PDF로 변환해야 하는 200개의 Word 문서, Excel 스프레드시트, PowerPoint 프레젠테이션이 포함된 폴더는 어느 사무실에서나 익숙한 모습입니다. 각 응용 프로그램의 PDF로 저장 기능을 통해 한 번에 하나씩 변환하려면 몇 시간 동안 반복적으로 클릭해야 합니다. 일괄 변환 기능이 있는 PDF 도구 모음은 모든 파일에 일관된 설정을 적용하여 한 번의 작업으로 전체 폴더를 처리함으로써 이러한 시간을 몇 분으로 단축합니다.
일괄 변환은 한 가지 작업을 더 빠르게 수행하는 것이 아닙니다. 한 가지 일을 200번 하는 것이 아니라 한 번만 하는 것입니다.
PDF 배치 도구를 통해 Word를 PDF 및 기타 Office 형식으로 일괄 변환하려면 소스 파일을 준비하고, 각 파일 형식에 적합한 변환 설정을 선택하고, 출력에 대한 확인 확인을 통해 배치를 실행해야 합니다. WukongPDF의 PDF 도구 제품군은 다중 형식 일괄 변환을 처리하며 아래 워크플로는 데스크톱 제품군, 브라우저 기반 도구 또는 명령줄 변환기를 사용하는지 여부에 관계없이 적용됩니다.
일괄 변환을 위한 소스 파일 준비
일괄 처리의 모든 파일은 일괄 처리가 시작되기 전에 일관되고 변환 준비가 완료된 상태여야 합니다. 샘플을 열고 추적된 변경 사항이 승인 또는 거부되었는지 확인하세요. 댓글은 해결되어야 합니다. 차트 및 연결된 이미지와 같은 삽입된 개체는 끊어진 링크 오류를 표시하지 않고 업데이트되어야 합니다. 이러한 문제는 배치가 무인으로 실행되기 때문에 진단하기 어려운 변환 실패 또는 이상한 출력을 생성합니다.
변환하기 전에 파일 이름을 표준화하십시오. 출력 PDF는 .pdf 확장자를 가진 소스 파일 이름을 상속합니다. 일관되지 않은 소스 이름 지정으로 인해 PDF 이름 지정이 일관되지 않습니다. 미리 일관된 규칙으로 이름을 바꾸세요. PDF 출력에 의미가 있는 경우 파일 이름에 날짜, 프로젝트 코드 또는 버전 번호를 포함합니다. 파일 이름은 추가 단계 없이 배치 변환을 안정적으로 유지하는 유일한 메타데이터이므로 올바른 업스트림을 얻는 데 시간을 투자하십시오.
형식별로 변환 설정이 다른 경우 파일을 형식별로 그룹화합니다. Word, Excel 및 PowerPoint에는 각각 서로 다른 PDF 출력 설정이 필요합니다. 파일 유형별로 별도의 입력 폴더가 설정을 체계적으로 유지하고 Word 설정이 Excel 파일에 적용되는 것을 방지합니다. 일부 도구는 단일 배치 작업 내에서 형식별 설정을 허용하지만 유형별 폴더 접근 방식이 더 간단하고 구성 실수가 발생할 가능성이 적습니다.
사무실 형식별 변환 설정 선택
PDF로 변환된 Word 문서는 문서 구조를 유지해야 합니다. 제목은 책갈피가 되고, 각주는 페이지 주석이 되며, 목차 링크는 계속 작동합니다. 이 옵션을 활성화하십시오. 플랫 PDF가 특별히 요구되지 않는 한 구조를 간단한 텍스트로 플랫화하는 모든 항목을 비활성화합니다. 구조화된 PDF는 대부분의 용도로 사용되며 나중에 언제든지 병합할 수 있습니다. 병합된 PDF는 재구성할 수 없습니다.
Excel 스프레드시트는 인쇄 영역과 크기 조정에 주의를 기울여야 합니다. 기본 설정의 20개 열은 여러 페이지에 걸쳐 미세한 텍스트를 생성합니다. 인쇄 영역을 실제 데이터 범위로 설정합니다. 페이지 너비에 맞게 크기를 조정합니다. 넓은 시트의 경우 가로 방향을 선택하세요. 이러한 설정은 PDF 도구가 아닌 변환 전 스프레드시트에 있습니다. 대표 스프레드시트를 열고 해당 페이지 설정을 올바르게 구성한 후 저장하고 일괄 처리의 모든 스프레드시트를 구성하는 방법에 대한 템플릿으로 사용하세요.
슬라이드가 PDF 페이지에 직접 매핑되므로 PowerPoint 파일이 깔끔하게 변환됩니다. 주요 토글은 발표자 노트와 숨겨진 슬라이드입니다. PDF가 유인물이나 전체 기록으로 사용되는 경우 메모를 포함하세요. PDF가 프레젠테이션용 슬라이드 데크인 경우 제외하세요. 숨겨진 슬라이드는 일반적으로 문서 기록 보존이 필요한 논리적인 이유로 숨겨지지 않는 한 제외되어야 합니다.
| 소스 형식 | 키 설정 | 일반적인 문제 |
|---|---|---|
| 워드(.docx) | 문서 구조, 북마크 제목 유지 | 변환 전에는 추적된 변경 사항이 허용되지 않습니다. |
| 엑셀(.xlsx) | 인쇄 영역 설정, 페이지 너비에 맞추기, 넓은 시트의 경우 가로 방향 | 열이 잘리거나 텍스트가 너무 작아서 읽을 수 없음 |
| 파워포인트(.pptx) | 발표자 노트 및 숨겨진 슬라이드 포함/제외 | 애니메이션 손실, 복잡한 전환이 평면화됨 |
| Google 문서/시트/프레젠테이션 | 먼저 Office 형식으로 내보낸 후 변환하세요. | Google 형식은 대부분의 도구에서 직접 변환할 수 없습니다. |
배치 실행 및 진행 상황 모니터링
각 주요 유형 중 하나인 5개 파일의 테스트 실행으로 시작합니다. 전체 배치를 실행하기 전에 각 테스트 파일의 출력을 확인하십시오. 완벽한 Word 출력을 생성하는 설정은 잘못된 Excel 출력을 생성할 수 있습니다. 5개 파일에서 이를 포착하고, Excel 설정을 조정하고, 테스트를 다시 실행하면 전체 배치가 완료되고 소스 파일이 이동되거나 수정된 후 200개 파일에서 이를 발견하지 못하게 됩니다.
진행되는 일괄 처리를 모니터링합니다. 손상, 지원되지 않는 기능 또는 리소스 고갈로 인해 특정 파일에서 변환이 중단될 수 있습니다. 정지된 파일은 그 뒤에 있는 모든 것을 차단합니다. 일부 도구는 문제 파일을 건너뛰고 계속 진행합니다. 다른 사람들은 멈추고 기다립니다. 도구가 어떤 동작을 사용하는지 파악하고 정기적으로 확인하세요. 동작을 중지한다는 것은 문제 파일을 건너뛰려면 사용자가 있어야 함을 의미합니다. 동작을 건너뛰면 마지막에 오류를 검토할 수 있습니다.
변환 후 확인 및 정리
배치가 완료된 후 무작위 샘플을 확인합니다. 각 소스 형식에서 몇 개의 PDF를 엽니다. 페이지 수, 콘텐츠 완성도, 형식 충실도를 확인하세요. 전체 배치 수동 검토 없이 10% 샘플로 체계적인 문제를 포착합니다. 깨끗한 샘플은 깨끗한 배치를 의미합니다. 표본의 문제는 검사율을 높이고 근본 원인을 조사하는 것을 의미합니다.
출력 PDF와 별도로 소스 파일을 보관합니다. PDF가 결과물입니다. 소스 파일은 나중에 업데이트될 수 있는 작업 문서입니다. 명확한 이름을 사용하여 별도의 디렉토리를 사용하면 .docx 및 .pdf 버전이 혼합되어 혼동되는 것을 방지할 수 있습니다. 소스 디렉터리와 PDF-출력 디렉터리는 대부분의 배치에 필요한 모든 구조를 제공합니다. 간단하고 명확하며 효과적입니다.
반복 일괄 변환 자동화
주간 또는 월간 일괄 변환에는 자동화가 필요합니다. PDF 도구로 모니터링되는 감시 폴더는 그 안에 있는 모든 파일을 자동으로 변환합니다. 팀 구성원은 데스크탑 대신 감시 폴더에 저장합니다. PDF는 수동 변환을 실행하는 사람 없이 몇 분 후에 출력 폴더에 나타납니다. 감시 폴더는 보이지 않는 인프라가 됩니다.
스크립팅은 감시 폴더가 처리할 수 없는 변환 전 준비 작업을 처리합니다. 추적된 변경 사항 확인, 인쇄 영역 설정, 파일 이름 표준화, 파일이 감시 폴더에 들어가기 전에 실행되는 모든 스크립트 가능한 단계. 스크립트가 준비됩니다. 감시 폴더가 변환됩니다. 함께 반복되는 일괄 변환으로 인한 수동 작업을 완전히 제거합니다. 몇 시간의 스크립팅으로 매월 수동 작업 시간이 영구적으로 제거됩니다.