고객에게 PDF 양식을 보냅니다. 그들은 그것을 작성하고 서명한 후 다시 보냅니다. 일주일 후, 양식을 열어 세부 사항을 확인하고 숫자가 변경된 것을 발견했습니다. 클라이언트 또는 양식을 전달한 사람이 서명 후 필드를 편집했습니다. 귀하가 다시 받은 양식은 귀하가 보낸 양식이 아닙니다. 이 시나리오는 병합이 존재하는 이유입니다.
PDF 양식을 병합하면 대화형으로 채울 수 있는 필드가 편집할 수 없는 정적 콘텐츠로 변환됩니다. 양식에 입력된 텍스트는 원래 인쇄된 텍스트와 마찬가지로 페이지 자체의 일부가 됩니다. 우연이든 고의든 누구도 병합된 PDF를 열고 답변을 변경할 수 없습니다. 제출된 데이터의 무결성이 중요한 모든 양식(계약서, 신청서, 송장 및 법률 문서 포함)의 경우 평면화는 답변을 제자리에 고정하는 단계입니다.
PDF 양식이 병합되면 어떻게 되나요?
채울 수 있는 PDF 양식에는 두 가지 종류의 콘텐츠가 포함되어 있습니다. 정적 콘텐츠는 양식을 만들 때 있었던 텍스트, 선, 로고 및 레이아웃입니다. 대화형 콘텐츠는 양식 수신자가 채우는 텍스트 상자, 확인란, 라디오 버튼, 드롭다운 목록 및 서명 필드와 같은 필드 개체입니다. 이러한 필드는 정적 페이지 위에 계층화된 별도의 개체입니다.
양식을 평면화하면 대화형 필드가 정적 콘텐츠로 병합됩니다. 텍스트 상자에 입력된 텍스트는 페이지의 영구 텍스트가 되어 원래 양식 레이블과 구별할 수 없습니다. 선택된 확인란은 영구적인 확인 표시가 됩니다. 대화형 필드 개체 자체가 삭제됩니다. 결과는 채워진 양식과 동일해 보이지만 더 이상 클릭하거나 입력하거나 수정할 필드가 없습니다. 모든 답변이 잠겨 있습니다.
편평화는 단방향 프로세스입니다. 양식이 평면화되면 필드 데이터를 추출하거나 답변을 변경하거나 대화형 필드를 복원할 수 없습니다. 제출된 정보는 페이지 콘텐츠에 보존되지만 더 이상 기계에서 양식 데이터로 읽을 수 없습니다. 나중에 양식 응답을 스프레드시트나 데이터베이스로 추출해야 할 경우 병합하기 전에 채워졌지만 병합되지 않은 양식의 복사본을 저장하세요. 병합되지 않은 원본은 데이터를 보존합니다. 병합된 사본은 모양을 보존하고 변조를 방지합니다.
PDF 양식을 단계별로 병합하는 방법
WukongPDF는 간단한 병합 작업 흐름을 제공합니다. 편집 도구에서 채워진 PDF 양식을 엽니다. 양식이 로드되면 양식 필드를 병합하는 옵션을 찾으십시오. 이 도구는 모든 대화형 필드를 페이지 콘텐츠에 병합하고 결과를 새 PDF로 저장합니다. 병합된 파일을 다운로드합니다. 원래 작성된 양식은 평면화되지 않은 상태로 계정에 남아 있으므로 데이터를 추출하거나 수정해야 하는 경우 언제든지 편집 가능한 버전으로 돌아갈 수 있습니다.
Adobe Acrobat을 사용하는 경우 병합 프로세스는 인쇄 제작 도구에서 수행되거나 프리플라이트 기능을 통해 수행될 수 있습니다. 도구, 인쇄물 제작으로 이동하여 병합 미리 보기를 선택합니다. 모든 페이지를 병합하도록 선택합니다. 병합된 문서를 새 파일 이름으로 저장합니다. Acrobat의 병합기는 병합 중에 투명도, 중복 인쇄 및 색상 공간이 처리되는 방식을 세부적으로 제어할 수 있습니다. 이러한 옵션은 인쇄 제작에 중요하지만 일반적으로 PDF 보안 및 양식 잠금에는 필요하지 않습니다.
Preview로 작업하는 Mac 사용자의 경우 간접적인 접근 방식이 있습니다. 미리보기에서 채워진 양식을 엽니다. 파일을 선택한 다음 인쇄를 선택합니다. 인쇄 대화 상자에서 PDF 버튼을 클릭하고 PDF로 저장을 선택합니다. 이렇게 하면 문서가 다시 작성되고 양식 필드가 페이지 콘텐츠로 효과적으로 병합됩니다. 양식 필드를 클릭하여 결과를 테스트합니다. 클릭해도 아무 반응이 없으면 병합이 성공한 것입니다. 이 방법은 무료이며 추가 소프트웨어가 필요하지 않습니다.
법률 및 비즈니스 문서에서 병합이 중요한 이유
작성된 평면화되지 않은 채울 수 있는 PDF 양식은 편집 가능한 실시간 문서입니다. 수신자는 누구나 PDF 뷰어에서 파일을 열고 필드를 클릭한 후 답변을 변경할 수 있습니다. 변경된 값은 원래 값과 똑같아 보입니다. 무언가가 편집되었다는 시각적 표시가 없습니다. 수신자는 스크롤하는 동안 실수로 번호를 변경한 정직한 고객일 수 있습니다. 문서에 서명한 후 계약 조건을 변경하려는 부정직한 당사자일 수도 있습니다. 두 경우 모두 편집 가능한 필드를 사용하면 변경 작업을 매우 쉽게 수행할 수 있습니다.
편평화는 이러한 위험을 제거합니다. 평면화된 양식에는 편집 가능한 필드가 없습니다. 대답은 종이에 잉크처럼 영구적입니다. 이것이 바로 많은 조직에서 제출된 PDF 양식을 처리하기 전에 병합하도록 요구하는 이유입니다. 정부 기관, 법원 시스템, 금융 기관 및 의료 서비스 제공업체는 문서 제출 지침에 평면화를 포함하는 경우가 많습니다. 그들은 제출자가 양식이 완료되었다고 주장한 후에 편집되었을 수 있는 실시간 양식을 받고 싶어하지 않습니다.
플래트닝과 비밀번호 보호: 어느 것이 실제로 데이터를 잠그는가
사람들은 병합과 암호 보호를 혼동하는 경우가 있습니다. 둘 다 PDF 변경을 방지하는 데 사용되기 때문입니다. 그들은 다른 일을 합니다. 비밀번호 보호는 파일을 열거나 편집할 수 있는 사람을 제한합니다. 암호로 보호된 양식은 암호화되어 의도한 수신자만 열 수 있으며 편집 제한으로 인해 PDF 뷰어가 문서를 수정하지 못할 수도 있습니다. 그러나 비밀번호가 공유되거나 편집 제한을 우회하는 경우 해당 필드는 편집 가능한 상태로 유지됩니다. 비밀번호 보호는 액세스를 제어합니다. 데이터를 잠그지 않습니다.
병합은 데이터 자체를 제어합니다. 편집 가능한 필드가 더 이상 존재하지 않기 때문에 파일에 대한 무제한 액세스 권한을 가진 사람이라도 평면화된 양식을 편집할 수 없습니다. 편집할 내용이 남아 있지 않습니다. 데이터가 페이지의 일부가 되었습니다. 제출된 정보의 무결성이 나중에 추출하는 능력보다 더 중요한 문서의 경우 되돌릴 수 없기 때문에 병합이 더 강력한 보호입니다. 데이터 무결성과 지속적인 데이터 추출 가능성을 모두 원하는 문서의 경우 파일을 비밀번호로 보호하여 편집을 제한하되 본인이 액세스할 수 있도록 필드를 그대로 유지하세요.
일반적인 평탄화 실수와 이를 방지하는 방법
가장 흔한 병합 실수는 병합되지 않은 원본을 저장하지 않는 것입니다. 일단 평면화되면 양식 필드 데이터를 프로그래밍 방식으로 추출할 수 없습니다. 500개 양식의 응답을 스프레드시트로 컴파일해야 하는 경우 필드 데이터가 그대로 유지된 평면화되지 않은 버전이 필요합니다. 항상 복사본을 병합하세요. 가지고 있는 유일한 버전은 아닙니다.
두 번째 실수는 양식이 실제로 완성되기 전에 평면화하는 것입니다. 병합된 양식은 업데이트할 수 없습니다. 클라이언트가 돌아와서 필드 7에서 실수를 했다고 말하면 해당 필드를 간단히 편집할 수 없습니다. 병합되지 않은 원본으로 돌아가서 수정하고 다시 병합해야 합니다. 양식을 병합하기 전에 양식이 최종인지 제출자에게 확인하세요. '완성된 양식을 받았습니다.'라는 짧은 한 줄 이메일입니다. 문서를 마무리하기 전에 모든 정보가 올바른지 확인해 주시기 바랍니다." 작업을 다시 수행할 필요성을 방지합니다.
세 번째 실수는 모든 PDF 도구가 동일한 방식으로 병합된다고 가정하는 것입니다. 일부 도구는 필드 콘텐츠를 병합하지만 필드 윤곽선은 보이는 상태로 유지합니다. 이는 편집 가능한 필드처럼 보이지만 실제로는 정적인 항목을 클릭하려는 독자에게 혼란을 줍니다. 일부 도구는 병합 중에 필드 텍스트의 글꼴이나 간격을 변경하여 원래 채워진 양식과 약간 다르게 보이는 결과를 생성합니다. 중요한 배치를 처리하기 전에 샘플 양식에서 병합 도구를 테스트하십시오. 병합된 출력을 열고 필드를 클릭한 후 병합되지 않은 원본과 모양을 비교해 보십시오. 동일한 시각적 출력과 완전히 비대화형 필드를 생성하는 도구가 원하는 것입니다.