ほとんどの人は、PDF セキュリティをオプション、つまりドキュメントが特に機密性の高い場合に追加するものであると考えていますが、デフォルトではありません。この仮定は、機密性の高いコンテンツを含まない一般向けの文書には適切に機能します。それ以外の場合は、PDF をロック解除したままにしておくと、実際に危険にさらされることになります。ここでは、ロックが解除された PDF によってデータが危険にさらされる 5 つの方法と、それぞれについて何ができるかを説明します。
1。ファイルを取得した人は誰でも他の人に転送できます
ロックを解除した PDF を送信すると、その PDF__ を制御できなくなります。受信者は、意図的または偶然に、同僚に転送したり、グループ チャットで共有したり、共有ドライブに投稿したり、競合他社に送信したりすることができます。電子メールが間違った人に転送されることは、機密文書が悪者の手に渡る最も一般的な方法の 1 つであり、ロックが解除された PDF にはそれを遅らせるものは何もありません。
パスワード保護はすべての転送を防止するものではありませんが、意味のある障壁を追加します。受信者はファイルと一緒にパスワードを共有する必要がありますが、これにより意図的な追加手順が作成され、意図の痕跡がより明確に残ります。価格設定、戦略、または個人情報を含む文書の場合、その摩擦が重要です。
2.コンテンツは帰属表示なしでコピーおよび使用できます
ロックが解除された PDF では、誰でもその中のテキストを選択してコピーできます。ほとんどのドキュメントではこれで問題ありませんが、独自のレポート、独自の調査、提案、または作成した創造的な作品の場合は、最小限の労力でコンテンツを他の場所に持ち上げて使用できることを意味します。誰かがあなたの分析をコピーし、あなたの名前を削除し、Ctrl+C や Ctrl+V 以外のキーボードに触れることなく、それを自分のものとして提示することができます。
アクセス許可が制限された PDF では、受信者が開くためにパスワードを入力する必要がなく、テキストのコピーが無効になります。ドキュメントは通常どおり読むことができますが、テキストを選択して抽出することはできません。これは、正当な読者に摩擦を引き起こすことなくコンテンツを保護する軽量の制限です。 www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Protect PDF ツールを使用すると、パスワード保護を追加するときにこれらのアクセス許可を設定できます。
3.機密メタデータはファイルとともに移動します
PDF ファイルには、ほとんどの人が決して見ないメタデータが含まれていますが、見る人であれば誰でも簡単にアクセスできます。これには、作成者の名前、ドキュメントの作成に使用したソフトウェア、ドキュメントの作成日と最終変更日、ソフトウェア ライセンスの会社名、および場合によっては元のコンピュータからの完全なファイル パスが含まれる場合があり、これによりユーザー名、内部フォルダ構造、またはサーバー名が明らかになる可能性があります。
外部と共有される内部ドキュメントの場合、このメタデータによって意図した以上のことが明らかになる可能性があります。たとえば、送信の 3 時間前に作成された提案書は、綿密であるという印象を損なう可能性があります。競合他社の名前や内部プロジェクトのコード名が含まれるファイル パスは、意図しない開示となります。共有する前にメタデータを削除するか、エクスポート時にメタデータを消去する PDF ツールを使用すると、この露出を排除できます。
4.ドキュメントは変更および再配布可能
ロックが解除された PDF は、任意の PDF エディターで開き、変更し、元のバージョンと同じように見える新しいバージョンとして保存できます。見積書の価格は変更することができます。契約書の条件は変更することができます。レポート内の名前や数値は変更できます。ファイルが保護されていない場合、誰かが読んでいるバージョンが改ざんされていることを示すものは何もありません。
これは理論上のリスクではありません。変更された PDF ドキュメントは、請求書詐欺、契約紛争、入札操作に使用されています。多くの場合、この変更は肉眼では検出できません。
PDF Tools セキュリティ ツールを使用して編集制限を適用しても、変更が不可能になるわけではありませんが、偶発的な変更が防止され、ドキュメントが管理されていることを示すことができます。契約書、請求書、公式報告書など、整合性が重要な文書の場合、この保護をデフォルトとして追加する価値があります。
5.保存されたファイルには、そのストレージにアクセスできる誰でもアクセスできます
共有ドライブ、電子メール サーバー、クラウド ストレージ、またはバックアップ システムに保存されている PDF には、そのストレージへのアクセス許可を持つすべてのユーザーがアクセスできます。これは、多くの場合、予想よりも幅広いグループです。 IT 管理者、システム管理者、およびストレージ インフラストラクチャへの昇格されたアクセス権を持つユーザーは、保護されていないファイルを読み取ることができます。
クラウド サービスの侵害、共有ドライブへのランサムウェア攻撃、ラップトップの盗難など、ストレージ システムが侵害された場合、ロックが解除された PDF は、アクセス権を取得した人がすぐに読み取ることができます。対照的に、パスワードで保護された PDF を開くには、取得方法に関係なくパスワードが必要です。
契約書、人事文書、財務記録など、長期保存されるファイルの場合、アーカイブする前にパスワード保護を適用すると、ストレージ システムに何が起こっても独立して持続するセキュリティ層が追加されます。
セキュリティは複雑である必要はありません
これらのリスクのほとんどは、機密性の高い PDF を共有または保存する前にパスワードを追加するという 1 つの簡単なアクションで対処できます。所要時間は 1 分もかからず、ファイルがどこへ行っても保護が適用されます。
www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Protect PDF ツールを使用すると、ファイルのアップロード、パスワードの設定、保護されたバージョンのダウンロードという 1 つのステップでパスワード保護の追加と権限の設定を行うことができます。保護する価値のある情報が含まれるあらゆるドキュメントの標準ワークフローの一部として組み込みます。