PDF를 보관하는 것은 저장하는 것과 다릅니다. 저장된 PDF는 마지막으로 사용된 상태로 하드 드라이브에 저장됩니다. 보관된 PDF는 장기 보관을 위해 정리, 압축 및 형식화됩니다. 지금으로부터 수십 년 후에도 읽을 수 있고 불필요한 팽창이 없으며 필요할 때 올바른 문서를 찾을 수 있도록 구성됩니다. 차이점은 지금 몇 분만 준비하는 것과 나중에 몇 시간 동안 좌절하는 것입니다.
보관을 위한 정리 프로세스는 효율적인 저장을 위해 파일 크기라는 세 가지를 목표로 합니다. 검색 가능성을 위한 메타데이터 및 구조. 향후 가독성을 위해 형식을 준수합니다. 각 대상에는 PDF의 장기간 보관을 준비하는 특정 단계가 있습니다.
아래 표에는 정리 단계, 목적, 권장 순서가 요약되어 있습니다.
| 단계 | 액션 | 목적 | 필요한 도구 |
|---|---|---|---|
| 1 | 보관 품질로 압축: 모든 콘텐츠를 보존하지만 구조 최적화를 통해 파일 크기를 줄이는 무손실 압축 | 가독성을 저하하지 않고 스토리지 공간을 줄입니다. | 압축 도구 |
| 2 | 메타데이터 추가 또는 업데이트: 제목, 작성자, 주제, 키워드 및 생성 날짜 | 검색을 통해 파일을 검색할 수 있도록 합니다. 몇 년 후에 그 문서를 찾는 사람에게 문서가 무엇인지 설명하십시오. | PDF 편집기 |
| 3 | 숨겨진 데이터 제거: 이전 메타데이터, 개정 내역, 포함된 썸네일, 사용하지 않는 개체 | 보관된 버전과 관련이 없는 정보를 제거합니다. 파일 크기 줄이기 | 메타데이터 정리 도구 |
| 4 | 문서가 10페이지를 초과하는 경우 북마크 추가 | 모든 페이지를 스크롤하지 않고도 보관된 파일을 탐색할 수 있도록 설정 | PDF 편집기 |
| 5 | 문서에 스캔된 페이지가 포함된 경우 OCR | 스캔한 콘텐츠를 검색 가능하게 만듭니다. OCR이 없으면 스캔한 페이지가 검색 도구에 표시되지 않습니다. | OCR 도구 |
| 6 | 일관된 아카이브 명명 규칙으로 이름 바꾸기 | 파일 이름만으로 파일을 식별할 수 있도록 합니다. 날짜, 문서 유형 및 설명 포함 | 파일 관리자 |
올바른 보관 형식 선택
표준 PDF는 대부분의 보관에 적합합니다. PDF/A는 모든 글꼴을 포함하고 외부 종속성을 금지하며 JavaScript 및 외부 파일 참조와 같이 나중에 읽을 수 없게 될 수 있는 기능을 제한하는 특수 보관 형식입니다. PDF/A는 많은 관할권의 정부 및 법률 기록 보관소에 필요합니다. 개인 및 비즈니스 보관의 경우 신중하게 준비한 표준 PDF로 충분합니다.
표준 PDF와 PDF/A 간의 PDF Archive 결정은 필요한 수명에 따라 달라집니다. 5년 안에 읽어야 할 문서는 표준 PDF를 안심하고 사용할 수 있습니다. 30년 후에도 읽을 수 있어야 하는 문서는 PDF/A를 사용해야 합니다. 이 형식은 렌더링에 필요한 모든 것을 파일 자체에 포함하므로 글꼴 가용성 및 렌더링 기술의 변화에 대해 독립적이고 미래에도 사용할 수 있습니다.
향후 검색을 위해 보관된 PDF 구성
완벽하게 정리된 PDF는 3년 후에도 찾을 수 없으면 쓸모가 없습니다. 명명 규칙, 메타데이터 및 폴더 구조는 검색 시스템으로 함께 작동합니다. 파일 이름은 문서가 무엇인지 알려줍니다. 메타데이터는 문서에 포함된 내용을 검색 도구에 알려줍니다. 폴더 구조는 관련 문서를 그룹화하므로 찾아보기가 검색만큼 효과적입니다.
WukongPDF의 PDF 압축 및 편집 도구는 보관할 PDF를 준비하는 정리 단계를 처리합니다. 크기를 줄이기 위해 압축하고, 검색 가능성을 위해 메타데이터를 추가하고, 검색 가능성을 위해 OCR 스캔 콘텐츠를 추가합니다. 준비된 파일은 보관된 문서를 관리하는 데 사용하는 시스템에 장기 보관할 수 있습니다.
향후 가독성을 위해 보관된 파일 테스트
1년에 한 번씩 무작위로 선택된 몇 개의 보관된 PDF를 열고 여전히 읽을 수 있는지 확인하십시오. 소프트웨어 변경, 운영 체제 업데이트 및 기본 PDF 리더가 변경됩니다. 3년 전에 완벽하게 열린 파일이 현재 버전의 PDF 리더에서 잘못 렌더링될 수 있습니다. 아카이브를 즉시 검사하면 중요한 문서에 영향을 미치기 전에 형식 부패를 포착할 수 있습니다. 파일을 열지 못한 경우 변환 도구가 사라지기 전에 변환할 시간이 아직 있습니다.