누군가 중요한 정보를 검게 처리한 PDF를 귀하에게 보냈습니다. 검은색 직사각형은 이름, 계좌번호, 기밀 인물을 가리킵니다. 문서가 제대로 수정된 것 같습니다. 그러나 아마도 그렇지 않을 것입니다. 주석 도구, 모양 도구 또는 스크린샷 마크업 앱을 사용하여 PDF의 텍스트 위에 검은색 상자를 그려도 기본 텍스트는 제거되지 않습니다. 텍스트는 검은색 직사각형 아래에 PDF 콘텐츠 스트림에 남아 있으며, 텍스트를 선택하거나 복사하거나 문서 구조를 검사하는 방법을 아는 사람은 누구나 완전히 복구할 수 있습니다. 이는 PDF Redaction에서 가장 흔하고 가장 위험한 실수이며, 이로 인해 기밀 정보, 기밀 법적 합의, 영구적으로 숨겨야 했던 개인 데이터가 공개되는 결과를 낳았습니다.
그리기 도구와 편집 도구의 근본적 차이점
그리기 도구는 페이지 콘텐츠 위의 주석 레이어에 색상이 있는 직사각형을 배치합니다. 직사각형은 눈에 불투명하여 아래에 있는 모든 것을 덮지만, 밑에 있는 내용은 전혀 변경되지 않은 상태로 유지됩니다. PDF 사양은 주석 레이어를 비파괴적으로 정의합니다. 원본 콘텐츠를 변경하지 않고 마크업을 추가하도록 설계되었습니다. 댓글을 추가하거나 텍스트를 강조 표시할 때 이는 버그가 아닌 기능입니다. 정보를 영구적으로 숨기려는 의도로 그리기 도구를 사용하면 심각한 문제가 됩니다.
이와 대조적으로 교정 도구는 콘텐츠를 영구적으로 제거하도록 표시한 다음 교정이 적용될 때 PDF 콘텐츠 스트림에서 해당 콘텐츠를 삭제합니다. 교정을 적용하면 표시된 텍스트가 사라집니다. 영역을 선택하거나 텍스트 편집기에 복사하거나 PDF 내부 구조를 검사하여 복구할 수 없습니다. 수정된 텍스트를 대체하는 검은색 상자는 오버레이가 아닌 시각적 자리 표시자입니다. 거기에 있던 텍스트는 파일에서 물리적으로 제거되었습니다. 이것이 진정한 PDF 개인정보 보호를 달성하는 유일한 방법입니다.
문제 시연: 블랙박스 아래의 텍스트를 복구하는 방법
그리기 도구로 숨겨진 텍스트를 복구하는 것은 매우 쉽습니다. 어떤 뷰어에서든 PDF를 엽니다. 텍스트 선택 도구를 사용하여 검은색 직사각형이 포함된 영역을 클릭하고 드래그합니다. Ctrl-C를 눌러 복사하고 텍스트 편집기에 붙여넣습니다. 화면에서 볼 수 없었던 텍스트가 텍스트 편집기에 나타납니다. 이는 선택 도구가 시각적 레이어가 아닌 PDF 콘텐츠 스트림에서 작동하기 때문에 작동합니다. 검정색 직사각형이 있는 주석 레이어는 텍스트 선택 메커니즘에 의해 무시됩니다.
보다 철저한 복구 방법에는 PDF 콘텐츠 스트림을 직접 검사하는 것이 포함됩니다. PDF 검사 도구는 모든 주석을 제거한 각 페이지의 원시 텍스트 내용을 표시할 수 있습니다. 텍스트 편집기에서 PDF를 열고 페이지 콘텐츠 스트림을 찾은 다음 텍스트 개체의 시작과 끝을 나타내는 BT와 ET 마커 사이의 텍스트를 읽습니다. 검은색 직사각형 아래에 숨겨진 모든 단어는 콘텐츠 스트림의 일반 텍스트로 표시됩니다. 블랙박스를 그리는 것은 종이에 비밀번호를 적고 그 위에 스티커를 붙이는 것과 거의 같은 수준의 보안을 제공합니다.
부적절한 편집의 실제 결과
그리기 도구가 수행하는 것처럼 보이는 것과 실제로 수행하는 작업 사이의 차이로 인해 실질적인 피해가 발생했습니다. 정부 기관은 누구나 복사 및 붙여넣기를 통해 복구할 수 있는 검은색 직사각형으로 숨겨진 기밀 정보가 포함된 PDF를 공개했습니다. 변호사가 편집 도구 대신 마크업 도구를 사용했기 때문에 법원 서류에서는 기밀 합의 금액과 봉인된 증인 신원이 노출되었습니다. 회사에서는 직원이 민감한 필드를 영구적으로 제거하지 않고 시각적으로 가렸기 때문에 정보 요청에 대응하여 고객 데이터를 공개했습니다.
이러한 사건은 드문 경우가 아닙니다. 블랙박스를 그리는 데 따른 시각적 피드백이 매우 설득력이 있기 때문에 이런 일이 정기적으로 발생합니다. 블랙박스는 적절한 편집이 보여야 하는 모습과 똑같습니다. 이를 적용하는 사람은 민감한 텍스트가 시야에서 사라지는 것을 보고 작업이 완료되었다고 가정합니다. PDF 편집 실패는 나중에 다른 사람이 숨겨진 텍스트를 복사하여 붙여넣을 때 또는 숨겨져 있어야 했던 내용을 밝혀내기 위한 인센티브를 가지고 당사자가 문서를 검사할 때에만 분명해집니다.
PDF에서 텍스트를 올바르게 수정하는 방법
적절한 교정은 콘텐츠가 영구적으로 제거되도록 하는 특정 순서를 따릅니다. 먼저, 교정(Redact), 교정 표시(Mark for Redaction) 등으로 표시된 전용 교정 기능이 포함된 도구에서 PDF를 엽니다. 이것은 그리기 도구도 아니고, 모양 도구도 아니고, 주석 도구도 아닙니다. 교정 기능을 선택하고 제거해야 하는 모든 텍스트 위에 직사각형을 그립니다. 도구는 표시된 영역을 일반적으로 색상 오버레이로 강조 표시하여 표시된 내용을 보여줍니다.
둘째, 교정을 적용합니다. 이는 적절한 편집과 시각적 숨기기를 분리하는 중요한 단계입니다. 교정 적용, 마무리 또는 굽기 버튼을 찾으세요. 이 버튼을 클릭하면 문서에서 표시된 내용이 영구적으로 삭제됩니다. 적용 후 컬러 오버레이 표시는 검은색 상자로 대체되고 기본 텍스트는 콘텐츠 스트림에서 사라집니다. 셋째, 수정된 영역에서 텍스트를 선택하고 복사하여 수정을 확인합니다. 복사할 수 있는 텍스트가 있으면 교정이 올바르게 적용되지 않은 것입니다.
보이는 텍스트 외에 수정이 필요한 추가 콘텐츠
적절한 교정은 페이지에 보이는 텍스트 그 이상입니다. 문서 제목, 작성자, 주제 및 키워드를 포함한 PDF 메타데이터 필드에는 페이지에 표시되지 않지만 문서 속성에 저장되는 중요한 정보가 포함될 수 있습니다. 문서 속성 패널을 열고 모든 메타데이터 필드를 검사합니다. 공개하면 안 되는 정보가 포함된 필드를 모두 지웁니다.
숨겨진 텍스트 레이어, 양식 필드 데이터 및 첨부 파일에도 수정되지 않은 정보가 포함될 수 있습니다. 스캔 및 OCR을 통해 생성된 PDF에는 보이는 페이지 이미지 뒤에 보이지 않는 텍스트 레이어가 있을 수 있습니다. OCR 텍스트 레이어를 수정하지 않고 표시되는 페이지 이미지를 수정하면 검색 및 복사 작업을 통해 텍스트를 복구할 수 있습니다. 수정 후 전체 콘텐츠 검사를 실행하여 레이어, 메타데이터 필드 또는 첨부 파일에 복구 가능한 민감한 정보가 남아 있지 않은지 확인하세요. WukongPDF 및 유사한 플랫폼은 콘텐츠를 영구적으로 제거하고 모든 콘텐츠 유형에 걸쳐 포괄적인 편집을 지원하는 PDF 편집 도구를 제공합니다.
차이점을 인식하도록 사용자 교육
부적절한 편집을 방지하기 위해 조직이 취할 수 있는 가장 효과적인 단일 단계는 교육입니다. 검은색 직사각형으로 숨겨진 텍스트가 있는 PDF를 사용자에게 표시합니다. 텍스트가 제대로 수정되었는지 물어보세요. 대부분은 그렇다고 대답할 것입니다. 그런 다음 숨겨진 텍스트를 복사하여 붙여넣는 방법을 보여줍니다. 그 시위는 어떤 서면 정책보다 훨씬 더 기억에 남습니다. 숨겨진 텍스트가 텍스트 편집기에 나타나는 것을 본 후 사용자는 다시는 그리기 도구와 편집 도구를 혼동하지 않습니다.
수정된 문서를 보내기 전에 모든 사용자가 수행해야 하는 간단한 확인 단계를 교육에 포함합니다. 즉, 문서의 모든 텍스트를 복사하여 일반 텍스트 편집기에 붙여넣습니다. 붙여넣은 텍스트를 자세히 읽고 수정된 정보가 나타나지 않는지 확인하세요. 그렇다면 수정이 적용되지 않았으므로 문서를 보내서는 안 됩니다. 이 1분 검증 단계를 일관되게 적용하면 대부분의 부적절한 편집 사고를 예방할 수 있습니다.
실패한 편집의 법적 및 규제적 의미
많은 관할권에서 부적절한 편집으로 인해 개인 데이터를 공개하는 것은 의도적으로 공개하는 것과 동일하게 취급됩니다. 규제 의무는 데이터를 보호하는 것입니다. 사이버 공격을 통해서든, 수정 대신 블랙박스를 그리는 방법을 통해서든, 실패 방법은 보호된 데이터가 공개되었다는 사실을 바꾸지 않습니다. GDPR, HIPAA 및 기타 개인 정보 보호 규정에 따라 수정 실패로 인해 조직에 벌금이 부과되었습니다.
교정 실패로 인한 법적 노출은 적절한 교정 도구 및 교육 구현 비용을 초과하는 경우가 많습니다. 법원 서류, 규제 기관의 제출 서류 또는 데이터 액세스 요청에 대한 응답에 부적절하게 수정된 단일 PDF가 첨부되면 조사, 벌금 부과 및 명예 훼손이 촉발될 수 있습니다. 적절한 PDF 편집 도구 및 교육에 대한 투자는 단일 편집 실패 비용의 일부에 불과합니다.
민감한 문서를 정기적으로 처리하는 조직의 경우 해당 작업에 맞게 설계된 PDF Redaction 도구에 투자하고 부적절한 숨김에 오용될 수 있는 도면 및 주석 도구에 대한 액세스를 제한하십시오. 도구 모음에 수정 도구만 표시하도록 구성된 PDF 편집기는 바쁜 직원이 수정 도구 대신 친숙한 그림 직사각형에 손을 뻗을 가능성을 줄여줍니다.
적절한 PDF 편집은 표시한 다음 적용하는 2단계 프로세스입니다. 표시 단계에서는 제거할 항목을 식별합니다. 적용 단계에서 영구적으로 삭제됩니다. 두 번째 단계를 건너뛰는 것은 봉투에 기밀 사항을 적고 봉인하지 않은 상태로 두는 것과 디지털 방식으로 동일합니다. 라벨은 개인 정보 보호를 제안합니다. 콘텐츠에 계속 액세스할 수 있습니다.
적절한 PDF 수정을 적용한 후 모든 페이지에 복사하여 붙여넣기 확인 테스트를 수행하는 것이 수정이 성공했는지 확인하는 유일한 방법입니다. 적절하게 수정된 수백 개의 텍스트 블록 중 하나의 누락된 텍스트 블록은 여전히 공개입니다.
세간의 이목을 끄는 공개 실패에서 얻은 PDF 편집 교훈은 분명합니다. 시각적 숨김은 제거가 아닙니다. 민감한 문서를 처리하는 조직은 직원에게 적절한 수정 도구를 제공하고 수정된 문서가 조직을 떠나기 전에 해당 도구가 올바르게 사용되고 있는지 확인해야 합니다.