Word 문서의 주석은 최종 텍스트를 형성한 토론, 피드백 및 결정을 포착합니다. 해당 문서를 PDF로 내보낼 때 독자가 작성된 내용뿐만 아니라 토론, 질문 및 해결된 내용도 볼 수 있도록 해당 주석도 함께 이동해야 합니다. 표준 Word를 PDF로 내보내기에는 최신 버전의 Microsoft Word에서 기본적으로 주석이 포함되지만 정확한 동작은 내보내기 설정, Word 버전 및 주석이 해결되었는지 또는 여전히 활성 상태인지에 따라 달라집니다. 내보내기 전에 확인해야 할 설정을 알면 주석이 의도한 대로 정확하게 PDF에 표시됩니다.
PDF를 내보내는 동안 Word에서 주석을 처리하는 방법
Microsoft Word 365 및 Word 2021에는 PDF 내보내기의 주석 표시에 대한 전용 설정이 포함되어 있습니다. 파일, 내보내기로 이동하고 PDF 생성을 선택하면 옵션 대화 상자의 비인쇄 정보 포함 섹션 아래 마크업을 표시하는 문서라는 확인란이 포함됩니다. 이 상자를 선택하면 Word에서 PDF 출력에 주석, 변경 내용 추적 및 기타 마크업을 포함하도록 지시합니다. 주석은 Word 문서에 표시되는 방식과 유사하게 PDF 여백에 표시되며 주석 텍스트와 작성자 이름이 표시됩니다.
해결된 주석은 PDF를 내보내는 동안 활성 주석과 다르게 작동합니다. Word에서 해결된 댓글은 해결된 것으로 표시되었지만 삭제되지 않은 댓글 스레드입니다. 기본적으로 Word에서는 해결된 주석이 닫힌 것으로 간주되어 더 이상 문서 내용과 관련이 없기 때문에 PDF에 해결된 주석을 포함하지 않습니다. 해결된 주석을 PDF에 표시해야 하는 경우 내보내기 전에 Word에서 해당 주석을 다시 열어야 합니다. 댓글을 클릭하고 다시 열기를 선택하면 스레드가 활성 상태로 돌아갑니다. 포함하려는 모든 주석을 다시 연 후 마크업 표시 문서 옵션을 활성화하여 PDF 내보내기를 실행하세요.
Mac과 Windows에서 주석과 함께 내보내기
Mac용 Word는 Windows용 Word와 약간 다르게 주석 내보내기를 처리합니다. Mac에서 PDF 내보내기 대화 상자는 유사한 마크업 표시 확인란을 제공하지만 결과 PDF의 주석 렌더링은 때때로 관련 텍스트 옆의 여백이 아닌 문서 끝에 있는 별도의 페이지에 배치됩니다. 이는 Mac PDF 렌더링 파이프라인이 Windows GDI 기반 PDF 렌더러와 다르게 주석 위치를 해석하는 Apple Quartz PDF 엔진을 사용하기 때문에 발생합니다.
Mac에서 별도 페이지 주석 렌더링을 방지하려면 내보내기 대신 다른 이름으로 저장 명령을 사용하십시오. 파일, 다른 이름으로 저장을 선택하고 형식 드롭다운에서 PDF를 선택합니다. 저장 대화 상자에서 옵션 버튼을 클릭하고 마크업을 표시하는 문서가 선택되어 있는지 확인하세요. 다른 이름으로 저장 경로는 내보내기 명령과 다른 렌더링 코드 경로를 사용하기 때문에 Mac에서 더 충실한 주석 위치 지정을 생성하는 경우가 많습니다. 내보내기와 다른 이름으로 저장을 모두 시도한 후에도 주석이 여전히 별도 페이지에 렌더링되는 경우 PDF 주석 도구에서 결과 PDF를 열고 주석 또는 주석 기능을 사용하여 관련 텍스트 블록 옆에 수동으로 위치를 변경합니다.
주석 형식 및 작성자 정보 보존
Word의 주석에는 작성자 이름, 주석이 작성된 날짜 및 시간, 주석 스레드의 응답 등 PDF에 표시되어야 하는 메타데이터가 포함됩니다. 내보내기 대화 상자에서 문서 속성 및 문서 구조 태그 옵션도 활성화된 경우 PDF를 내보내는 동안 이 메타데이터가 보존됩니다. PDF에 표시되는 작성자 이름은 문서 작성자 메타데이터가 아닌 Word의 사용자 이름 설정에서 가져옵니다. 문서의 주석에 작성자 또는 Windows 사용자와 같은 일반 이름이 표시되면 PDF에도 동일한 이름이 표시됩니다.
내보내기 전에 작성자 이름을 표준화하려면 Word에서 사용자 이름을 변경하십시오. Windows에서는 파일, 옵션으로 이동하고 일반 섹션에서 사용자 이름 필드를 업데이트합니다. Mac에서는 Word, 기본 설정으로 이동하고 개인 설정에서 사용자 이름을 업데이트하세요. 이 변경사항은 앞으로 작성되는 댓글에 영향을 미칩니다. 기존 댓글은 작성 당시 활성 상태였던 작성자 이름을 유지합니다. 기존 댓글의 작성자 이름을 업데이트하려면 각 댓글을 개별적으로 편집하거나 모든 댓글을 순환하고 작성자 속성을 업데이트하는 매크로를 사용해야 합니다.
마크업을 깔끔하게 유지하면서 PDF에 주석 포함하기
모든 주석과 추적된 변경 내용이 표시되는 PDF는 시각적으로 부담스러울 수 있으며, 특히 여러 검토 주기를 거친 문서의 경우 더욱 그렇습니다. 청중이 주석을 보아야 하지만 전체 추적된 변경 사항이 복잡할 필요는 없는 경우 내보내기 전에 추적된 모든 변경 사항을 수락하고 주석만 표시되도록 둡니다. Word에서 검토 탭을 클릭하고 수락 드롭다운을 열고 모든 변경 사항 수락 및 추적 중지를 선택합니다. 이제 문서 텍스트가 깨끗하고 최종적입니다. 그런 다음 마크업을 표시하는 문서를 활성화하여 PDF로 내보내면 추적된 변경 내용이 아닌 주석만 출력에 나타납니다.
이 선택적 접근 방식은 취소선 텍스트, 삽입 밑줄 및 서식 변경 표시 등의 시각적 노이즈 없이 독자의 주의를 주석에 집중시키는 더욱 깔끔한 PDF 내보내기를 생성합니다. 의사결정 논의는 여전히 관련성이 있지만 텍스트 전개 방식에 대한 편집 메커니즘은 그렇지 않은 최종 결과물에 특히 적합합니다.
Word 내보내기 옵션이 충분하지 않을 때 PDF 도구 사용
Word에 내장된 주석 내보내기가 원하는 결과를 얻지 못하는 경우 전용 PDF 도구를 사용하여 사후에 주석 기능을 추가할 수 있습니다. 주석 없이 Word 문서를 PDF로 내보내 깨끗한 기본 파일을 만듭니다. 그런 다음 주석 및 주석 도구를 지원하는 PDF 편집기를 사용하여 토론 요점을 PDF에 직접 추가하십시오. 이 접근 방식을 사용하면 Word에서 PDF로 주석을 수동으로 기록해야 하는 대신 주석 배치, 서식 및 가시성을 정밀하게 제어할 수 있습니다.
주석이 광범위한 문서의 경우 이러한 수동 접근 방식은 금방 실용적이지 않게 됩니다. WukongPDF와 같은 도구는 단일 플랫폼에서 PDF 내보내기 및 주석 기능을 제공하므로 Word 문서를 PDF로 변환한 다음 브라우저 내에서 직접 주석을 추가, 편집 및 배치할 수 있습니다. 먼저 깨끗한 PDF를 내보낸 다음 선택적으로 주석을 추가하는 2단계 작업 흐름은 Word 내보내기 설정이 정확히 올바른 주석 렌더링을 생성하기를 바라는 것보다 더 세련된 결과를 생성합니다.
배포 전 PDF의 주석 확인
주석이 활성화된 Word 문서를 PDF로 내보낸 후 두 개 이상의 서로 다른 뷰어에서 PDF를 엽니다. Adobe Acrobat Reader는 창 오른쪽에 있는 전용 주석 창에 주석을 표시합니다. 브라우저 기반 PDF 뷰어는 주석을 다르게 표시할 수 있으며 때로는 텍스트를 표시하기 위해 클릭해야 하는 작은 말풍선 아이콘으로 표시될 수도 있습니다. 모바일 PDF 앱에는 고유한 주석 표시 규칙이 있습니다. 수신자가 사용할 가능성이 있는 각 보기 환경에서 주석이 표시되고, 판독 가능하며, 관련 텍스트와 올바르게 연결되어 있는지 확인하십시오.
모든 페이지를 스크롤하여 예상되는 댓글이 모두 있는지 확인하세요. 일반적인 내보내기 문제는 섹션의 마지막 페이지나 텍스트 상자 안의 내용 및 부동 개체에 대한 주석이 PDF에서 렌더링되지 않는다는 것입니다. 이러한 위치를 구체적으로 확인하십시오. 주석이 누락된 경우 Word로 돌아가서 주석이 해결되지 않고 활성 상태인지, 그리고 내보내기에 대해 마크업 표시 문서 옵션이 활성화되어 있는지 확인하십시오.
변경 사항 추적을 통해 공동 작업 문서의 주석 처리
여러 차례의 검토를 거친 문서에는 주석과 추적된 변경 사항이 동시에 포함되는 경우가 많습니다. 빨간색 취소선 텍스트, 파란색 삽입 밑줄, 여백에 있는 설명 풍선의 시각적 밀도는 문서의 현재 상태를 이해하려는 독자를 압도할 수 있습니다. 주석을 표시한 상태로 PDF로 내보내기 전에, 실질적인 콘텐츠 변경 사항과 주석을 활성 상태로 유지하면서 서식 전용으로 추적된 모든 변경 사항을 허용하는 것을 고려해 보십시오.
검토 탭의 단어 필터 옵션을 사용하면 특정 유형의 마크업을 표시하거나 숨길 수 있습니다. 마크업 표시를 클릭하고 서식 선택을 취소하여 글꼴, 간격 및 스타일 변경 표시기를 숨깁니다. 댓글에만 집중하려면 삽입 및 삭제를 선택 취소하세요. 이러한 필터는 마크업 표시 문서가 활성화된 경우 PDF 내보내기에 적용되므로 개별 변경 사항을 수동으로 수락하거나 거부하지 않고도 출력의 시각적 밀도를 제어할 수 있습니다.
여러 검토자의 주석이 포함된 문서를 내보낼 때 Word에서 검토자를 구별하는 주석 색상 코딩이 PDF로 전달되지 않을 수 있습니다. PDF 출력을 확인하여 댓글에 표시된 작성자 이름이나 일관된 색상 구성을 통해 각 댓글이 해당 작성자에 의해 명확하게 표시되는지 확인하세요. 색상 코딩이 손실된 경우 내보내기 전에 각 댓글의 시작 부분에 검토자 이니셜을 추가하는 것이 좋습니다.
광범위한 주석 스레드가 있는 문서에 대한 마지막 팁: PDF를 두 가지 버전으로 내보냅니다. 한 버전에는 내부 검토 팀의 모든 의견이 포함되어 있습니다. 다른 버전은 외부 배포를 위한 주석이 없는 깔끔한 내보내기입니다. 이 이중 내보내기 접근 방식을 통해 외부 독자에게 깨끗하고 전문적인 문서를 제공하는 동시에 필요한 사람들이 토론 기록에 액세스할 수 있습니다.
문서가 여러 PDF를 포함하는 대규모 보고서 패키지의 일부인 경우 병합 프로세스 자체에서 주석 표시 여부를 관리하려고 시도하는 대신 내보낸 후 PDF 병합 도구를 사용하여 주석이 있는 버전과 정리된 버전을 병합합니다.