보고서는 대형 PDF의 가장 일반적인 소스 중 하나입니다. 차트, 그래프, 표, 스크린샷 및 로고는 빠르게 추가되며 분기별 보고서를 보낼 준비가 되었을 때 이메일로 보내기에는 너무 큰 파일이 되는 경우가 많습니다. 좋은 소식은 처음부터 프로세스에 좋은 습관을 들이면 대부분의 규모를 예방할 수 있다는 것입니다. 프레젠테이션을 손상시키지 않고 보고서를 간결하게 유지하는 방법은 다음과 같습니다.
내보내기 전에 차트 및 그래프 최적화
Excel이나 PowerPoint에서 만든 차트는 PDF에 저장하면 화면 읽기에 필요한 것보다 훨씬 높은 고해상도 이미지로 내보내지는 경우가 많습니다. 페이지에 10cm 너비로 표시되는 막대 차트는 2400픽셀 너비로 저장될 필요가 없습니다.
Word 및 PowerPoint에서 PDF를 생성하기 전에 내보내기 또는 저장 설정을 확인하십시오. 이미지 품질 또는 해상도 옵션을 찾아 화면 전용 보고서의 경우 150DPI로 설정하세요. 보고서를 인쇄하는 경우 300DPI이면 충분합니다. 그 이상은 종이에 눈에 띄는 이점 없이 파일 크기를 추가합니다.
벡터 기반 차트(이미지로 삽입되지 않고 Excel 또는 PowerPoint에서 기본적으로 생성됨)는 당연히 품질 손실 없이 더 작고 확장됩니다. 가능할 때마다 차트를 스크린샷으로 붙여넣는 대신 차트를 기본 개체로 유지하세요.
이미지 끝 부분이 아닌 소스 부분에서 이미지 압축
보고서에 삽입된 사진과 스크린샷은 파일 크기를 결정하는 주요 요인입니다. Retina 디스플레이의 단일 비압축 스크린샷 크기는 3~5MB입니다. 그 중 6개를 보고서에 넣으면 콘텐츠가 반영되기도 전에 이미 30MB를 사용하게 됩니다.
해결 방법은 PDF가 생성된 후가 아니라 삽입하기 전에 이미지를 압축하는 것입니다. Word에서 모든 이미지를 선택하고 그림 압축 옵션(이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭 > 그림 압축)을 사용하여 전체 문서의 해상도를 한 번에 줄입니다. 가벼운 공유를 위해서는 이메일(96 DPI)로 설정하고, 약간 더 나은 품질을 원한다면 화면(150 DPI)으로 설정하세요.
PDF을 이미 내보낸 경우 www.wukongpdf.com에 있는 WukongPDF의 PDF 압축 도구를 사용하면 파일 크기를 크게 줄일 수 있습니다. 중간 압축은 일반적으로 보고서에 적합한 설정입니다. 텍스트와 차트를 선명하게 유지하면서 크기를 눈에 띄게 줄입니다.
일관된 표준 글꼴 사용
사용자 정의 또는 장식용 글꼴이 PDF 파일에 완전히 포함되어 무게가 늘어납니다. 세 가지 다른 사용자 정의 글꼴을 사용하는 보고서는 콘텐츠 이전에 수백 킬로바이트의 글꼴 데이터만 전달할 수 있습니다. Arial, Calibri, Times New Roman 및 Georgia와 같은 표준 시스템 글꼴은 이미 수신자의 장치에서 사용할 수 있거나 훨씬 더 효율적으로 내장되어 있습니다.
대부분의 비즈니스 보고서에서 깔끔한 표준 글꼴은 전문적으로 보이고 파일을 밝게 유지합니다. 본문 텍스트 전체에 사용하는 것보다 진정으로 가치를 더하는 표지 또는 브랜딩 요소용으로 사용자 정의 글꼴을 예약하세요.
내보내기 전에 불필요한 요소를 제거하세요
보고서는 초안 작성 과정에서 추적된 변경 사항, 댓글, 숨겨진 슬라이드 또는 섹션, 수정 내역, 초안 워터마크 등 보이지 않는 비중을 축적하는 경우가 많습니다. 최종 PDF를 내보내기 전에 정리 과정을 수행하세요.
- 추적된 모든 변경 사항을 수락하거나 거부합니다.
- 모든 댓글 삭제
- 최종 버전용이 아닌 숨겨진 섹션을 제거하세요.
- 소프트웨어에 문서가 저장되어 있는 경우 문서의 개정 내역을 지웁니다.
이는 개인 정보 보호를 위한 좋은 방법이기도 합니다. 추적된 변경 사항과 댓글에는 최종 버전에서 의도적으로 제거되었지만 파일에서는 여전히 읽을 수 있는 콘텐츠가 포함될 수 있습니다.
긴 보고서를 여러 섹션으로 나누어 공유
보고서를 받는 모든 사람이 전체 문서를 필요로 하는 것은 아닙니다. 요약 독자에게는 40페이지 분량의 부록이 필요하지 않습니다. 지역 팀에는 글로벌 분석이 필요하지 않습니다. 보고서에 특정 대상을 위한 별도의 섹션이 있는 경우 대용량 파일을 압축하여 이메일에 적합하기를 바라기보다는 보내기 전에 보고서를 분할하세요.
이 접근 방식은 또한 보고서를 더욱 유용하게 만듭니다. 사람들은 포괄적인 60페이지 문서보다 집중된 8페이지 문서를 읽을 가능성이 더 높습니다. 필요한 이해관계자에게 전체 버전을 보내고, 다른 모든 사람에게는 대상 추출을 보냅니다.
보고서가 이미 너무 큰 경우 가장 쉬운 해결 방법
보고서를 이미 내보냈고 크기가 너무 큰 경우 www.wukongpdf.com에서 WukongPDF을(를) 사용하여 PDF 크기을(를) 줄입니다. 파일을 업로드하고 중간 압축을 선택한 후 이메일로 깔끔하게 전송되는 버전을 다운로드하세요. 1분도 채 걸리지 않으며 표준 비즈니스 보고서의 텍스트 품질이나 차트 가독성에 눈에 띄는 영향을 미치지 않습니다.