従業員 12 人の個別の数値を記載した給与レビュー文書を完成させました。人事部にのみ送信する必要があります。または、あなたは和解契約書草案をクライアントに電子メールで送信している弁護士です。あるいは、あなたは潜在的な投資家とタームシートを共有している創業者です。いずれの場合も、絶対に間違った人の手に渡ってはいけないものを送信することになります。しかも、それを電子メールで行うことになります。これは、はがきと同じくらいプライベートなものです。
ここでは睡眠を失わずに対処する方法を紹介します。
実際に何から保護しているのかを理解する
機密文書の漏洩のほとんどは、高度なハッキングによって発生するものではありません。それらは次の理由で発生します。
- 誤ってまたは不注意で、電子メールが間違った人に転送されてしまう
- 共有ドライブ フォルダーに意図したより広範囲のアクセス権がある
- 誰かがデバイスをロック解除して公共の場所に放置した
- 電子メールアカウントが侵害され、過去の添付ファイルが公開される
導入する価値のある保護策は、これらの特定の障害モードに対処するものであり、リスクを大幅に軽減することなく摩擦を加える複雑なセキュリティ劇場ではありません。
PDF をマシンから離れる前にパスワードで保護してください
これが最も効果的なステップです。パスワードで保護された PDF は、パスワードを持たない人には読むことができません。電子メールが 20 回転送されたり、添付ファイルが何年も他人の受信箱に保存されたり、電車内で受信デバイスのロックが解除されたままになったりしたとしてもです。ファイルはキーがなければ役に立ちません。
www.wukongpdf.com にある WukongPDF の Protect PDF ツールは、1 分以内にあらゆる PDF にパスワードを追加します。ファイルのアップロード、パスワードの設定、保護されたバージョンのダウンロードが完了します。受信者の名前や会社名ではなく、少なくとも 12 文字の強力なパスワードを使用してください。二人とも思いつかないかもしれませんが、パスワード マネージャーで二人とも見つけられるものです。
別のチャネルを通じてパスワードを送信
これはほとんどの人がスキップするステップであり、保護を意味のあるものにするステップです。保護されたファイルと同じ電子メールでパスワードを送信すると、目的が果たせなくなります。誰かがその電子メール スレッドにアクセスすると、その人はファイルとキーの両方を手に入れることになります。
ファイルを電子メールで送信します。テキスト メッセージ、WhatsApp、または電話でパスワードを送信します。 2 つの別々のチャネルがあるということは、単一の妥協点 (誰かが電子メールのみまたはメッセージのみにアクセスする) だけでは十分ではないことを意味します。ドキュメントを読み取れるようにするには、両方を公開する必要があります。これは単純な操作習慣であるため、30 秒余分に時間がかかり、偶発的な暴露の基準が大幅に高まります。
ファイルのメタデータに何が隠されているかを確認する
PDF ファイルには、ほとんどの人が決して見ることのないメタデータが含まれています。メタデータには、作成者の名前、使用したソフトウェア、作成日と変更日、そして場合によっては元のコンピュータからのファイル パスが含まれます。これには、ユーザー名、サーバー名、内部プロジェクトのコード名が含まれる場合があります。
本当に機密文書の場合は、送信する前にこのメタデータを削除する価値があります。 Adobe Acrobat で、[ファイル] > [ファイル] に移動します。プロパティを変更し、メタデータ フィールドを手動でクリアします。より簡単な代替方法は、オペレーティング システムに内蔵の PDF プリンタを使用して PDF を新しい PDF に印刷することです。これにより、埋め込まれた文書履歴のないクリーン コピーが作成されます。内容は同一です。メタデータの痕跡は消えています。
電子メールが適切なチャネルであるかどうかを検討してください
ほとんどの文書の場合、パスワードで保護された PDF を電子メールで送信するだけで十分です。しかし、進行中の法的問題、規制要件の対象となる財務データを含む文書、規制された業界における個人を特定できる情報を含むものなど、一部の場合には、暗号化に関係なく電子メールが適切な送信方法ではない可能性があります。
安全なファイル転送プラットフォーム、クライアント ポータル、暗号化されたメッセージング サービスはすべて、標準の電子メールよりもアクセス、ダウンロード追跡、有効期限をより詳細に制御できます。この機密レベルでドキュメントを定期的に送信している場合は、セットアップに時間を費やして専用の安全な共有ツールを使用する価値があります。時折行われる高機密の送信の場合は、パスワードで保護された PDF アプローチにより実際のリスクに適切に対処できます。
送信後
いつ、何を送信したかを正確にコピーして保管してください。文書の内容に疑問が生じた場合には、後の改訂版や以前のドラフトではなく、特定の日付に発行されたバージョンを作成できる必要があります。日付が付けられ、明確なファイル名が付いた PDF が記録となり、誤って削除することのないフォルダーに保存されます。アーカイブが共有されている場所に保存されている場合は、そのコピーもパスワードで保護されます。