PDF/A とは何か、なぜ作成されたのか
PDF/A は、文書の長期保存を目的として特別に設計された PDF 形式のバージョンです。 Aはアーカイブの略です。 PDF/A ファイルは自己完結型です。すべてのフォントが埋め込まれています。すべての色は、デバイスに依存しない色空間で定義されます。外部参照は存在しません。このドキュメントは、正しく表示するために外部リソースに依存しない完全なスタンドアロン パッケージです。
PDF/A は外部依存関係を排除し、ドキュメントが作成されてから数十年経っても読み続けられるようにします。
PDF/A の自己完結型の性質は、PDF/A の最大の強みであると同時に、ファイル サイズが大きくなる理由でもあります。
アーカイブ用のPDF 標準 が開発されたのは、組織が数十年後も文書が読み続けられるという保証がないまま、何百万もの PDF を蓄積しているためです。今日作成された PDF は、作成者のコンピュータにインストールされているフォント、特定のプリンタに固有のカラー プロファイル、または Web からリンクされた外部コンテンツに依存している可能性があります。こうした依存関係は 20 年後、50 年後には存在しないかもしれません。 PDF/A では、外部依存関係がすべて排除されます。
アーカイブに関する PDF Format 仕様では、ドキュメントを作成環境から独立させる要件が強制されています。暗号化されたドキュメントには紛失する可能性があるキーが必要であるため、暗号化は禁止されています。参照したコンテンツが消失する可能性があるため、外部コンテンツの参照は禁止します。 JavaScript および実行可能コンテンツは、将来のビューアでサポートされなくなる可能性があるため、禁止されています。これらの禁止事項により、文書が独立したものとなることが保証されます。
政府、裁判所、図書館、規制対象業界は、文書の提出とアーカイブに必要な形式として PDF/A を採用しています。米国国立公文書館が電子記録に登録する場合は、PDF/A が必要です。欧州の裁判所が電子出願を受け入れる場合、PDF/A を指定します。この形式は、テクノロジーの世代を超えて存続する必要があるドキュメントの世界標準となっています。
標準 PDF と PDF/A の主な違い
標準 PDF は、作成者のコンピュータにインストールされているがファイルに埋め込まれていない外部フォントを参照できます。 PDF/A には、ドキュメントで使用されているすべてのフォントを埋め込む必要があります。この埋め込み要件により、インストールされているフォントに関係なく、将来のシステムでテキストが正しくレンダリングされることが保証されます。
標準 PDF には、JavaScript、値を計算するフォーム フィールド、マルチメディア コンテンツ、およびインタラクティブな要素を含めることができます。 PDF/A は実行可能なコンテンツを禁止します。 JavaScriptは使用できません。マルチメディアは許可されていません。ドキュメントは静的で自己完結型である必要があります。この禁止により、将来の視聴者は、アーカイブの将来には存在しない可能性のあるスクリプト機能やマルチメディア機能をサポートする必要がなくなります。
標準 PDF は、外部画像、リンクされたコンテンツ、オンライン リソースを参照できます。 PDF/A には、ファイル内のすべてのコンテンツが含まれている必要があります。外部参照は許可されません。すべての画像、グラフィック、コンテンツを埋め込む必要があります。この自己完結型により、ドキュメントが外部リソースの継続的な可用性に依存しないことが保証されます。
標準の PDF では、暗号化とパスワード保護を使用できます。 PDF/A では暗号化が禁止されています。暗号化されたドキュメントはキーまたはパスワードがなければ開くことができず、時間の経過とともに失われる可能性があります。暗号化されていないドキュメントはいつでも開くことができ、将来の世代でもコンテンツへのアクセスを維持できます。
標準 PDF では、特定のプリンタまたはディスプレイの特性に依存するデバイス依存の色空間を使用できます。 PDF/A には、デバイスに依存しないカラー仕様が必要です。色は、特定の出力デバイスに依存しない方法で定義する必要があります。この色の独立性により、さまざまなディスプレイやプリンター間で一貫したレンダリングが保証されます。
PDF/A を使用する場合と標準 PDF で十分な場合
何年、あるいは何十年も読み続けなければならない文書には PDF/A を使用してください。法的申請、政府記録、科学研究データ、企業アーカイブ、および歴史的文書はすべて PDF/A 形式の恩恵を受けます。作成中に PDF/A に変換するという若干の追加作業は、長期間の可読性を保証することによって正当化されます。
長期保存する必要のない文書には標準 PDF を使用してください。今日レビューのために回覧され、来週破棄されるドラフトレポートには PDF/A は必要ありません。
今後の会議で共有されるプレゼンテーションには PDF/A は必要ありません。ライフサイクルが短いドキュメントには、標準の PDF 形式で十分です。
規制または契約によりアーカイブ形式で提出することが求められている文書には PDF/A を使用してください。受理組織の提出要件を確認してください。 PDF/Aを指定されている場合はPDF/Aで提出してください。 PDF/A が必要な場合に標準 PDF で提出すると拒否されます。
PDF/A で禁止されている機能がドキュメントに含まれており、それらの機能がドキュメントの目的にとって不可欠である場合は、標準 PDF を使用します。受信者が入力する必要がある対話型フォームを PDF/A にすることはできません。ビデオが埋め込まれたマルチメディア プレゼンテーションを PDF/A にすることはできません。インタラクティブな機能が必要な場合は、標準の PDF を使用し、ドキュメントが長期保存用に最適化されていないことを受け入れてください。
標準 PDF を PDF/A に変換する方法
Adobe Acrobat Pro には PDF/A 変換が含まれています。 PDF を開き、[印刷制作] パネルまたは [標準] パネルから PDF/A ツールを選択し、必要な PDF/A バージョンを選択します。 Acrobat はドキュメントのコンプライアンス問題を分析し、問題があれば報告し、すべての問題が解決されたときにドキュメントを変換します。
ほとんどのワード プロセッサおよびオフィス アプリケーションは、PDF/A に直接エクスポートできます。 Microsoft Word では、[PDF として保存] オプションに PDF/A 準拠チェックボックスが含まれています。 LibreOffice では、PDF エクスポート ダイアログに PDF/A オプションが含まれています。ソース アプリケーションから PDF/A に直接エクスポートすることは、アプリケーションが最初から準拠していることを保証できるため、最も信頼性の高い方法です。
WukongPDF の変換ツールは、任意のブラウザを通じて標準 PDF を PDF/A 形式に変換できます。
PDF をアップロードし、PDF/A 変換オプションを選択して、準拠したドキュメントをダウンロードします。ブラウザベースのアプローチにより、専門的なソフトウェアを購入しなくても PDF/A 変換が可能になります。
PDF/A に変換した後、変換が成功したことを確認します。ほとんどの PDF ビューアは、ドキュメントのプロパティに PDF/A 準拠ステータスを表示します。変換された PDF を開き、PDF/A 準拠として識別されていることを確認します。画像やフォントを含むすべてのコンテンツが正しくレンダリングされていることを確認します。変換によってドキュメントの見た目が変わってはいけません。
PDF/A 標準は、いくつかのバージョンを経て進化してきました。 PDF/A-1 は PDF 1.4 に基づいており、最も広くサポートされているアーカイブ形式です。 PDF/A-2 は PDF 1.7 に基づいており、JPEG 2000 圧縮と透明効果のサポートが追加されています。 PDF/A-3 は PDF 1.7 に基づいており、オリジナルのソース文書など、他の形式の埋め込みファイルをアーカイブ パッケージに含めることができます。
裁判所または政府機関に提出する文書については、変換する前に必要な特定の PDF/A バージョンを確認してください。受信側システムが PDF/A-1 を期待しているときに PDF/A-3 を送信すると、拒否されます。ほとんどのシステムは PDF/A-1 または PDF/A-2 を受け入れます。 PDF/A-3 はあまり必要とされないため、特に要求された場合にのみ使用してください。
元の PDF が PDF/A で禁止されている機能を使用していた場合、PDF/A に変換するとドキュメントの外観に影響を与える可能性があります。透明効果が平坦になる場合があります。色空間は変換される場合があります。埋め込めなかったフォントも代替可能です。変換後、PDF/A 出力を注意深く確認して、視覚的な変更が許容できるものであることを確認してください。
PDF/A 検証ツールは、PDF が PDF/A コンプライアンス要件を満たしているかどうかを確認できます。これらのツールは、埋め込まれていないフォントやサポートされていない色空間など、特定のコンプライアンス問題を報告します。 PDF/A ドキュメントを送信する前に検証を実行すると、拒否の原因となるコンプライアンス上の問題が検出されます。
PDF/A の長期的な価値は、数十年前に作成され、現在も読み続けられる文書によって証明されています。 2010 年に作成された PDF/A ドキュメントは、最新の PDF ビューアで正しく開きます。同じ時代の標準 PDF は、作成方法や使用されている機能によって、正しく開く場合と開かない場合があります。
大規模な文書デジタル化プロジェクトを計画している組織の場合、出力形式は PDF/A にする必要があります。紙の文書を PDF/A にスキャンすると、必要な保存期間全体にわたってデジタル バージョンにアクセスし続けることができます。多くの政府文書や法的文書の保存期間は数十年に及びます。
標準の PDF ページと PDF/A 要件が混在するドキュメントの場合は、ドキュメント全体を PDF/A にする必要があるかどうかを検討してください。アーカイブ標準を特定のページまたはセクションに適用し、他のページを標準 PDF 形式のままにすることもできますが、この混合アプローチは異例です。
PDF/A 変換プロセスでは、すべてのフォントとカラー プロファイルを埋め込む必要があるため、ファイル サイズが増加する可能性があります。システム フォントを参照する標準 PDF は、すべてのフォントが完全に埋め込まれた PDF/A に変換された同じドキュメントよりも小さくなります。ファイル サイズの増加は、自己完結型のコストとなります。
標準 PDF とアーカイブ PDF を混在して処理する組織は、2 つの形式を区別する明確な命名規則を開発する必要があります。 PDF/A インジケーターを含むファイル名は、文書がアーカイブ用に準備されており、それに応じて処理する必要があることを将来のユーザーに伝えます。
文書管理戦略を構築している組織にとって、PDF と PDF/A の違いを理解することは、作成からアーカイブまでの文書ライフサイクル全体にわたって、どの文書タイプにどの形式を使用するかを決定する際に役立ちます。
PDF/A 形式は、印刷用の PDF/X およびエンジニアリング用の PDF/E と並ぶ、いくつかの特殊な PDF 標準の 1 つです。各規格は、特定の一連の要件に対応しています。文書タイプにどの標準が適用されるかを理解することで、適切なツールを適切な目的で使用できるようになります。
PDF と PDF/A のどちらを選択するかは、文書の作成時に決定する必要があります。数年後、文書をアーカイブから取得する必要が生じて判読できないことが判明したときに行うべきではありません。作成時に適切な形式を選択すると、将来のオプションが保存されます。
標準 PDF と PDF/A の間のトレードオフを理解すると、作成またはアーカイブするすべてのドキュメントの形式を情報に基づいて決定できるようになり、各ドキュメントがその意図された目的と予想される寿命に適した形式であることが保証されます。