PDF への署名は非常に簡単になっているため、ほとんどの人はあまり考えていませんが、まさにこのときに間違いが発生します。これらのエラーの中には表面的なものもありますが、署名された文書がレビューされたり異議が唱えられたりするときに実際の問題を引き起こす可能性のあるエラーもあります。ここでは、よくある 3 つの間違いと、それぞれを回避する方法を紹介します。
1。実際の署名の代わりに画像オーバーレイを使用する
人々が使用する最も一般的な回避策は、署名の写真またはスキャンした画像を PDF に挿入することです。これを署名欄にドラッグして完了とします。署名された文書のように見えますが、そうではありません。基本的な画像編集ソフトウェアを持っている人なら誰でも、その署名を解除して別の文書に配置することができます。署名とドキュメントのコンテンツの間には暗号化されたリンクはありません。
タイムシートや社内承認フォームなど、リスクの低い社内文書の場合は、通常はこれで問題ありません。契約書、合意書、財務書類など、法的に重要なものすべてにとって、それは本当の脆弱性を生み出します。文書に異議が唱えられた場合、画像オーバーレイでは、その特定の時点でその特定の文書に実際に署名したという証拠は得られません。
代わりに、適切な Sign PDF ツールを通じて電子署名を適用することもできます。これにより、ファイルに関連付けられた方法で署名が文書に埋め込まれます。署名後に誰かが文書を変更すると、署名は無効になります。 www.wukongpdf.com にある WukongPDF の署名ツールを使用すると、署名を描画、入力、アップロードして PDF に直接適用でき、画像オーバーレイよりも信頼性の高い結果を生成できます。
ドキュメントが完全な監査証跡と証明書ベースの検証を備えた法的拘束力のあるデジタル署名を必要とする場合、それは別のレベルのツールになります。DocuSign や Adobe Sign などのプラットフォームがそれを処理します。標準的なビジネス文書の場合は、適切な PDF 署名ツールで十分です。
2.文書全体を読む前に署名
これは当然のことのように聞こえますが、特に署名ページが最後に表示される長い文書の場合、常に発生します。ユーザーは最後のページまでスクロールし、途中の内容を読まずに署名して送信します。あるいは、署名内容を説明した概要メールを読んで、文書が一致すると想定します。
署名する前に確認する価値のある具体的な事項:
- リストされている名前と当事者は、スペルも含めて正しいです。
- 日付、金額、重要な条件は口頭または事前の通信で合意された内容と一致します
- このドキュメントは最終バージョンであり、ドラフトではありません。プレースホルダー テキストや強調表示されたセクションが残っているかどうかを確認してください。
- 署名後に入力できる空白フィールドはありません
署名された文書は通常、読むかどうかに関係なく拘束力があります。 「その条項には気づきませんでした」事後的には信頼できる弁護とはなりません。署名する前に 2 分間チェックすることは、代替手段よりもはるかに価値があります。
3.署名付きバージョンが正しく保存または送信されない
署名が適用され、文書は正しく表示されますが、文書が誤って保存され、署名されていない元のバージョンが上書きされたり、間違ったファイルが送り返されたりすることがあります。これらは小さな管理上のエラーのように聞こえますが、実際の摩擦を引き起こします。相手側は署名されていない文書を受け取り、署名されたバージョンを再度要求し、プロセス全体が繰り返されます。
これを防ぐいくつかの習慣:
- 署名済みバージョンを別のファイル名「contract_signed_yourname.pdf」で保存します。オリジナルを上書きするのではなく
- 送信する前に、ファイルを開いて署名が正しいページに表示されていることを確認してください。
- 署名済みの文書のコピーを自分の記録として保管してください。送信された電子メールのみに依存しないでください。
Sign PDF に WukongPDF などのオンライン ツールを使用している場合は、署名後すぐに完成したファイルをダウンロードし、ブラウザを閉じる前に確認してください。ファイルが確認せずにアクセスできる場所に保存されていると想定しないでください。
ショートバージョン
画像オーバーレイではなく適切なツールを使用して署名し、署名する前に文書を読み、適切なファイルを保存して送信します。これら 3 つの習慣は、PDF 署名の間違いの大部分をカバーし、日常的になれば、余分な時間はほとんどかかりません。 www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Sign PDF ツールを使用して、PDF ドキュメントに署名を適切に適用します。