한 PDF 도구에서 다른 도구로 전환하는 것은 구독을 취소하고 새 도구에 가입하는 것 이상을 의미합니다. 이전 도구에서 저장, 정리, 태그 지정, 주석 달기 또는 보호한 모든 PDF는 구조와 메타데이터를 그대로 유지한 채 새 환경으로 이동해야 합니다. 급하게 마이그레이션하면 수천 개의 파일이 제거된 메타데이터, 깨진 구성, 손실된 주석이 있는 일반 폴더에 덤프됩니다. 기존 도구의 조직 계층에 투자한 시간이 증발합니다.
마이그레이션은 일회성 비용입니다. 잘못하면 영구적인 정리 작업이 발생합니다.
전체 PDF 작업 흐름을 한 플랫폼에서 다른 플랫폼으로 이동하려면 이전 도구에서 내보내기를 계획하고, 조직 기능을 새 도구의 해당 기능에 매핑하고, 중요한 메타데이터 및 주석이 전송 후에도 유지되는지 확인해야 합니다. WukongPDF의 Merge PDF 및 구성 도구는 새로운 환경에서 문서 구조를 다시 설정하는 데 도움이 됩니다. 체계적인 마이그레이션을 통해 이전 시스템에서 문서를 정리하는 데 소비한 모든 시간의 가치가 보존됩니다.
마이그레이션을 시작하기 전에 보유한 내용 감사
이전 도구를 열고 거기에 실제로 존재하는 항목의 목록을 작성하십시오. 총 PDF 수를 계산합니다. 자신이 만든 폴더 구조, 태그, 라벨 또는 컬렉션을 매핑하세요. 주석, 양식 데이터, 디지털 서명 또는 비밀번호 보호 기능이 있는 파일을 확인하세요. 로컬 드라이브에는 존재하지 않고 기존 도구의 클라우드 저장소에만 저장된 파일을 식별합니다. 이 감사를 통해 마이그레이션의 전체 범위를 확인하고 마이그레이션이 완료되었다고 생각한 지 몇 주 후에 손실된 파일을 발견하는 낙담을 방지할 수 있습니다.
이동 방법에 따라 파일을 분류하세요. 주석이 없는 표준 비암호화 PDF는 깔끔하게 내보내집니다. 비밀번호로 보호된 PDF는 이동되지만 열려면 새 도구에서 비밀번호를 사용할 수 있어야 합니다. 주석이 달린 PDF는 이전 도구가 주석을 PDF 자체에 저장하는지 아니면 별도의 메타데이터 레이어에 저장하는지에 따라 주석이 손실될 수 있습니다. 디지털 서명이 있는 파일은 특별한 처리가 필요합니다. 인증서 체인이 이전 도구의 인프라에 연결되어 있으면 새 도구에서 서명의 유효성이 검사되지 않을 수 있습니다. 각 카테고리에는 서로 다른 마이그레이션 계획과 서로 다른 확인 단계가 필요합니다.
구조 손실 없이 이전 도구에서 내보내기
대부분의 PDF 도구는 대량 내보내기 또는 다운로드 기능을 제공합니다. 그것을 사용하되 믿지 마십시오. 먼저 모든 것을 로컬 드라이브에 다운로드한 다음 무작위 파일을 무작위로 검사하여 완전성을 확인하세요. 이전 도구가 아닌 일반 PDF 뷰어에서 내보낸 파일 몇 개를 열어 해당 파일이 유효한 PDF인지, 이전 도구에서만 읽을 수 있는 독점 형식 래퍼가 아닌지 확인하세요. 일부 도구는 압축을 풀 때 동일한 도구가 필요한 번들 형식으로 파일을 내보냅니다.
파일 자체와 별도로 조직 메타데이터를 캡처합니다. 이전 도구가 PDF 메타데이터 필드에 포함되지 않은 태그, 카테고리 또는 사용자 정의 레이블을 사용하는 경우 이를 별도로 CSV로 내보내거나 스크린샷을 찍습니다. 새 도구에서 조직을 다시 만들려면 이 정보가 필요합니다. 일반적으로 폴더 구조는 내보내는 동안 디스크에서 동일한 폴더 계층 구조를 유지한 다음 새 도구에서 해당 구조를 다시 가져오거나 연결하여 보존할 수 있습니다.
이전 기능을 새로운 기능에 매핑
이전 도구와 새 도구에는 동일한 기능 세트가 없습니다. 이전 도구의 태그가 새 도구 컬렉션에 매핑될 수 있습니다. 이전 도구의 주석이 새 도구의 주석이 될 수 있습니다. 표준 접근 방식인 PDF에 인라인으로 저장된 주석은 파일과 함께 전송됩니다. 이전 도구의 서버에 연결된 클라우드 메타데이터 레이어에 저장된 주석은 전송되지 않으며 이전 구독이 만료되기 전에 참조 문서로 다시 생성하거나 캡처해야 합니다.
기능 매핑 스프레드시트를 만듭니다. 왼쪽 열: 이전 도구에서 사용한 모든 기능. 오른쪽 열: 새 도구에서 가장 가까운 기능 또는 해당 기능에 해당 기능이 없으며 해결 방법이 필요하다는 메모입니다. 이 매핑은 마이그레이션 체크리스트이자 새로운 도구 학습 가이드가 됩니다. 상응하는 기능이 없는 기능은 도구 평가로 돌아가게 만드는 문제가 될 수도 있고, 거의 사용하지 않아 없어도 되는 기능일 수도 있습니다. 매핑은 어느 것이 어느 것인지 알려줍니다.
| 데이터 유형 | 이주 위험 | 확인 방법 |
|---|---|---|
| 표준 PDF | 낮음, 내보내기 및 다시 가져오기 | 새 도구에서 무작위 샘플을 열고 페이지 수를 확인하세요. |
| 비밀번호로 보호된 PDF | 중간, 새 도구에 비밀번호가 필요함 | 5개의 임의 파일에 대해 새 도구에서 비밀번호로 열기 테스트 |
| 주석이 달린 PDF(인라인) | 낮음, 주석이 파일과 함께 이동합니다. | 새 도구에서 열고 주석이 표시되고 편집 가능한지 확인하세요. |
| 주석이 달린 PDF(클라우드 메타데이터) | 높음, 기존 도구 서버에 연결된 주석 | 마이그레이션하기 전에 이전 도구에서 주석 요약 내보내기 |
| 디지털 서명된 PDF | 중간, 서명이 검증되지 않을 수 있음 | 새 도구에서 서명 패널을 확인하고 무효화 사항을 기록하세요. |
전체 이동 전 파일럿 마이그레이션 실행
감사의 모든 카테고리를 다루는 20~30개의 PDF를 선택하세요. 먼저 내보내기-가져오기 파이프라인을 통해 실행하세요. 새 도구에서 모든 파일을 열고 페이지 수, 주석, 메타데이터 및 구성을 확인하세요. 파일럿에 소요되는 시간을 측정해 보세요. 전체 마이그레이션에 대한 현실적인 추정치를 얻으려면 총 파일 수의 비율을 곱하세요. 파일럿은 전체 볼륨에서 위기가 될 수 있는 작고 관리 가능한 규모의 문제를 드러냅니다.
파일럿 마이그레이션이 성공하고 전체 마이그레이션이 확인될 때까지 이전 구독을 취소하지 마십시오. 적어도 하나의 청구 주기만큼 두 구독을 겹칩니다. 이 중복 기간은 이주 보험입니다. 파일럿하지 않은 파일 범주에서 새 도구가 실패하거나 매일 사용한 후 중요한 기능 격차를 발견한 경우 문서에 대한 액세스 권한을 잃지 않고 되돌릴 수 있습니다. 한 달이 겹치는 비용은 마이그레이션 실패 비용에 비하면 사소한 것입니다.
새 도구로 조직 재구축
모든 파일을 이동하고 확인한 후 조직 레이어를 다시 구축합니다. 새 도구가 폴더 기반 구성을 지원하는 경우 폴더 구조를 가져옵니다. 이전 도구에서 내보낸 메타데이터를 사용하여 태그 또는 컬렉션을 다시 만듭니다. 조직을 개선해야 할 적절한 시기이기도 합니다. 수년에 걸쳐 축적된 오래된 구조. 새로 시작하면 중복된 폴더를 통합하고, 명명 규칙을 표준화하고, 가치를 추가하지 않고도 기존 시스템을 어수선하게 만드는 비활성 파일을 보관할 수 있습니다.
1년 후 특정 파일을 찾아야 할 때 시스템이 어떻게 작동하는지 알 수 있도록 새로운 조직 체계를 문서화하세요. 명명 규칙, 폴더 계층 구조 및 태그 지정 시스템을 설명하는 루트 폴더의 간단한 텍스트 파일은 미래에 자신의 조직 논리를 리버스 엔지니어링할 필요가 없도록 해줍니다. 마이그레이션의 마지막 단계는 다음 마이그레이션이 발생할 때마다 이번 마이그레이션보다 더 쉬운지 확인하는 것입니다.