원격 근무는 사무실에서 관리할 수 있었던 PDF 조직 문제를 증폭시킵니다. 공유 파일 캐비닛이 없거나 문서가 어디에 있는지 물어볼 사람이 없으면 흩어져 있는 파일과 일관되지 않은 이름 지정으로 인해 매일 시간이 많이 소요되는 마찰이 발생합니다. 이를 올바르게 수행하려면 몇 가지 신중한 결정을 한 번 내려야 합니다. 그 후에는 시스템이 자체적으로 실행됩니다.
원격 근무 PDF 문제
사무실에서는 문서가 공유 드라이브, 파일 캐비닛, 책상 등 하나의 물리적 위치에 존재하는 경우가 많습니다. 원격 작업은 다음과 같이 PDF가 이메일로 도착하고, 로컬 데스크톱에 다운로드되고, Slack에 저장되고, Dropbox에 저장되고, 프로젝트 관리 도구에 업로드되고, Google Docs 링크에서 참조됩니다. 동일한 문서가 4개의 다른 이름으로 4개의 위치에 존재할 수 있으며 어느 버전이 현재 버전인지 아무도 모릅니다.
해결책은 각 문서 유형에 대해 하나의 표준 위치를 지정하고 로컬에 저장하고 나중에 옮기는 대신 즉시 해당 위치에 파일을 보관하는 습관을 들이는 것입니다.
여러 개가 아닌 하나의 클라우드 플랫폼
모든 팀 문서에 대해 하나의 클라우드 스토리지 플랫폼을 선택하고 이에 전념하세요. Google Drive, Dropbox 또는 OneDrive — 일관성보다는 선택이 중요합니다. 세 가지를 모두 동시에 사용하면 아무도 특정 파일을 찾을 위치를 알 수 없으며 문서가 플랫폼 간에 불필요하게 중복됩니다.
1인 원격 근무자의 경우 iCloud, Google Drive 또는 Dropbox의 개인 클라우드 저장소가 모든 장치에 자동으로 동기화됩니다. 즉, 노트북, 휴대폰, 태블릿 모두 동일한 파일을 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 필요한 PDF이 하나의 장치에만 있는 상황이 제거됩니다.
모든 시간대에서 작동하는 폴더 구조
원격 팀은 다양한 시간대에 걸쳐 있는 경우가 많습니다. 즉, 누군가가 동료에게 실시간으로 질문하지 않고도 문서를 찾아야 한다는 의미입니다. 설명이 필요 없는 폴더 구조 덕분에 문서가 저장된 위치에 대한 컨텍스트가 필요 없이 팀 구성원 누구나 문서를 찾을 수 있습니다.
대부분의 원격 팀에 적합한 구조: 클라이언트 또는 프로젝트별로 최상위 수준으로 구성되며 각 내부에는 표준 하위 폴더(계약서, 송장, 결과물, 내부, 아카이브)가 있습니다. 모든 팀 구성원은 누가 서명했는지, 언제 서명했는지에 관계없이 [ClientName]/Contracts에서 고객의 계약을 찾는다는 것을 알고 있습니다. 제도적 지식이 필요하지 않습니다.
전체 팀이 사용하는 파일 명명 규칙
파일 이름 지정은 원격 팀이 가장 많이 갈라지는 부분입니다. 한 사람의 "최종 계약" 다른 사람의 "Contract_v3_reviewed_JM"입니다. 다른 사람의 "AcmeCorp_NDA_signed." 하나의 명명 형식을 적어서 팀과 공유하고 시행하세요. [ClientOrProject]_[DocumentType]_[YYYY-MM-DD].pdf와 같은 간단한 표준이면 충분합니다. YYYY-MM-DD는 모든 파일 브라우저에서 시간순으로 정렬되므로 날짜 형식이 중요합니다.
이를 팀의 온보딩 문서에 포함하면 새로운 원격 채용자가 팀에서 수용해야 하는 자체 규칙을 개발하는 대신 올바른 습관으로 시작할 수 있습니다.
이메일로 도착한 PDF 처리
이메일은 원격 작업자에게 문서 혼란을 야기하는 주요 원인입니다. PDF는 첨부 파일로 도착하고 스레드에서 참조된 다음 보관되지 않고 받은 편지함에 보관됩니다. 이를 방지하는 규칙은 모든 중요한 PDF을(를) 받은 후 24시간 이내에 올바른 클라우드 폴더에 보관하고, 이름을 올바르게 바꾸고, PDF가 관련 기록인 경우 이메일을 삭제하거나 보관하는 것입니다.
서명할 계약서, 승인할 송장 등 조치가 필요한 PDF의 경우 해당 문서를 열고 나중에 처리하기로 결정한 후 추적을 잃는 대신 즉시 PDF 편집기에서 처리합니다. 한 시간 내에 반환된 서명된 계약서는 전문적인 신뢰성을 확립합니다. 3일 동안 다운로드 폴더에 있던 파일은 그렇지 않습니다.
공유 문서의 버전 제어
원격 협업은 직접 작업에서는 거의 발생하지 않는 버전 혼란을 야기합니다. 여러 사람이 PDF을 편집하고 복사본을 저장하면 "Final", "Final_v2", "Final_ACTUAL"로 가득 찬 폴더가 생성됩니다. 파일이며 확실한 승자는 없습니다. 복사본을 이메일로 보내는 대신 활성 문서를 클라우드 저장소의 공유 링크로 유지하고 "최종" 문서에 대한 명확한 규칙을 설정하여 이를 방지하세요. 즉, 문서 소유자만 이름을 FINAL로 변경하고 해당 레이블이 적용된 후에는 더 이상 버전이 생성되지 않습니다.
클라우드 저장소 버전 기록은 문제가 발생할 경우의 안전망입니다. 대부분의 서비스는 30일 이상의 파일 기록을 보관합니다. 스토리지 플랫폼에서 이 기능을 활성화하고 팀이 이 기능이 있는지 확인하세요. "실수로 문서를 덮어썼습니다."로 변환됩니다. 위기에서 2분 회복으로.