Het splitsen van een PDF op basis van het aantal pagina's is de standaardaanpak. Maar als het doel is om onder de limiet voor e-mailbijlagen te blijven, is een opsplitsing van de bestandsgrootte nuttiger. Een bewerking PDF splitsen die het document verdeelt in stukken van ongeveer gelijke bestandsgrootte zorgt ervoor dat elk uitvoerbestand binnen de doellimiet past, ongeacht het aantal pagina's dat daarvoor nodig is. Elke pagina draagt afhankelijk van de inhoud in een andere mate bij aan de bestandsgrootte. Een pagina met een foto met hoge resolutie is veel groter dan een pagina met platte tekst. Op bestandsgrootte gebaseerde splitsing is de meest betrouwbare manier om ervoor te zorgen dat elk uitvoerbestand voldoet aan de limieten voor e-mailbijlagen en uploadgrootte. Wanneer u de gesplitste bestanden per e-mail naar een ontvanger verzendt, vermeld dan het totale aantal delen in de onderwerpregel van elke e-mail. Een onderwerp als Q3 Report Part 2 of 5 vertelt de ontvanger hoeveel e-mails hij kan verwachten en bevestigt dat er geen enkele ontbreekt. Zonder deze informatie kan het zijn dat een ontvanger die de delen 1, 2, 3 en 5 van een gesplitst document ontvangt, zich niet realiseert dat deel 4 ontbreekt en denkt dat de onvolledige set het volledige document is. Voor terugkerende gesplitste taken, zoals het voorbereiden van wekelijkse rapporten voor e-maildistributie, slaat u de gesplitste configuratie op als een voorinstelling. De voorinstelling slaat de doelbestandsgrootte, naamgevingsconventie en uitvoermap op. Het toepassen van de voorinstelling op elk nieuw rapport zorgt voor een consistente uitvoeropmaak en elimineert het risico dat u elke week verschillende instellingen invoert. Het splitsen van bestandsgroottes helpt ook bij synchronisatie van cloudopslag. Cloudsynchronisatieservices hebben soms moeite met zeer grote bestanden, waardoor synchronisatieconflicten en versieverwarring ontstaan. Door een grote PDF op te splitsen in kleinere delen met een doelgrootte die betrouwbaar synchroniseert, doorgaans minder dan 50 MB voor de meeste services, zorgt u ervoor dat wijzigingen in het document correct worden gesynchroniseerd op alle apparaten. Elk deel wordt onafhankelijk gesynchroniseerd, en bewerkingen in één deel hebben geen invloed op de andere delen.
Belangrijkste punten
Op bestandsgrootte gebaseerde splitsing verdeelt een PDF in delen op basis van megabytes, niet van pagina's. Elk uitvoerbestand benadert de doelgrootte zo dicht mogelijk, zonder deze te overschrijden. De splitstool berekent de cumulatieve grootte terwijl het pagina's aan elk deel toevoegt en een nieuw deel start wanneer de volgende pagina het doel zou overschrijden. Dit levert uitvoerbestanden op met verschillende paginaaantallen, maar met consistente bestandsgroottes, wat ideaal is voor limieten voor e-mailbijlagen en beperkingen voor de uploadgrootte.
Laat bij het kiezen van de doelgrootte voor het splitsen een kleine marge onder de werkelijke limiet. Als uw e-mailsysteem een limiet van 10 MB heeft, kunt u deze splitsen op 9,5 MB om rekening te houden met de overhead voor e-mailcodering, die ongeveer 30 tot 40 procent aan de bijlagegrootte toevoegt. Een pdf van 9,5 MB wordt na codering ongeveer een e-mailbijlage van 12 tot 13 MB. Door ruim onder de limiet te blijven, voorkom je terugslag.
Waarom splitsen op bestandsgrootte in plaats van op paginaaantal
E-mailsystemen hanteren limieten voor de bestandsgrootte, doorgaans 10 MB of 25 MB, afhankelijk van de provider. Een pdf van 50 pagina's waarbij elke pagina uit tekst bestaat, kan 2 MB groot zijn, ruim onder de limiet. Een PDF van 20 pagina's waarbij elke pagina een scan met hoge resolutie is, kan 30 MB groter zijn dan de limiet. Als u opsplitst op basis van het aantal pagina's, krijgt u drie ongeveer gelijke delen van het tekstdocument, waarvan u geen enkele hoeft te splitsen. U krijgt dan ook vier delen van vijf pagina's van het gescande document, elk onder de limiet, maar zonder controle over de werkelijke bestandsgrootte. Splitsen op bestandsgrootte levert het optimale aantal chunks op die allemaal onder de limiet blijven.
Voor het uploaden van formulieren op overheids- en juridische websites gelden ook limieten voor de bestandsgrootte. Een PDF-bestandsgrootte-splitsing zorgt ervoor dat elk deel onder de maximale uploadgrootte van de portal ligt, zonder giswerk. U hoeft niet met verschillende paginaaantallen te experimenteren om de splitsing te vinden die onder de limiet blijft. Stel de doelgrootte in en de tool doet de rest.
Een PDF splitsen op bestandsgrootte
Open de PDF in een splitstool die splitsen op basis van bestandsgrootte ondersteunt. Zoek naar een optie voor de gesplitste modus met het label "Bestandsgrootte" of "Op maat." Voer de doelgrootte in megabytes in. De tool analyseert de bijdrage van elke pagina aan de totale bestandsgrootte en berekent de optimale splitspunten. Pas de splitsing toe. Elk uitvoerbestand heeft een kleinere doelgrootte. Het laatste bestand kan aanzienlijk kleiner zijn dan het doelbestand als de resterende pagina's het niet vullen.
De splitstool wijzigt de inhoud van individuele pagina's niet. Als een enkele pagina groter is dan het beoogde gesplitste formaat, gaat die pagina ongesplitst door. Het uitvoerbestand dat het bevat, overschrijdt het doel. De tool waarschuwt u doorgaans voor te grote pagina's tijdens het splitsingsproces. Pak te grote pagina's aan door de afbeeldingen op die specifieke pagina's te comprimeren voordat ze opnieuw worden gesplitst.
De berekening van de bestandsgrootte is een benadering, omdat tijdens de splitsing toegepaste compressie de grootte van elk uitvoerbestand enigszins kan veranderen. Een gesplitst doel van 10 MB kan uitvoerbestanden opleveren die variëren van 9,5 MB tot 9,9 MB. De tool maakt de fout om onder de limiet te blijven. Als een uitvoerbestand de limiet een klein beetje overschrijdt, bevat het meestal een enkele pagina die groter is dan de doelgrootte. Een pagina met een ingesloten afbeelding met hoge resolutie kan op zichzelf 12 MB groot zijn. In dit geval comprimeert u die specifieke pagina voordat u deze splitst, of accepteert u dat deze niet kan worden gesplitst onder het individuele paginaformaat.
Combineer het splitsen van bestandsgroottes met compressie voor de beste resultaten
Na het splitsen geeft u de uitvoerbestanden een naam die de volgorde duidelijk maakt. Een naamgevingsconventie zoals Document-Part1of4.pdf, Document-Part2of4.pdf vertelt de ontvanger hoeveel delen hij kan verwachten en de juiste leesvolgorde. Zonder duidelijke naamgeving ontvangt de ontvanger meerdere bestanden met vergelijkbare namen en geen indicatie van hoe ze in elkaar passen.
Voor gescande documenten waarvan de afzonderlijke pagina's groot zijn, comprimeert u eerst de PDF en vervolgens splitst u deze op bestandsgrootte. De compressie verkleint de grootte per pagina, waardoor meer pagina's per uitvoerbestand mogelijk zijn. Zonder compressie zou een gescand document één pagina per uitvoerbestand kunnen produceren met een doelgrootte van 10 MB, waardoor het doel van het splitsen teniet wordt gedaan. Met compressie kan hetzelfde document vijf tot tien pagina's per uitvoerbestand bevatten.
WukongPDF biedt zowel compressie als op bestandsgrootte gebaseerde splitsing. Comprimeer het document om de grootte per pagina te verkleinen en splits vervolgens op bestandsgrootte met uw doellimiet. De gecombineerde aanpak levert minder uitvoerbestanden op met elk meer pagina's, waardoor de gesplitste documenten beter bruikbaar zijn voor de ontvanger. Een enkel bestand van 10 pagina's is gemakkelijker te beoordelen dan tien bestanden van 1 pagina.
Veelgestelde vragen
Kan ik het splitsen van het aantal pagina's en het splitsen van de bestandsgrootte in dezelfde bewerking combineren? De meeste tools bieden het een of het ander, niet beide tegelijk. De oplossing is om eerst te splitsen op bestandsgrootte en vervolgens te controleren of een van de resulterende bestanden het gewenste aantal pagina's overschrijdt. Als een deel van de bestandsgrootte te veel pagina's bevat, kunt u dat deel verder opsplitsen op basis van het aantal pagina's. De tweefasenaanpak geeft u controle over beide dimensies.
Is er een minimale bestandsgrootte waaronder het splitsen op bestandsgrootte niet nuttig is? Als de volledige PDF minder dan 1 MB groot is, is het onwaarschijnlijk dat het opsplitsen op bestandsgrootte nodig is, omdat de meeste e-mail- en uploadlimieten 10 MB of hoger zijn. Onder de 1 MB overschrijdt de overhead van het beheren van meerdere gesplitste bestanden het voordeel van splitsen. Voor documenten die kleiner zijn dan de relevante groottelimiet is het splitsen op paginaaantal of sectie nuttiger dan het splitsen op bestandsgrootte.
Wat moet ik doen als de gesplitste uitvoerbestanden na compressie nog steeds te groot zijn? Controleer of afzonderlijke pagina's ingesloten afbeeldingen met hoge resolutie bevatten die de bestandsgrootte bepalen. Pak die pagina's uit, comprimeer de afbeeldingen verder met een afbeeldingseditor en plaats ze opnieuw in het document. Daarna opnieuw gesplitst. Het knelpunt is bijna altijd een paar pagina's met grote afbeeldingen in plaats van het hele document.
Kan ik een PDF splitsen op bestandsgrootte en ook bepalen waar de splitsing plaatsvindt om te voorkomen dat een sectie in tweeën wordt gesneden?
Met sommige geavanceerde splitstools kunt u gewenste splitspunten instellen bij sectiegrenzen en een maximale bestandsgroottelimiet instellen. Het hulpmiddel splitst eerst bij de sectiegrenzen en splitst alleen binnen een sectie als de sectie de limiet voor de bestandsgrootte overschrijdt. Dit combineert het organisatorische voordeel van op secties gebaseerd splitsen met de groottecontrole van op bestandsgrootte gebaseerd splitsen.
Wat gebeurt er als de doelbestandsgrootte kleiner is dan de grootste afzonderlijke pagina in de PDF?
Die pagina kan niet worden gesplitst omdat een enkele PDF-pagina ondeelbaar is. De tool maakt een uitvoerbestand met alleen die pagina, dat de doelgrootte overschrijdt. De tool zou u moeten waarschuwen wanneer dit gebeurt. Comprimeer die pagina afzonderlijk en probeer het opnieuw, of accepteer dat de pagina het doel overschrijdt.
Werkt splitsen op basis van bestandsgrootte anders voor PDF's met ingesloten lettertypen dan voor PDF's zonder?
Ingesloten lettertypen worden gedeeld tussen pagina's. Het eerste uitvoerbestand bevat de volledige lettertypegegevens, waardoor het groter is dan volgende bestanden waarin dezelfde lettertypen worden hergebruikt zonder ze opnieuw in te sluiten. De split-tool houdt hier rekening mee door de overhead van de gedeelde bronnen in de berekening op te nemen. Het eerste bestand bevat mogelijk iets minder pagina's dan volgende bestanden met hetzelfde doelformaat.