채용에는 이력서, 자기소개서, 직업 설명, 면접 점수표, 제안서, 입사 서류 등 많은 사람들 사이를 이동하는 많은 문서가 포함됩니다. 대부분은 도착했거나 PDF로 보내야 합니다. 명확한 접근 방식이 없으면 일관적인 이름이 지정되지 않은 파일, 이메일 스레드에서 손실된 문서, 3개월 후에도 아무도 찾을 수 없는 서명된 제안서 등의 일이 빠르게 쌓입니다. 각 단계의 약간의 구조로 인해 전체 프로세스를 더 쉽게 관리할 수 있습니다.
이력서 및 지원서 접수
이력서는 구인 게시판, 이메일 지원서, 추천을 통해 들어오며, 종종 혼합된 형식으로 제공됩니다. 일부 후보자는 PDF를 보내고 다른 후보자는 Word 문서를 보내고 때로는 누군가가 Google Docs 링크를 보냅니다. 접수 단계에서 PDF로 표준화하면 비교가 더 쉬워집니다. 모든 것이 동일한 방식으로 열리고 일관되게 인쇄되며 후보 패킷으로 병합되거나 컴파일될 수 있습니다.
후보자가 제출한 Word 문서의 경우 채용 관리자에게 전달하기 전에 PDF로 빠르게 변환하면 다른 시스템에서 .docx 파일을 열 때 발생하는 형식 불일치를 방지할 수 있습니다. 후보자가 의도한 레이아웃은 그대로 유지되며 채용팀의 모든 구성원이 동일한 내용을 볼 수 있습니다.
후보 파일 이름 지정 및 구성
후보자는 채용 팀에 유용한 방식으로 파일 이름을 지정하는 경우가 거의 없습니다. "이력서.pdf" 및 "CV_Final.pdf" 폴더에 40개의 응용 프로그램이 있으면 아무 것도 알려주지 않습니다. 일관된 형식(LastName_FirstName_Role_YYYY-MM.pdf)을 사용하여 접수 시 파일 이름을 바꿉니다. 이렇게 하면 개별 파일을 열지 않고도 모든 것을 정렬하고 검색할 수 있습니다.
역할 및 단계별로 폴더 구조를 유지합니다. 지원자, 전화 화면, 인터뷰 및 제안을 위한 하위 폴더가 포함된 공석당 하나의 폴더입니다. 후보자의 PDF를 진행 단계에 따라 이동합니다. 이렇게 하면 활성 파이프라인이 계속 표시되고 현재 보기를 어지럽히지 않고 거부된 애플리케이션에 액세스할 수 있습니다.
인터뷰 패널을 위한 후보자 패킷 컴파일
후보자가 인터뷰 단계에 도달하면 패널에는 일반적으로 이력서, 자기 소개서, 직무 설명, 인터뷰 점수표, 때로는 작업 샘플 또는 포트폴리오 등 여러 문서가 필요합니다. 이를 별도의 파일로 보내면 면접관이 잘못된 파일을 열거나 파일을 추적하지 못하거나 스코어카드를 완전히 건너뛰는 등 마찰이 발생합니다.
모든 것을 단일 후보 패킷 PDF로 병합하면 이 문제가 해결됩니다. 병합 PDF 도구를 사용하여 문서를 논리적 순서로 결합합니다. 먼저 직무 설명, 이력서 및 자기소개서, 마지막에 빈 성과표를 결합합니다. 하나의 파일을 보내면 모든 면접관이 필요한 모든 것을 한 곳에 모아둘 수 있습니다. 마지막에 있는 스코어카드를 사용하면 쉽게 인쇄하여 원하는 경우 손으로 채울 수 있습니다.
제안서 보내기 및 서명
제안 편지는 편집 가능한 Word 문서가 아닌 PDFs로 전달되어야 합니다. 편집 가능한 제안 편지를 보내면 후보자나 다른 사람이 인쇄하고 서명하기 전에 조건을 수정할 가능성이 생기고 고정된 문서보다 덜 전문적으로 보입니다. Word에서 제안 초안을 작성하고 내부적으로 마무리한 다음 보내기 전에 PDF로 내보냅니다.
서명의 경우 대부분의 회사는 두 가지 접근 방식 중 하나를 사용합니다. PDF를 보내고 후보자에게 브라우저 기반 도구를 통해 전자적으로 서명하도록 요청하거나 이를 보내고 인쇄, 서명, 스캔 및 반환하도록 요청합니다. 첫 번째 방법은 더 빠르고 더 깔끔한 결과를 생성합니다. Sign PDF 도구를 사용하면 후보자는 아무것도 설치하지 않고도 브라우저에서 직접 서명할 수 있습니다. 즉, 서명을 추가하고 서명된 버전을 다운로드하여 이메일로 다시 보낼 수 있습니다.
양 당사자가 제안에 서명하면 서명된 PDF를 즉시 제출하세요. 이메일에 남겨두지 마세요. 서명된 제안서는 급여 논의, 분쟁 또는 규정 준수 감사를 위해 몇 달 또는 몇 년 후에 관련성이 높아지며 이를 체계적이고 검색 가능한 문제로 만드는 경우가 있습니다.
온보딩 문서
신규 고용 서류(세금 양식, 직접 입금 승인, 정책 승인, NDA)는 일반적으로 작성 가능한 PDF 및 정적 양식이 혼합된 형태로 도착합니다. 채울 수 있는 PDF를 사용하면 신입 사원이 양식 필드에 직접 입력하고 전자적으로 서명할 수 있습니다. 정적 양식에는 인쇄하고, 손으로 채우고, 다시 스캔해야 합니다.
온보딩 양식이 현재 신입 사원이 인쇄해야 하는 정적 PDF인 경우 작성 가능한 양식으로 변환하는 것을 고려해 보십시오. 이렇게 하면 첫 주에 프린터에 쉽게 액세스할 수 없는 놀라운 수의 사람들이 겪게 되는 단계가 제거됩니다. 완성된 양식은 더욱 깔끔하게 정리되어 디지털 방식으로 보관하기 쉬우며 더 나은 첫인상을 남깁니다.
채용 기록 유지
고용 기록에는 관할권에 따라 법적 보존 요건이 다릅니다. 일반적으로 인터뷰 기록의 경우 1~3년, 고용 계약 및 세금 서류의 경우 더 오래 걸립니다. 정리된 폴더 시스템이나 HR 플랫폼에 저장된 PDF는 필요할 때 파일을 실제로 찾을 수 있는 한 이러한 요구 사항을 잘 충족합니다.
전용 HR 소프트웨어가 없는 소규모 팀의 경우 일관된 이름을 사용하는 간단한 공유 드라이브 구조가 작업을 처리합니다. 핵심은 정리되지 않은 폴더에 200개의 응용 프로그램이 쌓인 후가 아니라 필요하기 전에 구조를 설정하는 것입니다.