기밀 문서는 회사 문서 관리 시스템에 저장됩니다. 규정 준수팀은 누가 이를 보았는지, 누가 인쇄했는지 여부를 알아야 합니다. PDF 자체에서는 이를 추적할 수 없습니다. 문서 관리 시스템은 모든 액세스 이벤트를 기록하고 이를 인증된 사용자와 연결함으로써 이를 수행할 수 있습니다.
PDF 보안 추적은 파일 수준 기능이 아닌 시스템 수준 기능입니다. PDF 형식에는 열거나 인쇄할 때 집에 전화할 수 있는 메커니즘이 내장되어 있지 않습니다. 추적을 위해서는 액세스 이벤트를 기록하는 시스템을 통해 PDF에 액세스해야 합니다.
문서 관리 시스템이 PDF 액세스를 추적하는 방법
사용자가 DMS를 통해 PDF를 열면 시스템은 사용자 신원, 문서 식별자, 작업, 보기 또는 인쇄, 타임스탬프, IP 주소 등의 이벤트를 기록합니다. 로그 항목은 PDF가 아닌 DMS에 의해 생성됩니다. PDF는 자신이 추적되고 있다는 사실을 모릅니다.
PDF 워크플로 추적은 DMS가 문서에 액세스하는 유일한 방법일 때 가장 효과적입니다. 사용자가 PDF를 다운로드하여 로컬로 열 수 있는 경우 로컬 액세스는 추적되지 않습니다. 추적에는 DMS 인터페이스를 통한 액세스만 포함됩니다.
추적으로 알 수 있는 것과 알 수 없는 것
추적을 통해 누가 어떤 문서에 언제 액세스했는지 알 수 있습니다. 보기와 인쇄를 구별할 수 있습니다. 사용자가 정보에 액세스한 후 해당 정보로 무엇을 했는지, 메모를 했는지, 내용을 구두로 공유했는지, 주요 세부정보를 기억했는지 알 수 없습니다.
PDF 아카이브 액세스 로그는 규정 준수 및 조사에 대한 감사 추적을 제공합니다. 문서가 유출되면 접근 로그를 통해 해당 문서에 접근한 사람이 누구인지 식별해 조사 범위를 좁힌다.
WukongPDF는 브라우저를 통한 문서 처리를 제공합니다. 추적을 위해 문서 관리 시스템 통합은 감사 기능을 제공합니다.
PDF 문서에 대한 DMS 추적 구성
대부분의 문서 관리 시스템은 기본적으로 감사 로깅의 일부로 PDF 액세스를 추적합니다. 인쇄 및 다운로드와 같은 PDF 관련 이벤트가 감사 로그 구성에 포함되어 있는지 확인하십시오.
문서 추적을 위한 개인정보 보호 고려사항
문서 액세스 추적은 사용자 행동에 대한 개인 식별 정보를 수집합니다. 추적이 해당 개인정보 보호 규정 및 직원 모니터링 정책을 준수하는지 확인하세요.
문서 관리 시스템은 기본적으로 파일 수준에서 PDF 액세스를 추적합니다. 페이지 수준 추적에는 추가 구성이나 특수 DMS 기능이 필요합니다. 대부분의 시스템은 사용자가 문서 내에서 본 페이지가 아니라 문서를 열었다는 사실을 기록합니다.
일부 DMS 플랫폼은 표시된 페이지와 표시된 기간을 보고하는 사용자 정의 PDF 뷰어를 통해 페이지 수준 분석을 지원합니다. 뷰어는 표준 PDF 뷰어가 아닌 DMS의 구성 요소입니다. 추적은 DMS 뷰어를 통해 문서에 액세스하는 사용자에 따라 달라집니다.
DMS의 인쇄 추적은 일반적으로 인쇄 작업이 성공적으로 완료되었는지 여부나 인쇄된 사본 수가 아니라 인쇄 명령이 실행되었음을 기록합니다. 프린터 대기열과 실제 출력은 DMS 추적 범위를 벗어납니다.
문서 액세스에 대한 감사 추적은 조직 문서 보존 정책 및 해당 규제 요구 사항에 따라 일정 기간 동안 보존되어야 합니다. 재무 문서에 대한 액세스 로그는 7년 이상 보관해야 할 수도 있습니다.
DMS 감사 로그에서 문서 액세스 보고서를 생성하여 누가 문서에 액세스했는지, 언제, 어떤 작업을 수행했는지에 대한 연대순 기록을 제공할 수 있습니다. 이러한 보고서는 규정 준수 감사, 보안 조사 및 정보 거버넌스 검토를 지원합니다.
DMS 관리자는 사용자가 짧은 기간에 비정상적으로 많은 수의 문서에 액세스하거나 정규 근무 시간 외에 문서에 액세스하는 등 특정 액세스 패턴에 대한 경고를 구성할 수 있습니다. 이러한 경고는 내부자 위협 탐지를 지원합니다.
매우 중요한 문서의 경우 DMS는 문서를 열기 전에 사용자가 제공해야 하는 액세스 근거를 요구할 수 있습니다. 사유는 액세스 이벤트와 함께 감사 로그에 기록되어 각 액세스가 발생한 이유에 대한 컨텍스트를 제공합니다.
각 페이지에 접속자 ID와 접속 타임스탬프를 표시하는 워터마킹은 DMS 감사 추적을 보완하는 가시적인 억제 수단을 제공합니다. 워터마크는 화면과 인쇄된 출력물에 나타나 실제 사본을 액세스 이벤트에 연결합니다.
PDF 자체에는 문서가 JavaScript 지원 뷰어에서 열릴 때 서버에 액세스 이벤트를 보고하는 JavaScript가 포함될 수 있습니다. 이 접근 방식은 DMS와 독립적으로 작동하지만 뷰어 JavaScript 지원에 의존하기 때문에 안정성이 떨어집니다.
일부 DRM으로 보호되는 DMS 플랫폼의 원격 삭제 기능을 사용하면 문서 소유자는 문서가 수신자 장치에 다운로드된 후에도 문서에 대한 액세스를 취소할 수 있습니다. 다음에 해당 문서를 열 때 뷰어는 접근 상태를 확인하고, 철회되면 접근을 차단합니다.
보안을 위한 문서 추적과 직원 개인 정보 보호 사이의 긴장은 관련 법률 및 조직 정책에 따라 관리되어야 합니다. 어떤 문서 액세스 추적이 이루어지고 있으며 데이터가 어떻게 사용되는지 직원에게 알려야 합니다.
외부 문서 공유를 위해 DMS는 추적 조건에 따라 외부 당사자가 문서를 인증하고 액세스하는 보안 포털을 제공할 수 있습니다. 포털은 내부 사용자와 동일한 수준의 액세스 추적을 외부 사용자에게 제공합니다.
DMS 액세스 로그는 그 자체로 무단 액세스 및 수정으로부터 보호되어야 하는 중요한 문서입니다. 문서 액세스와 관련된 보안 사고는 사건을 식별할 수 있는 로그가 변조된 경우 더욱 복잡해집니다.
정보 보안 또는 규정 준수 팀은 DMS 액세스 로그를 정기적으로 검토하여 정책 위반이나 조사가 필요한 보안 사고를 나타낼 수 있는 비정상적인 액세스 패턴을 식별합니다.
DMS에서의 추적은 조직 내에 배포된 중요한 문서에 대한 책임과 보안을 제공합니다.
DMS 추적을 통해 생성된 감사 추적은 보안 사고 또는 규정 준수 조사 시 증거 기록 역할을 합니다.
페이지 수준 추적을 통해 문서의 어떤 섹션이 검토자로부터 가장 많은 관심을 받았는지 세부적으로 확인할 수 있습니다.
과도한 로깅 없이 필요한 세부 정보 수준을 캡처하려면 시스템 구현 중에 DMS 추적 기능을 구성해야 합니다.
DMS 추적 데이터에서 생성된 액세스 보고서는 자주 액세스되거나 액세스되지 않는 문서를 식별하여 정보 거버넌스를 지원합니다.
DMS 추적과 PDF 권한을 결합하면 액세스가 제어되고 모니터링되는 계층화된 보안 접근 방식이 만들어집니다.