Windows에서 인쇄하지 않고 PDF에 서명하는 이유
기존의 서명 작업 흐름은 시간과 리소스를 낭비합니다. 누군가 당신에게 PDF를 이메일로 보냅니다.
다운로드하여 종이에 인쇄하고, 인쇄된 페이지에 펜으로 서명하고, 서명된 페이지를 다시 디지털 파일로 스캔하여 이메일로 다시 보내면 됩니다. 이 프로세스에는 종이, 잉크, 프린터 유지 관리가 소모되며 30초가 소요되는 작업에 최소 10분의 시간이 소요됩니다. Windows 컴퓨터에서 직접 PDF에 서명하면 모든 물리적 단계가 필요하지 않습니다.
PDF에 직접 디지털 서명을 삽입하면 문서를 인쇄, 서명, 스캔할 필요가 없습니다.
전자 서명의 법적 유효성은 대부분의 문서 유형에 대해 대부분의 관할권에서 법률로 설정됩니다.
Windows에서 Sign PDF 작업을 수행하면 서명이 디지털 문서에 직접 배치됩니다. 서명된 PDF는 스캐너 아티팩트, 고르지 못한 조명, 용지 질감이 없기 때문에 스캔한 인쇄물보다 더 깨끗하게 보입니다. 서명은 지정한 크기와 정확히 일치하는 위치에 나타납니다. 결과는 전문가 수준의 서명된 문서입니다.
Windows의 디지털 서명 기능은 페이지에 서명 이미지를 배치하는 간단한 시각적 서명부터 귀하의 신원을 인증하고 문서에 대한 후속 수정 사항을 감지하는 암호화 방식으로 검증 가능한 디지털 서명까지 다양합니다.
대부분의 개인 및 비즈니스 문서의 경우 시각적 서명으로 충분합니다. 암호화 확인이 필요한 규제 문서의 경우 Windows는 다양한 응용 프로그램을 통해 인증서 기반 디지털 서명을 지원합니다.
Windows의 PDF 도구은 기본 제공 운영 체제 기능부터 전용 PDF 응용 프로그램에 이르기까지 다양한 서명 경로를 제공합니다. 사용 가능한 경로와 요구 사항에 가장 적합한 경로를 이해하면 인쇄하고 스캔할 필요가 없습니다.
Windows에서 디지털 서명 이미지 생성
PDF에 디지털로 서명하려면 깨끗한 서명 이미지가 필요합니다. 가장 좋은 방법은 펜으로 문서에 서명한 것처럼 보이는 서명을 생성하는 것입니다. 어두운 잉크 펜을 사용하여 깨끗한 흰색 종이에 이름을 서명하십시오. 큰 서명을 줄이면 작은 서명을 확대하는 것보다 더 깔끔한 결과를 얻을 수 있으므로 서명은 필요한 것보다 커야 합니다.
서명된 서류를 스캔하거나 사진을 찍으십시오. 평판 스캐너는 왜곡 없이 균일한 조명으로 서명을 캡처하기 때문에 최상의 결과를 얻을 수 있습니다. 페이지가 평평하고 조명이 밝으면 휴대폰 카메라가 작동합니다. 스캔한 이미지를 이미지 편집기(Windows에 포함된 기본 사진 앱 포함)에서 열고 서명 주위에 이미지를 딱 맞게 자릅니다.
이미지 편집기가 투명도를 지원하는 경우 서명 이미지를 투명한 배경의 PNG 파일로 저장합니다. 배경이 투명하다는 것은 서명 주위에 흰색 직사각형이 보이지 않고 문서와 조화를 이룬다는 것을 의미합니다. 편집기에서 투명도를 지원하지 않는 경우 흰색 배경의 PNG로 저장하세요. 서명 주위의 흰색 직사각형은 대부분의 문서에 적합합니다.
문서 폴더나 암호화된 폴더 등 Windows 컴퓨터의 안전한 위치에 서명 이미지를 저장하세요. 이미지는 귀하의 이름으로 된 모든 문서에 서명하는 데 사용될 수 있으므로 적절하게 보호하십시오. 다양한 서명 상황에 맞게 전체 서명과 이니셜 등 여러 서명 스타일을 만드는 것을 고려해 보세요.
Windows에는 일부 응용 프로그램에 내장된 서명 생성 도구가 포함되어 있습니다. 터치스크린이나 스타일러스가 있으면 화면에 직접 서명을 그릴 수 있습니다. 그려진 서명의 품질은 입력 장치에 따라 다릅니다. 스타일러스는 손가락보다 더 나은 결과를 제공합니다. 마우스는 가장 자연스러운 결과를 생성하지 않습니다.
Windows에서 Microsoft Edge를 사용하여 PDF에 서명
Windows의 기본 브라우저인 Microsoft Edge에는 주석 도구를 통한 기본 PDF 서명이 포함되어 있습니다. 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Microsoft Edge로 열기를 선택하여 Edge에서 PDF를 엽니다. PDF는 상단에 도구 모음과 함께 브라우저 창에 표시됩니다.
그리기 도구를 활성화하려면 도구 모음에서 그리기 버튼을 클릭하세요. 서명에 사용하려는 잉크 색상과 일치하는 펜 색상과 굵기를 선택하세요. 중간 두께의 검정색이나 진한 파란색이 가장 자연스러운 시그니처 외관을 연출합니다. 마우스, 터치스크린 또는 스타일러스를 사용하여 문서에 서명을 그립니다.
Edge 그리기 도구는 서명을 PDF 페이지 상단에 주석으로 배치합니다. 서명은 표시되지만 표준 서명 요소로 포함되지는 않습니다. 이 방법은 빠르고 비공식적인 서명에 적합합니다. 수신자는 문서에 있는 귀하의 서명을 볼 수 있습니다. 제한 사항은 서명이 배치된 서명 이미지가 아닌 손으로 그린 주석이라는 것입니다.
서명을 그린 후 PDF를 저장하세요. Edge는 그림이 포함된 주석이 달린 PDF를 저장합니다. 저장된 파일을 열어 서명이 올바르게 나타나는지 확인하세요. 서명된 PDF는 다른 PDF 파일과 마찬가지로 이메일로 보내거나 업로드하거나 공유할 수 있습니다. 수신자는 모든 PDF 리더에서 해당 문서를 열고 볼 수 있습니다.
Windows에서 더 나은 PDF 서명을 위해 무료 타사 도구 사용
무료 버전인 Adobe Acrobat Reader는 채우기 및 서명 도구를 통해 PDF에 서명 추가를 지원합니다. Acrobat Reader에서 PDF를 열고 도구 패널에서 채우기 및 서명을 클릭한 다음 서명을 선택합니다. 필기체로 이름을 입력하거나, 마우스나 터치스크린으로 서명을 그리거나, 앞서 만든 서명 이미지를 업로드할 수 있습니다.
Acrobat Reader는 나중에 사용할 수 있도록 서명을 저장합니다. 도구에 서명을 추가하면 두 번의 클릭만으로 모든 PDF에 서명을 적용할 수 있습니다. 서명은 지정한 크기와 위치에 나타납니다. 서명과 함께 인쇄된 이름, 날짜, 제목 등의 텍스트를 추가할 수도 있습니다.
PDF-XChange Editor는 서명 기능이 있는 무료 버전을 제공합니다. PDF를 열고 스탬프 도구를 선택한 다음 서명 이미지 파일에서 스탬프를 생성하도록 선택합니다. 스탬프는 서명 도구와 마찬가지로 모든 PDF 페이지에 배치할 수 있습니다. PDF-XChange Editor는 동일한 문서에 여러 서명을 배치하는 것도 지원합니다.
WukongPDF의 브라우저 기반 서명 도구는 모든 브라우저를 통해 Windows에서 작동합니다. PDF를 업로드하고, 서명을 만들거나 업로드하고, 문서에 배치하고, 서명된 PDF를 다운로드하세요. 브라우저 기반 접근 방식을 사용하면 PDF 소프트웨어를 설치하거나 업데이트할 필요가 없습니다. 이 도구는 문서를 메모리에서 처리하며 서명이나 문서를 외부 서버에 저장하지 않습니다.
반복되는 서명이 필요한 경우 하나의 서명 방법을 선택하고 이를 표준화하세요. 서명을 한 번만 만들고 이를 일관되게 사용하면 서명된 모든 문서에서 일관된 결과를 얻을 수 있습니다. 다양한 서명 도구와 서명 이미지 사이를 전환하면 수신자가 알아차릴 수 있는 일관되지 않은 모양이 만들어집니다.
서명된 PDF에서 디지털 서명이 전문적으로 보이도록 보장
서명란 위에 정확하게 서명을 배치합니다. 대부분의 서명 도구를 사용하면 서명을 끌어 위치를 지정하고 모서리를 끌어 크기를 조정할 수 있습니다. 시간을 들여 서명을 올바르게 정렬하십시오. 서명란 위나 아래에 어색하게 떠 있는 서명은 전문가답지 않게 보입니다.
문서 텍스트에 비례하여 서명 크기를 조정합니다. 주변 텍스트 크기의 두 배인 서명은 과장되어 보입니다. 절반 크기의 서명은 소심해 보입니다. 대부분의 문서에서는 문서 텍스트 높이의 약 2~3배에 해당하는 서명이 자연스럽게 비율로 배치됩니다.
서명 아래에 정자체 이름, 직함, 날짜를 추가하세요. 이 식별 정보는 누가 언제 서명했는지에 대한 모호성을 제거합니다. 대부분의 PDF 서명 도구는 서명과 함께 텍스트 추가를 지원합니다. 이 정보를 추가하면 서명 이미지가 완전한 서명 블록으로 전환됩니다.
서명한 후 100% 확대/축소하여 문서를 검토합니다. 서명이 올바른 위치에 있고 크기가 적절하며 필요한 식별 정보가 포함되어 있는지 확인하십시오. 서명이 포함된 모든 페이지를 확인하세요. 이 최종 검토에서는 문서가 전송되기 전에 위치 오류를 찾아냅니다.
디지털 서명의 환경적 이점은 주목할 가치가 있습니다. 디지털로 서명된 각 문서는 인쇄 및 스캔에 소비되는 종이, 잉크 및 에너지를 제거합니다. 매년 수백 개의 서명된 문서를 처리하는 조직의 경우 누적된 환경 절약 효과는 의미가 있습니다.
작업 과정에서 다른 사람이 이미 서명한 PDF에 서명해야 하는 경우 기존 서명이 변경되지 않도록 문서를 잠그는 인증된 디지털 서명인지 확인하세요. 인증된 문서에 서명을 추가하면 이전 서명이 무효화될 수 있습니다. 다중 서명 작업 과정의 경우 서명을 추가하기 전에 문서에서 추가 서명을 허용하는지 확인하세요.
디지털 방식으로 적용된 서명의 법적 유효성은 관할권과 문서 유형에 따라 다릅니다. 미국에서는 ESIGN법과 주정부 UETA법에 따라 전자 서명이 대부분의 목적에 대해 수기 서명과 동일한 법적 효력을 갖는다고 규정하고 있습니다. 유럽 연합에서는 eIDAS 규정이 유사한 법적 틀을 제공합니다. 대부분의 개인 및 비즈니스 문서에 대해 여기에 설명된 방법을 통해 적용된 디지털 서명은 법적으로 유효합니다.
귀하의 서명 외에 증인의 서명이 필요한 문서의 경우 증인이 귀하를 대신하여 PDF에 서명할 수 있도록 증인과 조율하십시오. 증인은 동일한 서명 방법을 사용하여 귀하의 서명과 함께 자신의 서명을 추가할 수 있습니다. 일부 PDF 서명 도구는 여러 서명자에게 프로세스를 순서대로 안내하는 순차적 서명 작업 흐름을 지원합니다.
문서 이름, 서명 날짜 및 이니셜이 포함된 명확한 파일 이름을 사용하여 서명된 PDF를 전용 폴더에 기록해 두세요. 이 서명된 문서 아카이브는 귀하가 서명한 내용과 시기에 대한 참조를 제공합니다. 분쟁이 발생할 경우 파일 이름과 파일 메타데이터에 날짜가 포함되어 서명한 정확한 문서를 생성할 수 있습니다.