계약에는 네 사람의 서명이 필요합니다. 영업 이사가 먼저 서명합니다. 그 다음은 법률 검토자입니다. 그런 다음 클라이언트. 그런 다음 CEO가 최종 승인을 내립니다. 각 서명은 올바른 순서로 적용되어야 합니다. 각 서명자는 이전 서명 이후의 문서를 그대로 확인해야 합니다. 최종 문서에는 4개의 서명이 모두 표시되어야 하며 각각은 독립적으로 검증 가능하고 워크플로우에 필요한 순서대로 문서에 각각 적용됩니다. 이는 순차적 서명이며 계약, 승인 및 여러 당사자가 특정 순서에 따라 서명해야 하는 모든 문서에 대한 표준 작업 흐름입니다.
브라우저 기반 PDF 서명 도구는 이미 서명된 문서에 추가 서명을 추가할 수 있도록 하여 순차적 서명을 지원합니다. 각각의 새 서명은 해당 시점에 존재하는 문서에 적용됩니다. 이전 서명은 해당 문서 내용이 변경되지 않는 한 유효합니다. 서명 순서는 서명 패널에 유지됩니다. 이 가이드에서는 순차적 서명 작업 흐름을 설정하고 실행하는 방법을 다룹니다.
Sign PDF 순차 작업 흐름은 종이 문서를 테이블 주위로 전달하는 것과 디지털 방식으로 동일합니다. 각 사람이 차례로 서명합니다. 각 서명은 문서 기록에 추가됩니다. 프로세스는 선형입니다. 감사 추적이 완료되었습니다.
PDF에서 순차적 서명이 작동하는 방식
PDF에는 각각 독립적으로 적용되는 여러 디지털 서명 필드가 있을 수 있습니다. 첫 번째 서명자가 서명하면 그 순간 서명이 전체 문서 내용에 적용됩니다. 두 번째 서명자가 서명하면 해당 서명은 첫 번째 서명 자체를 포함하여 첫 번째 서명 이후에 존재하는 문서에 적용됩니다. 각 후속 서명은 현재 상태의 문서에 대한 암호화 스냅샷을 생성합니다. 서명은 체인을 형성하며 각 건물은 이전 서명 위에 구축됩니다. 서명에 포함된 문서 내용이 나중에 수정되면 해당 특정 서명은 유효하지 않게 되지만 수정된 내용에 포함된 이후 서명도 영향을 받을 수 있습니다.
PDF 리더의 디지털 서명 패널에는 모든 서명이 시간순으로 나열됩니다. 각 항목에는 서명자 이름, 서명 시간 및 유효성 상태가 표시됩니다. 유효한 서명 체인은 모든 서명자가 올바른 순서로 문서를 승인했음을 확인합니다.
서명 순서 설정
첫 번째 서명을 적용하기 전에 서명 순서를 정의합니다. 순서는 문서의 비즈니스 로직을 따라야 합니다. 계약에 따라 판매자가 먼저 서명한 다음 구매자가 서명해야 할 수도 있습니다. 내부 승인에는 작성자, 관리자, 임원이 필요할 수 있습니다. 모든 서명자에게 시퀀스를 전달합니다. 각 서명자는 누가 앞에 서명하고 누가 뒤에 서명하는지 알아야 합니다. 순차 접근 방식은 서명자가 순서 없이 로그아웃하여 작업 흐름을 방해하는 것을 방지합니다.
PDF 보안 서명 순서를 문서와 함께 문서화해야 합니다. 필요한 서명자를 순서대로 나열하는 간단한 표지 노트이면 충분합니다. WukongPDF는 서명 작업 흐름을 지원합니다. 문서 소유자는 서명 순서를 관리합니다.
순차적 작업 흐름에 대한 서명 유형 비교
| 서명 유형 | 순차 지원 | 에 가장 적합 |
|---|---|---|
| 전자(그리기 또는 타이핑) | 순차적으로 적용 가능합니다. 각 서명은 독립적입니다. 서명 간 암호화 종속성 없음 | 내부 승인, 신원 확인이 중요하지 않은 일상적인 문서 |
| 디지털(인증서 기반) | 순차적 서명을 위해 설계되었습니다. 각 서명은 이전 서명을 포함한 문서 상태를 암호화 방식으로 포함합니다. | 검증 가능한 서명 순서가 필요한 계약서, 규제 서류, 법적 문서 |
서명 순서 오류 처리
서명자가 순서에 맞지 않게 서명하면 오류가 발생한 지점부터 문서를 다시 시작해야 할 수도 있습니다. 먼저 서명해야 하는 서명자 앞에 적용된 서명은 서명 순서가 의도한 순서를 반영하지 않는 문서를 생성합니다. 법적 또는 절차적 의미는 문서 유형과 수신자의 기대에 따라 달라집니다. 내부 문서의 경우 서명 순서가 지침이 될 수 있습니다. 외부 계약의 경우 서명 순서가 계약상 명시될 수 있습니다.
Sign PDF 순차 워크플로는 PDF 형식이 아닌 프로세스에 따라 적용됩니다. 이 형식은 언제든지 모든 서명을 허용합니다. 문서 소유자는 문서를 서명자에게 올바른 순서로 배포하여 순서를 제어합니다.
순차 서명 프로세스 중 서명 상태 추적
문서가 서명 순서를 거치면서 서명한 사람과 보류 중인 사람을 추적합니다. 각 서명자, 예상 서명 날짜 및 실제 서명 날짜가 나열된 간단한 추적 시트를 통해 가시성을 얻을 수 있습니다. 추적을 통해 프로세스가 중단되는 동안 문서가 다른 사람의 받은 편지함에 보관되는 것을 방지할 수 있습니다.
Sign PDF 추적 시트는 문서와 별개입니다. PDF 서명 패널에는 누가 서명했는지 표시됩니다. 추적 시트에는 아직 서명하지 않은 사람이 표시됩니다. 이를 통해 서명 프로세스에 대한 전체 보기를 제공합니다.
서명자가 서명을 거부하면 어떻게 되나요?
시퀀스의 서명자는 서명을 거부할 수 있습니다. 승인되기 전에 문서를 변경해야 할 수도 있습니다. 아니면 문서를 완전히 거부할 수도 있습니다. 서명 프로세스는 해당 서명자에서 중지됩니다. 문서가 거부 지점을 통과하지 않았기 때문에 후속 서명자는 서명할 수 없습니다.
거부하는 서명자 설명과 함께 문서를 작성자에게 반환합니다. 필요에 따라 문서를 수정하십시오. 수정된 버전으로 서명 순서를 처음부터 다시 시작합니다. PDF 보안 순차 서명 프로세스에서는 건너뛰기를 허용하지 않습니다. 정의된 순서의 모든 서명자는 서명해야 합니다.
여러 서명자의 서명 모양 관리
페이지의 시각적 표현인 각 서명자의 서명 모양을 사용자 정의할 수 있습니다. 한 서명자는 타이핑된 서명을 선호할 수 있습니다. 다른 사람은 그려진 서명을 원할 수도 있습니다. 세 번째는 공식 우표가 필요할 수 있습니다. 서명 모양은 서명 시 서명자별로 구성됩니다. 문서에는 서명자마다 다른 서명 스타일이 표시될 수 있습니다.
그러나 서명자 전체에 걸쳐 일관된 서명 형식을 지정하면 보다 전문적으로 표시됩니다. 가능하다면 서명 프로세스가 시작되기 전에 표준 서명 형식에 동의하세요. Sign PDF 모양 일관성은 기술적 요구 사항이 아니라 전문성 결정입니다.
완전한 감사 추적을 통해 완전히 서명된 문서 보관
모든 서명이 적용된 후 전체 서명 패널을 그대로 유지하면서 서명된 문서를 보관합니다. 서명 패널은 감사 추적입니다. 누가, 언제, 어떤 순서로 서명했는지 증명합니다. 나중에 문서가 다른 형식으로 변환되거나 서명을 제거하는 도구를 통해 처리되면 감사 추적이 손실됩니다.
서명된 PDF를 최종 기록으로 저장합니다. 모든 사본이나 변환은 파생물입니다. 서명된 원본의 PDF 보안 보관은 서명 프로세스의 증거를 보존합니다.
서명 거부 및 문서 수정 순서 중간 처리
시퀀스 중간에 있는 서명자는 서명하기 전에 변경 사항을 요청할 수 있습니다. 문서를 수정해야 하는데 이전 서명이 이제 오래된 버전이 되었습니다. 수정된 문서로 서명 순서를 처음부터 다시 시작하세요. 이전 버전의 이전 서명은 문서 기록의 일부로 보관됩니다.
개정 내용과 시퀀스를 다시 시작하는 이유를 문서화합니다. Sign PDF 감사 추적에는 특정 서명자의 요청에 따라 문서가 수정되었고 서명 프로세스가 다시 시작되었음을 보여주는 수정 내역이 포함되어야 합니다.
서명 필드 사용과 자유 형식 서명 배치 비교
서명 필드는 서명이 필요한 페이지의 지정된 영역입니다. 서명자를 올바른 위치로 안내합니다. 자유 형식 배치를 통해 서명자는 페이지의 어느 곳에나 서명을 배치할 수 있습니다. 여러 서명자가 순차적으로 서명하는 경우 서명 필드는 서명이 겹치는 것을 방지하고 각 서명자가 지정된 영역에 서명하도록 합니다.
첫 번째 서명이 적용되기 전에 각 서명자의 서명 필드를 배치합니다. 원하는 서명자 이름이나 역할을 사용하여 각 필드의 이름을 지정하세요. 디지털 서명 필드 구조는 서명 순서를 모든 참가자에게 시각적으로 전달합니다.