Een contract is volledig uitgevoerd. Alle partijen hebben getekend. De digitale handtekeningen zijn zichtbaar op de handtekeningpagina en valideren de authenticiteit van het document en de identiteit van de ondertekenaars. Nu is het contract rond en moet het gedeeld worden met verschillende belanghebbenden die alleen de inhoud nodig hebben. Ze hebben de cryptografische handtekeningen niet nodig. In feite voegen de handtekeningen onnodige complexiteit toe: sommige kijkers tonen een handtekeningvalidatiebalk, sommige vragen om certificaatverificatie, en sommige markeren het document als zijnde niet-geverifieerde handtekeningen. Het verwijderen van de handtekeningen levert een schoon, universeel leesbaar document op.
Digitale handtekeningen in een PDF dienen een specifiek doel: ze verifiëren dat het document sinds de ondertekening niet is gewijzigd en dat de identiteit van de ondertekenaar is gevalideerd door een certificeringsinstantie. Zodra het document is voltooid en de handtekeningen hun doel hebben gediend, is het verwijderen ervan een legitieme stap voor het opschonen van documenten. Het Ontgrendel PDF-proces voor digitale handtekeningen verschilt van het verwijderen van wachtwoordbeveiliging of machtigingsbeperkingen.
Begrijpen wat een digitale handtekening is en hoe deze wordt opgeslagen
Een digitale handtekening in een PDF is een cryptografische structuur die in het bestand is ingebed. Het bevat het certificaat van de ondertekenaar, de handtekeningwaarde (een gecodeerde hash van de documentinhoud op het moment van ondertekening), een tijdstempel van een tijdautoriteit en een visueel uiterlijk, de handtekeningafbeelding of -tekst die op de pagina verschijnt. De handtekening bestrijkt een reeks bytes in de PDF. Elke wijziging in deze bytes na ondertekening maakt de handtekening ongeldig.
Als u een digitale handtekening verwijdert, wordt het handtekeningveld uit het handtekeningenwoordenboek van de PDF gewist en wordt de visuele weergave van de pagina verwijderd. De documentinhoud buiten het handtekeningveld blijft ongewijzigd. De rest van het document blijft precies zoals het was voordat de handtekening werd verwijderd.
Een digitale handtekening verwijderen
De handtekeningbeheertool van WukongPDF kan digitale handtekeningen uit een PDF verwijderen. Upload het document. De tool detecteert alle digitale handtekeningvelden. Selecteer de handtekeningen die u wilt verwijderen. Pas de verwijdering toe. De tool wist de handtekeninggegevens en verwijdert de visuele handtekening van de pagina. De resulterende PDF heeft geen digitale handtekeningen en activeert in geen enkele viewer dialoogvensters voor handtekeningvalidatie.
Controleer na het verwijderen van de handtekeningen of de documentinhoud intact is. Controleer of de handtekeningpagina niet langer de handtekeningafbeeldingen toont. Controleer of het document bij het openen geen handtekeningenpaneel of validatiebalk weergeeft. Controleer of het aantal pagina's correct is. Het verwijderen van handtekeningen mag geen enkel ander aspect van het document beïnvloeden.
Het verschil tussen het verwijderen van een handtekening en het ongeldig maken ervan
Een handtekening die is verwijderd, is verdwenen. Het bestand bevat geen handtekeninggegevens meer. Een handtekening die ongeldig wordt gemaakt door het document na ondertekening te bewerken, staat nog steeds in het bestand, maar wordt als ongeldig gemarkeerd. Het handtekeningpaneel toont een waarschuwing. De visuele handtekening kan nog steeds verschijnen, maar met een rode X of een waarschuwingsbericht. Het verwijderen van een handtekening is een opzettelijke opruiming. Het ongeldig maken door het ondertekende document te bewerken is documentschade die bij de ontvangers aangeeft dat het document mogelijk is gewijzigd na ondertekening.
Als u een ondertekend document moet bewerken terwijl de handtekening behouden blijft, kunt u dat niet doen. Door het document te bewerken worden de bytes die de handtekening omvat gewijzigd, waardoor de handtekening ongeldig wordt. De enige manier om een ondertekend document te bewerken is door de handtekening te verwijderen, de wijzigingen aan te brengen en vervolgens de bewerkte versie eventueel opnieuw te ondertekenen. Dit is de reden waarom digitale handtekeningen manipulatiebewijs opleveren. Elke wijziging, zelfs het toevoegen van een spatie, verbreekt de handtekening.
Wanneer het verwijderen van een handtekening de juiste keuze is
Verwijder handtekeningen wanneer het ondertekende document wordt voorbereid voor distributie in het archief, waarbij de handtekeningen compatibiliteitsproblemen met de viewer veroorzaken. Verwijder handtekeningen wanneer het document wordt geconverteerd naar een ander formaat en het conversieproces geen ondertekende PDF's kan verwerken. Verwijder handtekeningen wanneer een belanghebbende om een schone versie voor zijn administratie vraagt en de origineel ondertekende versie elders wordt bewaard.
Verwijder geen handtekeningen van de gezaghebbende kopie van een document dat de authenticiteit ervan moet bewijzen. Het ondertekende origineel is het juridische document. De niet-ondertekende versie is een gemakskopie. Label niet-ondertekende kopieën duidelijk, bijvoorbeeld door NIET-ONDERTEKENDE KOPIE toe te voegen aan de metagegevens van het document of als koptekst op de eerste pagina, zodat ontvangers de niet-ondertekende versie niet verwarren met het gezaghebbende ondertekende origineel. De Digitale handtekening op het origineel heeft een juridische functie die de gemakskopie niet heeft. De PDF Editor van WukongPDF verwerkt het verwijderen van handtekeningen netjes, waarbij alle andere documentinhoud behouden blijft. Vooral documentconversiepijplijnen profiteren hiervan: wanneer een ondertekende PDF Word of HTML moet worden, blokkeert de handtekeningstructuur de conversie. Als u eerst handtekeningen verwijdert, ontstaat er een schone PDF die normaal wordt geconverteerd. Na de conversie heeft de inhoud het doelformaat, terwijl de origineel ondertekende PDF het gezaghebbende record blijft. Voor documenten met meerdere handtekeningen die verschillende rondes doorlopen, moet u een duidelijke naamgevingsconventie vaststellen: Contract-Executed-SIGNED.pdf versus Contract-Executed-UNSIGNED-COPY.pdf. De naamgeving voorkomt verwarring over welke versie juridisch gewicht heeft
Voor PDF's die meerdere handtekeningen van verschillende ondertekenplatforms bevatten, zoals één ondertekenaar die Adobe Sign gebruikt en een andere die DocuSign gebruikt, kunnen de gemengde handtekeningformaten compatibiliteitsproblemen veroorzaken. Het verwijderen van alle handtekeningen en opnieuw ondertekenen met één enkel platform levert een schoner document op. Controleer vóór het verwijderen of de origineel ondertekende versie bewaard blijft voor auditdoeleinden. De geconsolideerde, opnieuw ondertekende versie is bedoeld voor distributiegemak, niet ter vervanging van het gezaghebbende origineel voor meerdere platforms.
Wanneer een ondertekend document een Records Management System binnenkomt, kunnen de handtekeningen de mogelijkheid van het systeem om het document te indexeren en te categoriseren verstoren. Veel RMS-platforms markeren digitaal ondertekende PDF's als potentieel onveranderlijke documenten en beperken de geautomatiseerde verwerking. Door de handtekeningen vóór opname te verwijderen, kan de RMS het document normaal verwerken. De origineel ondertekende versie moet buiten het RMS worden gearchiveerd als juridisch document. De niet-ondertekende versie in het RMS dient als werkkopie voor zoeken, ophalen en raadplegen.
Een praktische opmerking over het uiterlijk van handtekeningen na verwijdering: de visuele handtekeningafbeelding of tekst die op de pagina verscheen, kan al dan niet samen met de cryptografische handtekeninggegevens worden verwijderd. Sommige tools verwijderen zowel de cryptografische handtekening als het visuele uiterlijk. Anderen verwijderen alleen de cryptografische gegevens en laten de handtekeningafbeelding als een statische afbeelding op de pagina achter. Als u de handtekeningafbeelding ook wilt verwijderen, bevestig dan dat uw verwijderingsprogramma beide verwerkt. Een PDF die nog steeds een handtekeningafbeelding toont maar niet langer de cryptografische achtergrond heeft, is visueel ondertekend maar niet verifieerbaar, wat verwarring kan veroorzaken bij ontvangers die de handtekening zien en proberen deze te valideren.