De gezondheidszorg genereert een enorme hoeveelheid documenten: intakeformulieren voor patiënten, toestemmingsformulieren, klinische aantekeningen, laboratoriumresultaten, verwijsbrieven, verzekeringsvergunningen, ontslagoverzichten. PDF is voor het grootste deel hiervan het standaardformaat omdat de lay-out exact behouden blijft, elektronisch kan worden ondertekend en op de juiste manier kan worden beveiligd voor beschermde gezondheidsinformatie. Het correct instellen van de workflows is zowel van belang voor de efficiëntie als voor de compliance.
Patiëntformulieren: invulbare PDFs versus papier
Invulbare PDF intakeformulieren die patiënten vóór hun afspraak invullen, verkorten de wachttijd in de wachtkamer en elimineren de transcriptiestap van het invoeren van handgeschreven informatie in een systeem. Een patiënt vult het formulier op zijn apparaat in, de PDF wordt verzonden of per e-mail verzonden en het personeel kan de getypte antwoorden rechtstreeks lezen in plaats van het handschrift te ontcijferen.
Voor het maken van invulbare formulieren is een tool nodig die interactieve velden aan een PDF kan toevoegen: tekstvakken, selectievakjes, vervolgkeuzemenu's. Voor praktijken die momenteel papieren formulieren gebruiken en willen overstappen, behoudt het converteren van het bestaande formulier naar een invulbare PDF de vertrouwde lay-out terwijl de mogelijkheid voor digitale voltooiing wordt toegevoegd. Patiënten die nog steeds de voorkeur geven aan papier, kunnen printen en met de hand schrijven; digitale patiënten vullen het op het scherm in.
Toestemmingsformulieren en elektronische handtekeningen
Elektronische handtekeningen op toestemmingsformulieren zijn in de meeste rechtsgebieden rechtsgeldig voor de meeste soorten medische toestemming, inclusief algemene toestemming voor behandeling, HIPAA-erkenning en overeenkomsten inzake financiële verantwoordelijkheid. Voor specifieke procedures of onderzoeksprotocollen kunnen natte handtekeningen nodig zijn, afhankelijk van institutioneel beleid of wettelijke vereisten; Neem contact op met uw complianceteam.
Een Sign PDF workflow voor toestemmingsformulieren: verzend het formulier als PDF, de patiënt ondertekent elektronisch met elk apparaat, de ondertekende kopie wordt teruggestuurd en opgeslagen in het patiëntendossier. De ondertekende PDF wordt onderdeel van de documentatie waaruit blijkt dat de toestemming is verkregen, met een tijdstempel en de handtekening van de patiënt zichtbaar.
Records en verwijzingen veilig delen
Bij het delen van patiëntendossiers met andere zorgverleners, verwijsbrieven of laboratoriumresultaten is PDF het standaardformaat, maar de transmissiemethode is van belang voor naleving van de HIPAA. E-mail is geen veilig kanaal voor beschermde gezondheidsinformatie (PHI), tenzij er end-to-end-codering wordt gebruikt of de patiënt expliciete schriftelijke toestemming heeft gegeven voor standaard e-mailverzending.
Compatibele opties zijn onder meer: beveiligde berichtenuitwisseling via een EPD-systeem, HIPAA-compatibele fax (die nog steeds veel wordt gebruikt en acceptabel), patiëntportals die gecodeerde toegang bieden, of beveiligde bestandsoverdrachtdiensten die Business Associate Agreements (BAA's) hebben ondertekend. Standaard e-mail-, WeTransfer- of consumentencloudopslaglinks zonder versleuteling zijn niet geschikt voor PHI.
Beveiliging van de gezondheidszorg PDFs
Wachtwoordbeveiliging op PDFs met patiëntinformatie voegt een laag toegangscontrole toe. Als een beschermde gezondheidsinformatie PDF naar het verkeerde e-mailadres wordt verzonden, voorkomt het wachtwoord dat de ontvanger deze kan openen. Dit voldoet op zichzelf niet aan de encryptievereisten van HIPAA, maar het is een extra beveiliging die eenvoudig te implementeren is.
Met de functies PDF Beveiliging kunt u ook het afdrukken en kopiëren beperken. Dit is relevant als u ervoor wilt zorgen dat een gedeeld record niet wordt afgedrukt en op een onbeveiligde locatie wordt achtergelaten, of in een onbeveiligd document wordt gekopieerd en geplakt. Deze controles zijn niet onfeilbaar, maar ze verminderen het risico op onbedoelde openbaarmaking.
Medische documenten archiveren
Voor medische dossiers gelden lange bewaartermijnen: doorgaans zeven tot tien jaar voor volwassen patiënten, en in veel rechtsgebieden langer voor minderjarigen. PDFs opgeslagen als PDF/A zijn geschikt voor het langdurig archiveren van medische dossiers: het formaat is op zichzelf staand, gestandaardiseerd en is niet afhankelijk van propriëtaire software om na verloop van tijd leesbaar te blijven.
Gescande papieren documenten moeten vóór archivering met OCR worden verwerkt. Een gescand document zonder OCR is een afbeelding; het kan worden bekeken maar niet worden doorzocht. Met een doorzoekbare PDF kan een zorgverlener snel specifieke informatie in het dossier van een patiënt vinden, wat directe gevolgen heeft voor de kwaliteit van de zorg wanneer de dossiers lang of complex zijn.