PDF ポートフォリオは、単一の PDF ラッパー内に複数のファイル (PDF、Word ドキュメント、画像、スプレッドシート、その他のファイル タイプ) を保持するコンテナー形式です。これは、PDF を 1 つのドキュメントに結合するのとは異なります。ポートフォリオでは、各ファイルは元の形式を維持し、個別に開いて表示できます。ポートフォリオはシェルです。コンポーネント ファイルはその内部にそのまま存在します。
PDF ポートフォリオと結合された PDF の違い
PDF を結合すると、そのページ コンテンツが 1 つの連続したドキュメントに結合されます。文書 A の 5 ページが文書 B の 1 ページに流れ込み、その結果、1 つのページシーケンスを持つ 1 つの文書が作成されます。 PDF ポートフォリオはコンテンツをマージしません。ファイルをそれぞれ個別に保ちながらパッケージ化します。受信者はポートフォリオから個々のファイルを抽出し、それらを個別に操作できます。
この区別は、マージされた PDF に属さないファイル タイプにとって重要です。 Excel スプレッドシートを PDF ポートフォリオに含めることができ、受信者は Excel ですべての機能を使用して開くことができます。そのスプレッドシートを PDF に結合すると、スプレッドシートのフラットなイメージになります。数式、並べ替え、編集は必要ありません。ポートフォリオはネイティブ形式を保持します。
PDF ポートフォリオが意味をなす場合
主な使用例は、一緒に保持する必要があるが、個別にアクセスできる必要がある関連ファイルのパッケージを配信することです。プロジェクト提案書を提出する請負業者は、カバー レター PDF、作業範囲 PDF、Excel の価格設定スプレッドシート、および参照画像を 1 つのポートフォリオにパッケージ化する場合があります。クライアントは 1 つのファイルを受け取りますが、各コンポーネントをネイティブ アプリケーションで開くことができます。
法務およびコンプライアンスの文書パッケージもよく使用されます。これは、契約書 PDF、サポート通信 PDF、およびデータ スプレッドシートを含むケース ファイルであり、すべて 1 つの組織単位として提供されます。ポートフォリオには、受信者がファイルを抽出せずに内容を確認し、各ドキュメントを開くことができるナビゲート可能なインターフェイスを含めることができます。
クリエイティブなプロフェッショナルの場合、PDF ポートフォリオは、デザイン サンプル、プロジェクトのケーススタディ、および価格表をさまざまな形式でパッケージ化し、統一された提出物として提示できます。
マージされた PDF を代わりに使用する場合
すべてのソース ファイルが PDF であり、受信者がそれらを連続文書 (付録付きのレポート、展示物との契約、プレゼンテーションとそれに続くサポート資料) として読む必要がある場合、Merge PDF 操作の方が簡単で、より汎用性が高くなります。結合された PDF は、特別なソフトウェアやポートフォリオのサポートがなくても、任意の PDF ビューアで開きます。
PDF ポートフォリオを正しく表示するには、ポートフォリオ形式をサポートする PDF ビューアが必要です。 Adobe Reader はこれらを適切に処理します。他のビューアの中には、最初のドキュメントのみを開いたり、ポートフォリオ インターフェイスを使用せずに一般的なファイル リストを表示したりするものもあります。受信者がどのソフトウェアを使用しているかわからない場合は、結合された PDF またはコンポーネント ドキュメントの単純な ZIP ファイルの方が信頼性が高くなります。
PDF ポートフォリオの作成方法
Adobe Acrobat (Reader だけでなく有料版) は、PDF ポートフォリオを作成するための主要なツールです。 [ファイル] → [作成] → [PDF ポートフォリオ] に移動し、ファイルを追加して整理し、オプションでカバー シートとナビゲーション インターフェイスを追加して保存します。結果として、Acrobat のポートフォリオ ビューで開く 1 つの .pdf ファイルが作成されます。
無料のブラウザベースのツールは通常、PDF ポートフォリオを作成しません。これは、Acrobat の有料機能が他では簡単に複製できない領域の 1 つです。ポートフォリオの作成が定期的なワークフローのニーズである場合、Acrobat はそのコストを正当化します。コンポーネント ドキュメントを含む ZIP ファイルは、時折使用する場合、多くの場合、より広範な互換性を備えた同じ実用的な目的を果たします。
ポートフォリオと ZIP: 実用的な比較
ほとんどのファイル配信状況では、ZIP ファイルは、互換性が高く、特別なソフトウェアを必要とせず、PDF ポートフォリオと同じ目標を達成します。 ZIP はすべてのプラットフォームで開くことができ、受信者は任意のファイルを抽出でき、パッケージ化を Acrobat で作成する必要はありません。 PDF ポートフォリオは主に、フォルダー内の単なるファイルのコレクションではなく、コンテンツ (カバー シート、ファイルの説明、構造化インターフェイス) をナビゲート可能で視覚的に整理したプレゼンテーションが必要な場合に価値を追加します。