PDF와 XML은 완전히 다른 목적으로 만들어졌기 때문에 비교가 이례적입니다. 직접적으로 경쟁하는 경우는 거의 없습니다. 그러나 규제 대상 산업, 정부 시스템, B2B 워크플로에서 조직은 문서 교환을 위해 두 가지 중 하나를 선택해야 하는 경우가 있습니다. 각 형식이 실제로 수행하는 작업을 이해하면 올바른 선택이 분명해집니다.
XML의 목적
XML(Extensible Markup Language)은 구조화된 데이터 형식입니다. 이는 명시적인 레이블, 즉 각 데이터가 말하는 내용뿐만 아니라 각 데이터 조각의 의미를 식별하는 태그와 함께 정보를 저장합니다. XML 송장에는 숫자 1250.00만 포함되는 것이 아닙니다. 여기에는 <TotalAmount 통화="USD">1250.00</TotalAmount>가 포함되어 있습니다. 해당 파일을 읽는 모든 시스템은 모호함 없이 해당 숫자가 무엇을 나타내는지 정확히 알고 있습니다.
따라서 XML은 기계 간 데이터 교환에 이상적입니다. 시스템은 사람의 개입 없이 자동으로 XML을 가져오고, 검증하고, 처리할 수 있습니다. 의료(HL7, FHIR), 금융(FIX, XBRL) 및 정부(다양한 국가 전자 송장 표준)와 같은 규제 산업에서 XML은 소프트웨어가 XML을 안정적으로 읽을 수 있기 때문에 자동화된 문서 워크플로우의 기반입니다.
PDF의 목적
PDF는 프레젠테이션 형식입니다. 문서가 페이지에서 어떻게 보이는지 시각적으로 나타냅니다. PDF 송장은 송장처럼 보입니다. 서식이 지정되어 있고 읽을 수 있으며 전문적인 레이아웃이 있습니다. 동일한 총액이 페이지의 특정 위치에 서식 있는 텍스트로 표시됩니다. 인간은 쉽게 읽을 수 있습니다. 여기에서 데이터를 추출하는 자동화 시스템은 훨씬 더 열심히 일해야 합니다.
PDF는 사람이 콘텐츠를 읽고 서명하거나 보관해야 하는 문서 교환에 탁월합니다. 계약서, 보고서, 제안서, 인증서 등 기계가 처리하는 것이 아니라 사람이 읽고 이해하도록 만들어진 모든 것입니다.
데이터 교환에 PDF이 더 나은 경우
PDF는 수신자가 인간일 때 승리합니다. 투자자에게 재무 보고서를 보내고, 이를 읽을 규제 기관에 규정 준수 문서를 보내고, 고객에게 제안서를 보내는 것은 프레젠테이션과 가독성이 중요한 교환입니다. XML은 데이터 요구 사항을 충족하지만 사람이 읽고 싶어하지 않는 내용을 생성합니다.
PDF는 규제 또는 법적 요구 사항이 지정된 경우에도 작동합니다. 많은 법원 시스템, 정부 포털 및 규정 준수 프레임워크에는 PDF 제출이 필요합니다. 이러한 맥락에서 형식 선택은 결정이 아니라 필수 사항입니다.
XML이 더 나은 경우
수신자가 시스템일 때 XML이 승리합니다. 보낸 송장이 사람의 검토 없이 구매자의 ERP 시스템으로 직접 전달되는 경우 XML을 사용하면 수동 데이터 입력 없이 자동으로 가져오기가 수행됩니다. 전송한 건강 기록이 다른 제공자의 임상 시스템으로 이동하는 경우 FHIR XML은 해당 기록이 시스템에서 기본적으로 이해할 수 있는 형식으로 도착하도록 보장합니다.
많은 국가, 특히 EU 전역과 멕시코, 브라질, 인도 등의 시장에서 전자 송장 발행 의무화에는 세금 규정 준수를 위한 XML 기반 송장 형식이 필요합니다. 세무 당국의 시스템은 XML을 읽고 송장을 자동으로 확인합니다. 인적 기록의 경우 PDF를 첨부할 수 있지만 시스템이 처리하는 것은 XML입니다.
하이브리드: PDF 내장된 XML
가장 정교한 접근 방식은 인간이 읽을 수 있는 PDF와 기계가 처리할 수 있는 내장된 XML 데이터를 결합합니다. 독일의 ZUGFeRD 표준과 프랑스의 Fatur-X 표준은 바로 구조화된 XML이 내부에 포함된 PDF 송장입니다. 하나의 파일이 두 가지 목적을 모두 수행합니다.
PDF/A-3은 특히 이 사용 사례를 지원하여 PDF 컨테이너 내부에 임의의 파일 첨부를 허용합니다. PDF 도구 생태계는 전자 송장 요구 사항이 전 세계적으로 확산됨에 따라 이러한 하이브리드 형식을 점점 더 많이 지원하고 있습니다. 인간의 가독성과 기계 처리 요구 사항을 모두 충족해야 하는 조직의 경우 이는 다른 형식보다 하나의 형식을 선택하는 것이 아닌 앞으로 나아갈 길입니다.