작업표 또는 청구서는 PDF로 도착합니다. 근무 시간, 날짜, 프로젝트 코드 등 모두 합산, 정렬 또는 분석할 수 없는 형식으로 잠겨 있습니다. 스프레드시트에 수동으로 데이터를 입력하는 것은 몇 가지 항목에 대해서는 작동하지만 한 달 동안의 작업표에 대해서는 전체 데이터 입력 작업이 됩니다. 데이터를 추출하면 막다른 문서의 PDF가 스프레드시트에 공급되는 소스로 자동 전환됩니다.
수동으로 입력한 모든 시간은 요금이 청구되지 않습니다. 자동 추출은 PDF에 갇혀 있는 데이터를 청구 가능한 시간으로 변환합니다.
PDF에서 Excel 작업표 또는 송장으로 시간과 날짜를 추출하려면 테이블 구조를 유지하는 변환 도구와 날짜 및 시간 형식을 표준화하기 위한 정리 작업이 필요합니다. WukongPDF의 OCR PDF 및 변환 도구가 추출을 처리하며, 아래 워크플로우는 작업표 PDF 스택을 통합 청구 스프레드시트로 전환합니다.
작업표 PDF를 구조화된 스프레드시트로 변환
작업표와 청구서는 의도적으로 표로 만들어졌습니다. 각 행은 날짜, 시간, 프로젝트 코드 및 설명이 포함된 시간 항목입니다. 테이블 구조 감지 기능이 있는 변환 도구는 이러한 행과 열을 스프레드시트 셀에 직접 매핑합니다. 변환은 어려운 부분인 그리드를 보존합니다. 정리는 기계적인 부분인 데이터를 표준화합니다.
변환을 실행하고 출력을 엽니다. 각 PDF 행이 스프레드시트 행으로 표시되는지 확인하세요. 날짜, 시간, 프로젝트 코드가 각각 고유한 열을 차지하는지 확인하세요. 병합되거나 분할된 열은 해당 레이아웃에서 테이블 검색이 실패했으며 해당 특정 셀에 대해 다른 도구나 수동 조정이 필요함을 나타냅니다.
변환 후 날짜 형식 표준화
PDF의 날짜와 스프레드시트의 날짜는 형식이 거의 일치하지 않습니다. 변환된 스프레드시트에는 텍스트 문자열로 저장된 날짜, Excel에서 MM/DD/YYYY로 잘못 읽은 DD/MM/YYYY 날짜 또는 변환 시 날짜 열이 일반 텍스트로 처리되어 완전히 누락된 날짜가 있을 수 있습니다. 모든 후속 분석은 정확한 날짜에 따라 달라지므로 먼저 날짜를 수정하세요.
Excel의 텍스트를 열로 변환 마법사는 한 번의 작업으로 텍스트 날짜를 실제 날짜로 변환합니다. 날짜 열을 선택하고 텍스트 대 열을 열고 구분을 선택한 다음 세 번째 단계에서 소스 형식의 날짜를 선택합니다. Excel은 전체 열을 재해석합니다. 행 전체에서 형식이 일관되지 않는 경우 12보다 큰 값이 포함된 위치를 기준으로 각 날짜를 개별적으로 구문 분석하는 수식을 사용하세요.
시간과 분을 소수 시간으로 변환
작업표는 종종 HH:MM 형식으로 시간을 기록하며, 7시 30분은 7시간 30분을 의미합니다. 스프레드시트 계산에는 소수 시간이 필요합니다. 7.5는 7.5를 의미합니다. 시간 값에 24를 곱하여 HH:MM을 10진수로 변환합니다. 7:30에 24를 곱한 셀은 7.5와 같습니다.
기간 대신 시작 및 종료 시간이 있는 작업표의 경우 끝에서 시작을 뺍니다. 결과가 시간으로 표시되는 경우 숫자로 형식을 지정하고 소수 시간에 24를 곱합니다. 09:00부터 17:30까지의 근무시간은 8.5시간입니다. 셀 형식이 올바르게 지정되면 계산에서 자동으로 변환을 처리합니다.
| 데이터 유형 | 일반적인 변환 문제 | Excel에서 수정 |
|---|---|---|
| 날짜(DD/MM/YYYY) | MM/DD/YYYY로 해석되며 월과 일을 바꿉니다. | 올바른 소스 형식의 텍스트를 열로 |
| 시간(HH:MM) | 텍스트로 저장되고 시간으로 인식되지 않음 | TIMEVALUE() 함수를 사용하여 텍스트를 시간으로 변환 |
| 이용시간(7:30) | 계산을 위해 소수점 필요 (7.5) | 시간 값에 24를 곱하고 숫자 형식으로 지정 |
| 프로젝트 코드 | 선행 0이 제거됨(001이 1이 됨) | 붙여넣기 전에 열 형식을 텍스트로 지정하거나 사용자 지정 형식 '000'을 사용하세요. |
| 통화 금액 | 셀에 통화 기호가 저장되어 수학이 불가능함 | 스트립 기호를 찾아서 바꾼 다음 숫자로 변환합니다. |
여러 작업표 PDF를 하나의 스프레드시트로 통합
각 작업표 PDF는 자체 스프레드시트로 변환됩니다. 한 달 간의 작업표를 통합하려면 변환된 모든 스프레드시트를 마스터 통합 문서로 가져옵니다. Excel의 파워 쿼리는 폴더의 모든 파일에서 자동으로 데이터를 가져옵니다. 변환된 모든 스프레드시트를 하나의 폴더에 넣고 파워 쿼리를 사용하여 로드한 다음 단일 테이블에 추가합니다. 통합은 파일 수에 관계없이 몇 초 만에 실행됩니다.
각 행이 원본 작업표 PDF를 추적하도록 소스 파일 이름 열을 추가합니다. 파워 쿼리는 폴더에서 로드할 때 원본 파일 이름을 자동으로 포함합니다. 이 추적성은 청구 분쟁에 중요합니다. 특정 총 시간에 대해 질문하는 고객은 해당 시간표의 출처와 제출 시기를 알아야 합니다.
초과근무 및 급여 차이 처리
여러 급여 요율, 정규 근무 시간, 초과 근무, 주말 요율이 포함된 작업표에는 요율 인식 시간 계산이 필요합니다. 변환된 데이터를 요율 유형별로 열로 구분합니다. 각 열에 올바른 시간당 요율을 적용하십시오. 각 요율 범주 내에서 합계를 낸 다음, 지불 가능한 총 금액에 대해 범주 전체를 합산합니다. 요금 승수에 대한 프로젝트 코드 또는 날짜 유형을 매핑하는 조회 테이블은 요금 할당을 자동화합니다.
요율 논리를 한 번 구축하고 이후의 모든 작업표에 적용하세요. 변환 및 정리 단계에서는 표준화된 데이터가 생성됩니다. 비율 계산 공식은 각 기간마다 동일하게 표준화된 데이터를 처리합니다. 공휴일 근무조에 잘못된 승수를 적용하는 수동 요율 조회 오류는 공식이 매번 일관되게 규칙을 적용하기 때문에 사라집니다.
월별 작업표 워크플로 자동화
월간 흐름은 PDF 수집, 스프레드시트로 변환, 통합, 날짜 및 시간 표준화, 청구 보고서 생성 등 반복 가능한 패턴을 따릅니다. 각 단계는 자동화 가능합니다. 파워 쿼리는 통합 및 표준화를 처리합니다. Excel 템플릿은 청구 보고서를 처리합니다. 유일한 수동 단계는 PDF를 수집하는 것이며, 새 파일에 대한 변환을 트리거하는 감시 폴더는 이 작업도 자동화할 수 있습니다.
다음 달에 실행하는 사람을 위해 워크플로를 문서화하거나 단계를 잊어버린 경우 본인을 위해 워크플로를 문서화하세요. 단계별 순서, 도구 및 설정이 포함된 한 페이지 분량의 체크리스트는 월간 분주함을 월간 루틴으로 바꿔줍니다. 문서화는 한 사람이 기억하는 작업 흐름과 직원 변경 및 기억 상실에도 살아남는 작업 흐름의 차이입니다.