분기별 재무제표가 PDF로 제공됩니다. 제품 라인별 수익, 카테고리별 비용, 대차대조표 항목, 현금 흐름 변동 등 12페이지에 달하는 조밀한 테이블입니다. 총 수익, 총 비용, 순이익, 각 주요 카테고리의 소계 등 주요 수치를 분석 스프레드시트에 가져와야 합니다. 200개의 개별 거래 행이 필요하지 않습니다. 이야기를 전달하는 요약 수치가 필요합니다.
PDF에서 Excel 재무제표로 요약 수준 데이터를 추출하는 것이 전체 테이블을 변환하는 것보다 더 효율적입니다. 총계, 소계, 순 또는 합계와 같은 용어로 레이블이 지정된 특정 숫자를 찾고 있으며 분석할 수 있는 구조화된 형식이 필요합니다.
PDF에서 요약 행 식별
추출하기 전에 PDF를 스캔하여 요약 데이터가 포함된 행을 식별하십시오. 요약 행에는 일반적으로 굵은 텍스트, 그 위의 줄, 다른 배경색 또는 합계, 소계, 순액, 총액, 합계 또는 잔액과 같은 레이블 등 고유한 형식이 있습니다. 이러한 시각적 신호는 PDF에서 행을 찾는 데 도움이 되며 추출 엔진이 해당 행을 식별하는 데도 도움이 됩니다. 일부 추출 도구는 이러한 패턴과 일치하는 행을 구체적으로 찾도록 구성할 수 있습니다.
요약 행이 나타나는 페이지 번호를 기록해 두십시오. 재무제표의 시작 부분에는 한 페이지 분량의 손익계산서 요약과 같은 요약표가 배치되고 다음 페이지에는 자세한 거래 표가 표시되는 경우가 많습니다. 원하는 요약 행은 12페이지 중 2~3페이지에 집중될 수 있습니다. 문서 전체가 아닌 해당 페이지만 추출하면 처리 시간을 절약할 수 있습니다.
요약 데이터를 Excel로 추출
PDF-Excel 도구는 특정 페이지에서 데이터를 추출할 수 있습니다. PDF를 업로드하고 요약 테이블이 포함된 페이지를 지정합니다. 이 도구는 테이블 구조를 감지하고 데이터를 추출한 후 Excel 스프레드시트로 내보냅니다. 스프레드시트를 열고 요약 행을 찾습니다. 한 열에는 행 레이블이 있고 다른 열에는 값이 표시되어 PDF와 동일한 상대적 순서로 나타나야 합니다.
추출 도구가 페이지별 추출을 지원하지 않는 경우 모든 페이지를 추출한 다음 Excel에서 결과를 필터링합니다. 추출된 스프레드시트에서 Total 또는 Net과 같은 요약 라벨이 포함된 행을 검색합니다. 해당 행을 별도의 요약 시트에 복사합니다. 작업 시트에서 세부 거래 행을 삭제하거나 별도의 탭에 참조용으로 보관하세요.
추출된 금융 데이터 정리
PDF에서 추출한 재무 데이터가 서식 문제와 함께 Excel에 도착하는 경우가 많습니다. 통화 기호, 달러 기호, 유로 기호는 숫자와 동일한 셀에 포함되어 Excel에서 값을 텍스트로 처리합니다. 음수는 Excel에서 음수로 인식되지 않는 마이너스 기호(-1,234) 대신 괄호(1,234) 안에 표시될 수 있습니다. 날짜가 일관되지 않은 형식으로 나타날 수 있습니다.
Excel 기능을 사용하여 데이터를 정리합니다. 텍스트로 저장된 통화 값의 경우 =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",",""))를 사용하여 달러 기호와 쉼표를 제거한 다음 숫자로 변환합니다. 괄호 안의 음수에는 =IF(LEFT(A1,1)="(", -VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"(",""),")",""),",",""))를 사용합니다. VALUE(SUBSTITUTE(A1,",","")))를 사용하여 괄호를 감지하고 제거한 다음 음수 기호를 적용합니다. 이러한 수식은 가장 일반적인 재무 형식 지정 패턴을 처리하고 전체 열을 정리합니다.
청소 후 원본 PDF와 대조하여 총계를 확인합니다. 추출된 항목을 합산하고 PDF에 명시된 총계와 비교합니다. 숫자가 반올림 허용 범위 내에서 일치하면 추출이 정확한 것입니다. 일치하지 않으면 스프레드시트에서 누락되었거나 잘못 정렬된 행을 검색하세요.
다기간 재무제표 처리
분기별 또는 연간 재무제표에는 Q1, Q2, Q3, Q4, 연간 등 여러 기간이 동일한 테이블에 나란히 표시되는 경우가 많습니다. 추출 도구는 올바른 기간에 값을 할당하기 위해 열 구조를 올바르게 감지해야 합니다. 추출된 스프레드시트를 주의 깊게 확인하세요. Q2 숫자가 Q1 또는 Q3 열로 이동되지 않고 Q2 열에 있는지 확인하십시오.
PDF 명세서가 디지털 방식으로 생성되지 않고 스캔된 경우 추출하기 전에 OCR을 실행하십시오. 스캔한 재무제표는 이미지 모음입니다. 이미지에서 PDF 데이터 추출에서는 OCR이 먼저 텍스트를 인식한 다음 추출하여 인식된 숫자를 Excel로 가져와야 합니다. WukongPDF의 OCR 및 추출 도구는 순차적으로 작동합니다. 먼저 OCR을 통해 텍스트를 기계가 읽을 수 있도록 만든 다음 추출하여 특정 데이터 포인트를 스프레드시트로 가져옵니다.
반복되는 재무 보고서의 경우 추출된 데이터를 분석 스프레드시트에 자동으로 매핑하는 템플릿을 구축하세요. 추출된 Excel 파일의 어떤 행이 어떤 재무 지표에 해당하는지 확인하세요. 특정 셀을 참조하는 분석 스프레드시트에서 수식을 만듭니다. 다음 분기에 새 보고서를 추출하고 데이터를 템플릿의 동일한 위치에 붙여넣으면 수식이 자동으로 업데이트됩니다. 이 템플릿 투자는 두 번의 보고 주기 내에 비용을 지불하고 오류를 발생시키는 수동 기록을 제거합니다. WukongPDF의 PDF 변환기은 반복 보고서에 대한 일괄 처리를 지원하므로 한 번의 작업으로 여러 기간에서 동일한 요약 필드를 추출할 수 있습니다.
분석을 위해 재무제표에서 데이터를 추출할 때 워크플로에 조정 단계를 구축하는 것을 고려하세요. 추출된 숫자를 분석 스프레드시트로 가져온 후 추출된 각 값을 원본 PDF와 비교하는 확인 열을 추가하세요. 추출된 값이 반올림 허용치 이상으로 PDF와 다른 셀에 플래그를 지정합니다. 이 조정은 추출 오류가 재무 모델이나 보고서에 반영되기 전에 이를 포착합니다. 확인에는 문당 몇 분이 소요되며 추출된 데이터가 소스에 대해 확인되었다는 감사 추적 문서를 제공합니다. CFO 수준 보고의 경우 이 확인 단계는 선택 사항이 아닙니다.
재무 데이터 추출의 실질적인 차이점: PDF에서 굵게 표시되거나 이중 밑줄로 표시되는 요약 합계는 일반 항목과 동일한 형식을 사용하는 소계보다 더 안정적으로 추출됩니다. 고유한 형식은 추출 엔진이 구조적으로 중요한 항목을 식별하는 데 도움이 됩니다. 추출에서 지속적으로 특정 소계가 누락되는 경우 해당 소계가 PDF에서 시각적으로 구별되는지 확인하십시오. 일반 광고 항목과 동일해 보이는 소계는 누락될 가능성이 가장 높은 항목입니다. PDF 생성 프로세스를 제어하는 경우 내보내기 전에 요약 행의 형식을 명확하게 지정하세요. 굵은 텍스트, 위쪽 경계선 또는 음영 처리된 배경은 모두 인간 독자와 추출 엔진 모두에게 이러한 행이 특별한 의미를 갖고 있음을 나타냅니다.