책 원고, 회사 핸드북, 기술 매뉴얼, 여러 장으로 구성된 보고서 등 긴 문서를 형식을 잃지 않고 PDF로 변환하는 것은 간단해 보이는 작업 중 하나입니다. 짧은 문서는 한 번의 클릭으로 깔끔하게 변환됩니다. 복잡한 형식, 포함된 이미지, 상호 참조, 머리글 및 바닥글이 포함된 긴 문서는 더욱 까다롭습니다. 올바른 결과를 얻으려면 프로세스의 각 단계에서 몇 가지 신중한 단계가 필요합니다.
변환 직전에 소스 문서 구조 가져오기
PDF 출력의 품질은 원본 문서의 품질을 직접적으로 반영합니다. Word의 서식 문제는 PDF의 서식 문제가 됩니다. 때로는 더 눈에 띄기도 하고 때로는 약간 다른 방식으로 나타나기도 합니다. 무엇이든 변환하기 전에 소스 문서의 구조가 적절해야 합니다.
- 적절한 제목 스타일을 사용하세요: 제목 1, 제목 2, 제목 3 - 수동으로 굵게 변경하거나 글꼴 크기를 변경하지 마세요. 이렇게 하면 PDF에 탐색 가능한 구조가 생성되고 작업 목차가 활성화됩니다.
- 일관적인 단락 스타일 설정: 본문 텍스트, 캡션, 블록 인용문은 각각 임시 서식이 아닌 명명된 스타일을 사용해야 합니다. 일관된 스타일은 지속적으로 변환됩니다.
- 빈 단락이 아닌 페이지 나누기 사용: Enter를 20번 눌러 새 장을 시작하면 예측할 수 없을 정도로 깨지기 쉬운 간격이 생깁니다. 삽입 > 대신 페이지 나누기 또는 섹션 나누기를 사용하세요.
- 이미지를 올바르게 삽입: 이미지는 외부 파일에 연결되지 않고 문서에 삽입되어야 합니다. 연결된 이미지는 문서와 함께 이동하지 않으며 PDF에서 빈 상자로 나타날 수 있습니다.
페이지 설정: 내보내기 전에 올바르게 설정
Word 문서의 페이지 크기, 여백 및 방향에 따라 PDF의 페이지 크기가 결정됩니다. 수출 전보다 사후에 변경하기가 더 어려우므로 먼저 잘 확인하시기 바랍니다.
페이지 크기
시작하기 전에 문서가 A4(국제 표준)인지 Letter(미국 표준)인지, 아니면 무역 문고판 책과 같은 특정 목적을 위한 맞춤 크기인지 결정하세요. 긴 문서를 작성한 후 페이지 크기를 변경하면 전체 문서에서 텍스트 리플로우가 발생하므로 일반적으로 형식을 다시 지정하는 작업이 필요합니다.
여백
인쇄 및 제본할 문서의 경우 거울 여백(제본의 안쪽 가장자리가 더 넓음)은 텍스트가 제본용 여백으로 사라지는 것을 방지합니다. 디지털 전용 문서의 경우 모든 면에 2~2.5cm의 표준 여백이 대부분의 목적에 적합합니다. 머리글과 바닥글이 보이려면 충분한 여백 공간이 필요합니다. 인쇄 미리 보기에서 페이지 번호와 장 제목이 잘리지 않는지 확인하세요.
목차 및 PDF 탐색
탐색 기능이 없는 긴 문서는 사용하기 불편합니다. Word에서는 제목 스타일에 따라 자동 목차(참조 > 목차)를 삽입합니다. PDF로 내보내면 이 목차를 클릭할 수 있게 되어 독자가 모든 장이나 섹션으로 직접 이동할 수 있습니다.
PDF 책갈피(Adobe Reader의 사이드바에 표시되는 탐색 패널)는 Word에 내장된 PDF 내보내기를 사용하여 내보낼 때 Word의 제목 스타일에서 자동으로 생성됩니다. 파일 > 다른 이름으로 저장 > 이 구조를 유지하려면 PDF(PDF로 인쇄하지 않음)를 사용하세요. PDF로 인쇄 방법은 모든 것을 병합하고 책갈피 탐색 기능을 상실합니다. 이는 긴 문서의 PDF 탐색에 매우 중요합니다.
긴 문서의 이미지 관리
많은 이미지가 포함된 긴 문서는 대용량 PDF 및 느린 로딩 파일의 가장 일반적인 소스입니다. 문서의 이미지는 파일 크기의 주요 동인이며 고해상도 이미지는 빠르게 무게를 추가합니다.
내보내기 전에: Word에서 모든 이미지를 선택하고 그림 압축을 사용합니다(이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 그림 압축 > 이 문서의 모든 그림에 적용). 디지털 배포의 경우 해상도를 화면(150DPI)으로 설정하고 문서를 인쇄할 경우 인쇄(300DPI)로 설정합니다. 이 단일 단계는 압축되지 않은 이미지로 내보내는 것과 비교하여 내보낸 PDF 크기를 60-80% 줄이는 경우가 많습니다.
내보낸 후에도 PDF이 여전히 너무 큰 경우 www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 PDF 압축 도구를 통해 실행하여 추가로 줄이세요. 디지털 방식으로 배포되는 책이나 매뉴얼의 경우 파일 크기를 10MB 미만으로 유지하면 이메일로 공유하고 빠르게 다운로드하는 것이 실용적입니다.
중요한 내보내기 설정
Word의 PDF 내보내기 대화 상자(파일 > 다른 이름으로 저장 > PDF)에서 여러 옵션이 출력 품질에 영향을 미칩니다.
- 최적화: "표준"을 선택합니다. 인쇄 품질 출력의 경우 또는 "최소 크기" 이미지 품질보다 파일 크기가 더 중요한 웹/이메일 배포용
- 접근성을 위한 문서 구조 태그: 제목 구조를 유지하고 화면 판독기에서 PDF를 읽을 수 있도록 하려면 이 태그를 활성화하세요.
- 제목을 사용하여 북마크 만들기: 문서 제목에서 PDF 뷰어의 탐색 패널을 생성하려면 이를 활성화하세요.
- ISO 19005-1 준수(PDF/A): 문서가 보관 표준을 충족해야 하는 경우에만 활성화합니다. 글꼴 포함 요구 사항을 추가하고 일부 기능을 제한합니다.
배포 전 최종 확인
내보낸 후 PDF를 열고 다음을 확인하십시오. 탐색 패널에 북마크가 표시됩니까? 목차가 올바른 페이지로 연결됩니까? 모든 이미지가 올바르게 렌더링됩니까? 배포 방식에 비해 파일 크기가 적당한가요? 문서 중간에 있는 몇 페이지를 즉시 확인하세요. 긴 문서의 서식 문제는 처음에 자연스럽게 보이는 시작 부분이 아닌 중간에 나타나는 경우가 많습니다. 배포하기 전에 10분간 검토하는 것은 불만 사항을 수집하고 사실 이후에 파일을 다시 발행하는 것보다 훨씬 덜 고통스럽습니다.