契約には4人の署名が必要です。営業ディレクターが最初に署名します。それから法務審査官。それからクライアント。その後、CEO が最終承認を与えます。各署名は正しい順序で適用する必要があります。各署名者は、以前の署名後に存在していたドキュメントを参照する必要があります。最終的な文書には 4 つの署名がすべて表示され、それぞれが独立して検証可能であり、ワークフローで必要な順序で文書に適用されている必要があります。これは順次署名であり、契約、承認、および複数の関係者が特定の順序で署名する必要があるドキュメントの標準的なワークフローです。
ブラウザベースの PDF 署名ツールは、署名済みの文書に追加の署名を追加できるようにすることで、順次署名をサポートします。新しい署名はそれぞれ、その時点で存在するドキュメントに適用されます。以前の署名は、対象となる文書の内容が変更されない限り有効です。署名順序は署名パネルに保存されます。このガイドでは、順次署名ワークフローを設定して実行する方法について説明します。
Sign PDF のシーケンシャル ワークフローは、テーブル上で紙の文書を渡すのとデジタル的には同等です。各人が順番に署名します。各署名は文書履歴に追加されます。プロセスは直線的です。監査証跡が完了しました。
PDF での順次署名の仕組み
PDF には複数のデジタル署名フィールドを含めることができ、それぞれが個別に適用されます。最初の署名者が署名すると、その時点での署名は文書の内容全体をカバーします。 2 番目の署名者が署名すると、その署名は、最初の署名自体も含め、最初の署名の後に存在する文書をカバーします。後続の各署名により、現在の状態のドキュメントの暗号化スナップショットが作成されます。署名はチェーンを形成し、それぞれが前の署名に基づいて構築されます。署名の対象となった文書の内容が後で変更された場合、その特定の署名は無効になりますが、変更された内容を対象としたその後の署名も影響を受ける可能性があります。
PDF リーダーのデジタル署名パネルには、すべての署名が時系列にリストされます。各エントリには、署名者名、署名時刻、有効性ステータスが表示されます。署名の有効なチェーンは、すべての署名者が正しい順序で文書を承認したことを確認します。
署名シーケンスの設定
最初の署名を適用する前に、署名順序を定義します。順序はドキュメントのビジネス ロジックに従う必要があります。契約では、最初に売主が署名し、次に買主が署名する必要がある場合があります。内部承認には、作成者、次にマネージャー、次に役員が必要になる場合があります。シーケンスをすべての署名者に伝えます。各署名者は、誰が自分より前に署名し、誰が後に署名するかを知っている必要があります。順序付けされたアプローチにより、署名者が順不同で署名してワークフローを中断することを防ぎます。
PDF Security の署名シーケンスは、文書と一緒に文書化する必要があります。必要な署名者を順番に列挙した簡単なカバーノートで十分です。 WukongPDF は署名ワークフローをサポートします。文書の所有者は署名シーケンスを管理します。
シーケンシャルワークフローの署名タイプの比較
| 署名タイプ | シーケンシャルサポート | 最適な用途 |
|---|---|---|
| 電子（描画またはタイプ） | 順次適用可能です。各署名は独立しています。署名間に暗号化の依存性がない | 内部承認、本人確認が重要ではない日常的な文書 |
| デジタル (証明書ベース) | 連続署名用に設計されています。各署名は、以前の署名を含むドキュメントの状態を暗号的にカバーします。 | 検証可能な署名順序が必要な契約書、規制当局への提出書類、法的文書 |
署名注文エラーの処理
署名者が間違った順序で署名した場合、文書をエラーの時点からやり直す必要がある場合があります。 A signature applied before the signer who should have signed first creates a document where the signing order does not reflect the intended sequence.法的または手続き上の影響は、文書の種類と受信者の期待によって異なります。内部文書の場合、署名順序がガイドラインになる場合があります。外部契約の場合、署名順序が契約で指定される場合があります。
Sign PDF の順次ワークフローは、PDF 形式ではなくプロセスによって適用されます。この形式では、いつでも任意の署名が可能です。文書の所有者は、文書を正しい順序で署名者に配布することで順序を制御します。
順次署名プロセス中の署名ステータスの追跡
文書の署名シーケンスが進むにつれて、誰が署名したか、誰が保留中かを追跡します。各署名者、署名予定日、および実際の署名日をリストしたシンプルな追跡シートにより、可視性が得られます。追跡により、プロセスが停止している間に文書が誰かの受信箱に残ることがなくなります。
Sign PDF 追跡シートは文書とは別のものです。 PDF 署名パネルには、誰が署名したかが表示されます。追跡シートには、まだ署名していない人が表示されます。これらを組み合わせることで、署名プロセスの全体像が得られます。
署名者が署名を拒否した場合はどうなるか
シーケンス内の署名者は署名を拒否する可能性があります。承認する前にドキュメントの変更が必要になる場合があります。あるいは、文書を完全に拒否する場合もあります。署名プロセスはその署名者で停止します。文書が拒否ポイントを超えていないため、後続の署名者は署名できません。
拒否する署名者のコメントを付けて文書を作成者に返送します。必要に応じてドキュメントを改訂します。改訂版を使用して、署名シーケンスを最初からやり直します。 PDF セキュリティ の順次署名プロセスでは、スキップは許可されません。定義されたシーケンス内のすべての署名者が署名する必要があります。
複数の署名者にわたる署名の表示の管理
各署名者の署名の外観、つまりページ上の視覚的表現はカスタマイズできます。署名者の中には、タイプされた署名を好む人もいるかもしれません。また、手書きのサインが欲しい人もいるかもしれません。 3 番目の場合は、公式のスタンプが必要になる場合があります。署名の外観は、署名時に署名者ごとに構成されます。文書には、さまざまな署名者によるさまざまな署名スタイルを表示できます。
ただし、署名者間で一貫した署名形式を使用すると、より専門的に表現されます。可能であれば、署名プロセスを開始する前に、標準の署名形式について合意してください。 Sign PDF の外観の一貫性は、専門的な判断によるものであり、技術的な要件ではありません。
完全な監査証跡を含む完全に署名された文書のアーカイブ
すべての署名が適用されたら、完全な署名パネルをそのままにして、署名された文書をアーカイブします。署名パネルは監査証跡です。誰が、いつ、どのような順序で署名したかを証明します。後で文書が別の形式に変換されたり、署名を除去するツールを使用して処理されたりすると、監査証跡は失われます。
署名された PDF を最終的な記録として保存します。コピーまたは変換は派生物です。署名されたオリジナルの PDF Security アーカイブには、署名プロセスの証拠が保存されます。
署名拒否と文書改訂の途中での処理
シーケンスの途中の署名者は、署名する前に変更を要求する場合があります。文書を改訂する必要がありますが、以前の署名は現在古いバージョンになっています。改訂された文書を使用して、署名シーケンスを最初からやり直します。古いバージョンの以前の署名は、文書履歴の一部としてアーカイブされます。
リビジョンとシーケンスを再開する理由を文書化します。 Sign PDF 監査証跡には、文書が特定の署名者の要求で改訂され、署名プロセスが再開されたことを示す改訂履歴が含まれている必要があります。
署名フィールドの使用と自由形式の署名の配置の使用
署名フィールドは、署名が期待されるページ上の指定された領域です。署名者を正しい場所に案内します。自由形式の配置により、署名者はページ上のどこにでも署名を配置できます。複数の署名者による順次署名の場合、署名フィールドにより署名の重複が防止され、各署名者が指定された領域に署名することが保証されます。
最初の署名が適用される前に、各署名者の署名フィールドを配置します。各フィールドに、意図した署名者の名前または役割を付けます。デジタル署名フィールド構造は、署名シーケンスをすべての参加者に視覚的に伝えます。