnen worden vergrendeld op specifieke apparaten, verlopen na een aantal weergaven of een bepaalde datum, en beperkt tot specifieke e-mailadressen. Ze vereisen doorgaans dat de ontvanger een specifieke viewer gebruikt of zich authenticeert voordat deze wordt geopend.
DRM zorgt voor echte wrijving voor ontvangers en vereist een betaalde service om correct te implementeren. Het is zinvol voor uitgevers van e-boeken, bedrijven die eigen rapporten verspreiden, of elke context waarin de waarde van de inhoud de extra complexiteit rechtvaardigt. Voor de meeste dagelijkse zakelijke documenten bieden standaardmachtigingen plus een watermerk redelijke bescherming zonder de overhead.