顧客が 1,000 人いるため、それぞれの顧客にパーソナライズされた PDF 明細書が必要です。ドキュメントのレイアウトは誰にとっても同一です。同じロゴ、同じ表構造、同じ法的免責事項です。顧客名、口座番号、取引行、残高のみが異なります。テンプレートを手動で編集し、それぞれをエクスポートして 1,000 個の個別の PDF を作成するには、数日かかります。 PDF/VT 標準を利用したバリアブル データ印刷はこのプロセスを自動化し、単一のテンプレートとデータ ファイルでバッチ全体を数秒で作成します。
PDF/VT (VT は Variable and Transactional の略) は、大量のパーソナライズされたドキュメントの生成のために特別に設計された ISO 標準です。これは、毎月の明細書を送信する銀行、個別の請求書を送信する通信会社、保険契約書類を送信する保険会社、および共通のレイアウトを共有しながら受信者ごとに固有のデータを保持する数千または数百万の文書を生成する必要がある組織によって使用されます。
PDF/VT と通常の PDF の違い
通常の PDF は自己完結型のドキュメントです。そのコンテンツ、テキスト、画像、フォント、レイアウトはすべてファイルに焼き付けられます。通常の PDF の顧客名を変更するには、ドキュメントを編集して再エクスポートし、新しいファイルを作成する必要があります。 PDF/VT ファイルは、ドキュメントを 2 つの部分に分割します。レイアウト、フォント、静的コンテンツを定義するテンプレートと、各レコードの可変コンテンツを含むデータ ストリームです。 PDF/VT プロセッサは、テンプレートをデータ ストリーム内の各レコードと結合し、個別のページまたはドキュメントのストリームを生成します。
この分離の主な技術的利点はパフォーマンスです。 PDF Standard ファイルでは、グラフィック コンテンツ オブジェクトを一度定義し、出力ストリーム内の複数のページからそれらを参照できます。ロゴ、背景、法的テキスト、フォント データは一度保存され、すべてのレコードで再利用されます。可変テキスト、顧客名、トランザクション行、残高のみがレコードごとに保存されます。これにより、PDF/VT ファイルが大幅に小さくなり、レコードごとに個別の PDF を生成するよりも処理が速くなります。 PDF/VT として生成される 1,000 ページのステートメント ファイルは 5 MB になる場合があります。同じ 1,000 ページを個別の PDF として生成し、結合すると、50 MB 以上になる可能性があります。
PDF/VT ワークフローの 3 つの部分
PDF/VT 制作ワークフローには 3 つのコンポーネントがあります。テンプレートは、ページ レイアウト (ロゴの配置場所、使用するフォント、表の開始位置、可変テキスト プレースホルダーの場所) を定義する PDF ファイルです。データ ソースは、受信者ごとに 1 つのレコードを含むファイル (通常は CSV、XML、またはデータベース接続) です。各レコードには、テンプレート内のプレースホルダーにマップされるフィールドがあります。合成エンジンは、テンプレートとデータ ソースをマージし、PDF/VT 出力を生成するソフトウェアです。
テンプレートは、プレースホルダー構文を使用して、変数データを挿入する場所を示します。プレースホルダは、合成エンジンに応じて、{{CustomerName}} または ${account_number} のようになります。処理中に、エンジンは各プレースホルダーを現在のデータ レコードの対応する値に置き換え、ページをレンダリングし、次のレコードに移動します。出力は、すべてのレコードを含む単一の複数ページの PDF、個別の PDF ファイル、または大量のデジタル印刷機に直接送信される印刷ストリームにすることができます。
PDF/VT が適切なツールである場合と差し込み印刷で十分な場合
数十から数百の個人用文書のような少量の場合は、Microsoft Word または Google ドキュメントでの標準の差し込み印刷の方が簡単で、特殊なソフトウェアは必要ありません。 Word でテンプレートを作成し、データ ソースとして Excel スプレッドシートに接続し、差し込み印刷機能を使用して個別のドキュメントを生成します。結合されたドキュメントを個別にまたはバッチとして PDF にエクスポートします。このワークフローは、数百レコードまでは適切に機能します。それを超えると、Word の動作が遅くなり、プロセスがボトルネックになります。
PDF/VT は、数千から数百万のレコードという大量のデータや、スケジュールに従って人間の介入なしにドキュメントを生成する必要がある自動化されたワークフローでその役割を果たします。毎月 200,000 件の取引明細書を作成する銀行には、無人で実行され、定義された時間枠内で完了し、高速デジタル印刷または電子配信に適したサイズの出力を生成するプロセスが必要です。 PDF/VT はまさにこの使用例向けに設計されています。また、PDF 印刷 のボリュームで、毎分数千ページにも達する定格速度で産業用デジタル印刷機を駆動できる特殊な合成エンジンの効率が求められる場合にも、これは正しい選択です。
PDF/VT テンプレートの作成方法
PDF/VT テンプレートは、Adobe Experience Manager、XMPie、PlanetPress、GMC Inspire などの特殊な文書作成ソフトウェアを使用して作成できます。これらは、大量のトランザクション ドキュメントを作成するために設計されたエンタープライズ ツールであり、その価格設定と複雑さは対象ユーザーを反映しています。これらのプラットフォームをすでに使用している組織にとって、PDF/VT は自然な出力形式です。
エンタープライズ構成プラットフォームに投資せずに可変データ出力を必要とする小規模な組織には、実用的な中間点が存在します。フォームフィールドまたはテキストプレースホルダーを含む通常の PDF としてテンプレートを作成します。 WukongPDF のバッチ処理機能を使用して、スプレッドシートまたは CSV ファイルからプレースホルダーを入力し、レコードごとに個別の PDF を生成します。このアプローチは、単一の最適化されたドキュメント ストリームではなく個別のファイルを生成するため、真の PDF/VT のストレージ効率には欠けていますが、エンタープライズ ライセンスや専門トレーニングなしでアクセスできるツールを使用して、同じ最終結果、つまり受信者ごとにパーソナライズされた PDF を実現します。トレードオフはファイル サイズと処理速度ですが、数千レコードまでのボリュームでは許容されます。
PDF における可変データの将来
PDF/VT は 2010 年に初めて公開された成熟した標準ですが、依然として、大量の取引文書が中核的なビジネス機能である銀行、保険、通信、および政府部門に集中して採用されています。近年の傾向は、可変データの HTML から PDF へのパイプラインに向かっています。このパイプラインでは、テンプレートが HTML と CSS で作成され、サーバー側でデータが入力され、オンデマンドで PDF にレンダリングされます。 This approach uses the vast pool of web developers who already know HTML and CSS, rather than requiring specialized PDF composition skills.
どのテクノロジーを使用する場合でも、原則は同じです。つまり、テンプレートをデータから分離し、プログラムでドキュメントを生成し、実際に必要な量に合わせて最適化します。 PDF 形式 ユーザーのほとんどは、PDF への差し込み印刷でニーズを満たします。 PDF/VT は、差し込み印刷が失敗する規模のために存在します。両方のオプションを知っていれば、規模に合わせて設計されていないツールで苦労することなく、ボリュームに適したツールを選択できることになります。