Excel의 창 고정 및 창 분할 기능은 화면에서 큰 스프레드시트를 탐색하는 데 필수적입니다. 고정 창은 수백 또는 수천 개의 데이터 행을 스크롤할 때 머리글이 계속 표시되도록 특정 행이나 열을 제자리에 잠급니다. 분할 창은 워크시트를 독립적으로 스크롤할 수 있는 창으로 나누어 동일한 시트의 여러 섹션을 동시에 볼 수 있도록 합니다. 이러한 기능을 사용하면 데이터 입력 및 분석 중에 스프레드시트를 사용할 수 있지만 PDF로 내보낼 때 특정 문제가 발생합니다. 화면 탐색 중에 컨텍스트를 제공하는 고정된 헤더는 모든 PDF 페이지에 인쇄되는 반복되는 헤더 행으로 변환되어야 합니다. 내보내기 설정이 올바르게 구성되지 않으면 첫 번째 페이지 이후 헤더 컨텍스트가 손실되며 PDF 독자는 각 열이 나타내는 내용을 기억하기 위해 첫 번째 페이지로 다시 넘겨야 합니다.
고정된 창 및 분할 창과 인쇄 제목의 차이점
많은 Excel 사용자를 당황하게 만드는 중요한 차이점은 창 고정과 창 분할이 인쇄 레이아웃 기능이 아니라 화면 탐색 기능이라는 점입니다. 스프레드시트의 맨 위 행을 고정하면 아래로 스크롤할 때 계속 표시되지만 인쇄된 모든 페이지에서 해당 행이 반복되도록 자동으로 구성되지는 않습니다. 인쇄된 페이지에서 반복되는 행과 열을 제어하는 설정을 인쇄 제목이라고 하며 인쇄 제목 아래의 페이지 레이아웃 탭에서 별도로 구성됩니다. 스프레드시트의 맨 위 행은 화면에서 고정되지만 인쇄 제목은 구성되지 않을 수 있습니다. 이 경우 PDF 내보내기는 첫 번째 페이지에만 헤더를 표시하고 후속 페이지에는 열 레이블 없이 데이터 행만 표시합니다.
인쇄 제목을 구성하려면 페이지 레이아웃, 인쇄 제목으로 이동하세요. 페이지 설정 대화 상자의 시트 탭에는 두 개의 필드, 즉 상단에 반복할 행과 왼쪽에 반복할 열이 있습니다. 상단에서 반복할 행 옆에 있는 선택기 버튼을 클릭한 다음 스프레드시트에서 열 헤더가 포함된 행을 클릭합니다. 일반적으로 이는 행 1이거나 제목, 부제, 열 레이블이 포함된 여러 행 헤더가 있는 경우 행 1~3입니다. 확인을 클릭하세요. 이제 선택한 행이 모든 인쇄된 페이지와 모든 PDF 페이지의 상단에 나타납니다. WukongPDF의 Excel에서 PDF로의 변환은 인쇄 제목 구성을 따르므로 Excel에서 올바르게 설정하면 내보낸 PDF에서 헤더가 유지됩니다.
각 페이지에 표시되는 내용을 제어하기 위한 인쇄 영역 구성
인쇄 제목을 구성한 후 다음 단계는 인쇄 영역을 정의하는 것입니다. 인쇄 영역에 따라 PDF 내보내기에 포함되는 셀이 결정됩니다. 인쇄 영역이 설정되지 않은 경우 Excel은 데이터가 포함된 모든 셀을 내보냅니다. 여기에는 의도한 콘텐츠 영역을 훨씬 넘어서는 빈 행이나 열이 포함될 수 있습니다. 정확한 인쇄 영역을 설정하면 불필요한 공백이나 스크래치 계산에 사용된 흩어진 셀 없이 공유하려는 데이터만 PDF에 포함됩니다.
포함하려는 셀 범위를 선택하고 페이지 레이아웃, 인쇄 영역, 인쇄 영역 설정으로 이동합니다. 여러 개별 섹션이 있는 스프레드시트의 경우 페이지 나누기를 사용하여 페이지별로 서로 다른 인쇄 영역을 설정할 수 있습니다. 페이지 나누기 미리 보기에서 파란색 페이지 나누기 선을 드래그하여 각 페이지가 끝나는 위치를 제어합니다. 논리적으로 관련된 행이 동일한 페이지에 함께 유지되고 각 페이지가 인쇄 제목에서 제공하는 완전한 머리글 행 세트로 시작되도록 페이지 나누기를 전략적으로 배치합니다. 헤더 컨텍스트를 위한 인쇄 제목과 논리적 그룹화를 위한 페이지 나누기를 조합하면 원본 스프레드시트가 화면에 표시된 것처럼 읽기 쉬운 PDF가 생성됩니다.
PDF 페이지의 넓은 스프레드시트에 맞게 크기 조정 옵션
열이 많은 스프레드시트는 PDF 내보내기에 특별한 문제를 야기합니다. 표준 페이지 너비인 8.5인치는 모든 열을 읽을 수 있는 크기로 표시할 만큼 넓지 않은 경우가 많기 때문입니다. Excel에서는 페이지 레이아웃 탭의 크기에 맞게 조정에 여러 가지 크기 조정 옵션을 제공합니다. 너비 설정은 출력할 페이지 너비를 제어합니다. 너비를 1페이지로 설정하면 모든 열이 단일 페이지 너비로 설정되지만 텍스트가 읽을 수 없는 크기로 줄어들 수 있습니다. 너비를 자동으로 설정하면 스프레드시트가 여러 페이지를 가로로 확장할 수 있으므로 가독성은 유지되지만 독자가 여러 페이지에 걸쳐 열을 모아야 합니다.
아래 표에는 확장 옵션과 각 옵션을 언제 사용해야 하는지 요약되어 있습니다.
| 스케일링 설정 | PDF 출력에 미치는 영향 | 에 가장 적합 |
|---|---|---|
| 한 페이지에 시트 맞추기 | 단일 페이지에 맞게 전체 시트를 축소합니다. 텍스트가 매우 작아질 수 있음 | 행과 열이 거의 없는 빠른 참조 시트 |
| 한 페이지에 모든 열 맞추기 | 너비를 한 페이지로 조정합니다. 높이는 여러 페이지에 걸쳐 있을 수 있습니다. | 모든 열을 함께 보는 것이 중요한 넓은 스프레드시트 |
| 한 페이지에 모든 행 맞추기 | 높이를 한 페이지로 조정합니다. 너비는 여러 페이지에 걸쳐 있을 수 있습니다. | 거래 목록과 같은 길고 좁은 스프레드시트 |
| 크기 조정 없음(100%) | 실제 크기로 인쇄합니다. 양방향으로 여러 페이지에 걸쳐 있을 수 있습니다. | 전체 크기로 읽을 수 있어야 하는 데이터 |
| 맞춤 비율 | 사용자 정의 규모; 페이지 수와 가독성의 균형을 유지합니다. | 사전 설정된 옵션 중 어느 것도 허용 가능한 결과를 생성하지 않는 경우 |
내보낸 PDF에서 헤더 컨텍스트 확인
내보낸 후 PDF를 열고 모든 페이지를 스크롤합니다. 각 페이지 상단에 헤더 행이 나타나는지 확인합니다. 헤더 아래의 열 정렬이 페이지 전체에서 일관되게 유지되는지 확인하세요. 인쇄 제목으로 구성된 고정 창이 올바르게 반복되는지 확인하십시오. 페이지 나누기 뒤의 페이지에 특별한 주의를 기울이세요. 수동 페이지 나누기 뒤의 첫 번째 행에는 여전히 인쇄 제목 헤더가 표시되어야 합니다. 페이지에서 헤더가 누락된 경우 Excel로 돌아가 인쇄 제목 구성을 확인한 후 다시 내보냅니다. Excel에서 구성하는 PDF 인쇄 설정에 따라 내보낸 PDF가 독자가 원본 스프레드시트를 다시 참조하지 않고도 이해할 수 있는 독립형 문서인지 여부가 결정됩니다.
고정된 창이 있는 대화형 스프레드시트에서 반복되는 헤더가 있는 정적 PDF로 전환하는 것은 신중한 구성이 필요한 변환입니다. Excel에서는 인쇄 제목, 인쇄 영역, 배율 옵션 등의 도구를 제공합니다. 이를 올바르게 사용하는 것은 원본 스프레드시트의 유용성을 유지하는 PDF와 데이터를 의미있게 만드는 구조적 컨텍스트를 잃는 PDF의 차이입니다. 구성에는 몇 분밖에 걸리지 않으며 PDF를 읽는 모든 사람에게 이점이 제공됩니다.
일반적인 인쇄 제목 및 크기 조정 문제 해결
올바른 구성을 사용하더라도 특정 스프레드시트 레이아웃의 경우 PDF 출력에서 예상치 못한 결과가 발생합니다. 인쇄 제목으로 구성된 머리글 행이 일부 페이지에만 표시되고 다른 페이지에는 표시되지 않는 경우 머리글 바로 아래 행에 페이지 나누기를 넘는 병합된 셀이 포함되어 있는지 확인하세요. 병합된 셀로 인해 Excel에서 영향을 받는 페이지의 인쇄 제목을 건너뛸 수 있습니다. 병합된 범위가 분할되지 않도록 셀 병합을 취소하거나 페이지 나누기를 조정하세요. 크기 조정 옵션이 너무 작아서 읽을 수 없는 텍스트를 생성하는 경우 너비를 자동으로 설정하고 모든 열을 읽을 수 없는 크기로 단일 페이지에 강제로 배치하는 대신 스프레드시트가 여러 페이지에 걸쳐 가로로 확장되도록 허용해 보십시오.
여러 시트가 포함된 통합 문서의 경우 인쇄 제목과 인쇄 영역은 통합 문서가 아닌 시트별로 구성된다는 점을 기억하세요. PDF 내보내기에 포함될 각 시트에는 고유한 인쇄 제목 행과 인쇄 영역이 정의되어 있어야 합니다. 내보내기 전에 각 시트를 전환하고 각 시트의 설정을 확인하세요. 기본 설정이 적용된 숨겨진 시트는 빈 페이지나 내보낸 PDF의 내용이 잘못 정렬된 페이지를 생성할 수 있습니다. 내보내기를 완료하기 전에 모든 페이지의 축소판을 검토하세요.
인쇄 제목과 배율 구성은 스프레드시트에 대해 한 번 설정되며 나중에 사용할 수 있도록 Excel 템플릿의 일부로 저장할 수 있습니다. 유사한 보고서를 정기적으로 PDF로 내보내는 경우 인쇄 제목, 인쇄 영역 및 배율 옵션이 미리 구성된 템플릿을 만듭니다. 템플릿에서 생성된 각각의 새 보고서는 올바른 PDF 내보내기 설정을 상속하므로 매번 다시 구성할 필요가 없습니다. 템플릿 구축에 대한 초기 투자는 모든 보고 주기에 걸쳐 일관되고 올바른 형식의 PDF 출력으로 결실을 맺습니다.