Je ondertekent een PDF-contract en stuurt dit naar de klant. Een week later zie je je handtekening op een heel ander document staan. Iemand heeft uw handtekeningafbeelding uit het contract gekopieerd en in een ander bestand geplakt. Uw handtekening, die u alleen op dat specifieke contract wilde toepassen, is zonder uw medeweten of toestemming opnieuw gebruikt. De handtekeningafbeelding die u gebruikte was precies dat: een afbeelding. Het was niet gebonden aan het document waarop het was geplaatst.
Een elektronische Sign PDF die niet kan worden gekopieerd of verplaatst naar een ander document vereist een cryptografische binding tussen de handtekening en de documentinhoud. Dit is wat een digitale handtekening met certificaat biedt: de handtekening is wiskundig gekoppeld aan de bytes van het specifieke document. Als u de handtekening naar een ander document verplaatst, wordt de cryptografische binding verbroken en wordt de handtekening als ongeldig gemarkeerd.
Digitale handtekening versus visuele handtekening: het cruciale onderscheid
Een visuele handtekening is een afbeelding van uw handgeschreven handtekening die op een PDF-pagina wordt geplaatst. Het kan door iedereen die de PDF opent, worden geselecteerd, gekopieerd en in een ander document geplakt. Er bestaat geen technische barrière voor het kopiëren van een visuele handtekening. De enige bescherming is dat de ontvanger oneerlijk genoeg moet zijn om dit te doen, wat sociale bescherming is en geen technische bescherming.
Een digitale handtekening met certificaat creëert op het moment van ondertekening een cryptografische hash van de documentinhoud. Deze hash wordt gecodeerd met uw privésleutel en samen met uw openbare certificaat in de PDF opgeslagen. Wanneer iemand het document opent, berekent zijn of haar PDF-viewer de hash van de huidige documentinhoud opnieuw en vergelijkt deze met de gedecodeerde hash die in de handtekening is opgeslagen. Als de hashes overeenkomen, is het document sinds de ondertekening niet gewijzigd en is de handtekening geldig. Als de hashes verschillen, is het document na ondertekening gewijzigd, of is de handtekening uit een ander document verplaatst, en wordt de handtekening als ongeldig gemarkeerd.
Een op certificaten gebaseerde digitale handtekening toepassen
U hebt een digitaal certificaat van een certificeringsinstantie of een zelfondertekend certificaat nodig. Voor formeel zakelijk gebruik biedt een certificaat van een erkende CA een validatie door derden van uw identiteit. Voor intern gebruik is een zelfondertekend certificaat voldoende. WukongPDF ondersteunt beide. Upload uw certificaat naar de ondertekentool. Selecteer het handtekeningveld waar de handtekening moet verschijnen. Pas de digitale handtekening toe. De tool hasht het document, codeert de hash met uw privésleutel en sluit de handtekening in de PDF in.
De visuele weergave van de handtekening, uw naam, de datum en de certificaatgegevens worden naast de cryptografische handtekeninggegevens op de pagina geplaatst. Het paneel Digitale handtekening in de PDF-viewer toont de certificaatinformatie en de geldigheidsstatus van de handtekening. Een groen vinkje geeft een geldige, ongewijzigde handtekening aan. Een rode X of waarschuwing duidt op een probleem.
Wat er gebeurt als iemand een digitale handtekening probeert te kopiëren
Als iemand de afbeelding van de visuele handtekening uit de ondertekende PDF haalt en deze op een ander document plaatst, verschijnt de afbeelding, maar wordt de cryptografische handtekening niet gevalideerd. Het nieuwe document is niet gehasht met uw privésleutel. Het handtekeningpaneel toont geen geldige handtekening. Een ontvanger die het handtekeningpaneel controleert, ziet dat het document niet is ondertekend. De visuele handtekening alleen vormt geen geldige handtekening zonder de cryptografische ondersteuning.
Als iemand de volledige handtekeningstructuur, zowel visueel als cryptografisch, kopieert, komt de hash niet overeen met de inhoud van het nieuwe document. Het handtekeningpaneel toont een ongeldige handtekening. De ontvanger weet meteen dat de handtekening niet bij dit document hoort. Dit is de bescherming die op certificaten gebaseerde handtekeningen bieden. De handtekening is niet alleen een afbeelding. Het is een cryptografisch bewijs dat aan één specifiek document is gekoppeld.
Wanneer op certificaten gebaseerde handtekeningen de extra inspanning waard zijn
Gebruik op certificaten gebaseerde digitale handtekeningen voor contracten waarbij de authenticiteit en integriteit van het document in twijfel kunnen worden getrokken, voor registraties bij toezichthouders die onweerlegbaarheid vereisen, voor interne goedkeuringen waarbij de identiteit van de ondertekenaar verifieerbaar moet zijn en voor elk document waarbij een visuele handtekening alleen niet voldoende zekerheid zou bieden. De PDF-beveiliging van op certificaten gebaseerde handtekeningen is geschikt voor documenten met juridische, financiële of compliance-implicaties.
Voor alledaagse documenten, toestemmingsbewijzen, interne memo's en informele overeenkomsten is een visuele handtekening perfect geschikt. Het risico dat iemand uw handtekening uit een interne memo kopieert om fraude te plegen is laag, en het gemak van een snelle visuele handtekening weegt zwaarder dan de extra veiligheid van een certificaat. Stem de ondertekeningsmethode af op het risicoprofiel van het document. Voor organisaties die op grote schaal digitale handtekeningen implementeren, kunt u overwegen een organisatiecertificaat te verkrijgen in plaats van individuele certificaten voor elke werknemer. Een organisatiecertificaat identificeert de ondertekenende entiteit als het bedrijf en niet als een specifieke persoon, waarbij de naam van de individuele ondertekenaar wordt vastgelegd in de metagegevens van de handtekening. Dit is geschikt voor documenten waarbij het bedrijf de ondertekenende partij is, zoals bedrijfscontracten, inkooporders en officiële mededelingen. Individuele certificaten zijn geschikt voor documenten waarin persoonlijke aansprakelijkheid van belang is, zoals registraties bij de toezichthouders waar een leidinggevende persoonlijk voor moet getuigen, of professionele certificeringen die zijn afgegeven door een bevoegde arts. Kies het certificaattype dat aansluit bij wie de juridische verantwoordelijkheid draagt voor het ondertekende document. Voor documenten die zowel visuele als cryptografische handtekeningen vereisen, past u deze in de juiste volgorde toe. De visuele handtekening, een afbeelding van uw handgeschreven handtekening, wordt eerst op de pagina geplaatst. De cryptografische digitale handtekening wordt als tweede toegepast en omvat de documentinhoud inclusief de visuele handtekening. Deze volgorde zorgt ervoor dat de digitale handtekening het hele document beschermt, inclusief de afbeelding van de visuele handtekening. Als iemand later de visuele handtekening naar een ander document kopieert, zal de digitale handtekening niet valideren omdat de hash van het nieuwe document niet overeenkomt met het origineel.