連邦レベルでは情報自由法として知られる公記録法、サンシャイン法、知る権利法、または管轄区域に応じて公記録法は、政府機関に対し、要請に応じて文書を一般に公開することを義務付けています。これらの法律では、特定の種類の個人情報を保留することも義務付けられています。個人の名前、社会保障番号、医療情報、個人の電子メール アドレス、その他の保護されたデータは、文書が公開される前に削除する必要があります。公文書公開のPDF 編集 プロセスは、明らかに徹底的である必要があります。公開された文書に含まれる個人データが 1 つ欠けているだけで、法的責任が生じ、世間の恥をさらし、修正公開の発行が必要になる可能性があるためです。
公文書法に基づいて編集する必要があるものを特定する
各管轄区域は、独自の一連の例外、つまり公開を差し控える必要がある情報のカテゴリーを定義しています。ほとんどの管轄区域で共通の免除には、個人の社会保障番号、生年月日、自宅の住所などの個人プライバシー情報が含まれます。医療および健康情報は免除されます。法執行機関の捜査記録は、全部または一部が免除される場合があります。政府に提出された営業秘密および企業機密情報は免除されます。個人のプライバシーの侵害となる人事記録は免除されます。
単一の単語を編集する前に、特定の文書にどの例外が適用されるかを特定してください。警察の報告書には、市議会の議事録や建築許可申請書とは異なる免除情報が含まれています。適用される公文書法および政府機関固有の編集ガイドラインを確認してください。政府機関に公文書担当官または法務部門がある場合は、適用される免除カテゴリについて相談してください。正しい法的理由により正しい情報を差し控えるPDFプライバシーの編集は、異議が申し立てられた場合には弁護可能です。何が免除されるかについての推測に基づいて情報を差し控える編集は、免除されません。
個人データを適切かつ永続的に編集する
テキストの上に不透明な四角形を配置する描画ツールではなく、マークされたコンテンツを PDF から永久に削除する専用の墨消しツールを使用してください。この違いはいくら強調してもしすぎることはありません。公文書の公開は、政府における文書公開の中で最も精査されるものの一つです。ジャーナリスト、擁護団体、および一般の人々は、公開された文書を綿密に検査し、一部の受信者は、コピー＆ペーストまたは PDF コンテンツ ストリームの検査によって編集されたテキストを復元できるかどうかを特にテストします。
すべてのページで免除情報のすべてのインスタンスにマークを付けます。 3 桁、ハイフン、2 桁、ハイフン、4 桁の形式に従う社会保障番号の自動パターン検索を実行します。アットマークを含む電子メール アドレスを検索します。一般的な形式で電話番号を検索します。自動検索は、人間がページを視覚的にスキャンするときに見逃しやすい構造化データをキャッチします。自動検索後、各ページを手動で確認し、名前、住所、個人を特定する可能性のある説明などの非構造化個人情報がないか確認します。 WukongPDF および同様のプラットフォームは、公的記録の処理に適した PDF Redaction ツールを提供します。
墨消しプロセスの文書化
公的記録のリリースには、編集された内容とその理由に関する文書が含まれている必要があります。このドキュメントは複数の目的に役立ちます。これは、情報が保留された理由を要求者に通知します。これは、多くの法域で法的要件となっています。これにより、後で編集に異議が申し立てられた場合に政府機関が参照できるレコードが作成されます。同様のドキュメントの将来のリリース用のテンプレートを提供し、後続の各リクエストの分析時間を短縮します。
ドキュメントは通常、編集ログまたは除外インデックスの形式をとります。各編集、または同様の編集のグループについて、ログには、ページ番号、編集された情報の種類の説明、および源泉徴収を許可する特定の法的免除が記録されます。ログ エントリには次の内容が含まれる場合があります: ページ 3、社会保障番号は編集済み、免除 6、個人のプライバシー。公開した文書ファイルとともにログを保管してください。公開に異議が申し立てられた場合、ログは政府機関が適切に行動したことを示す最初の証拠となる。
リリース前に編集された文書を確認する
2 人目は、公開前に編集された文書のすべてのページをレビューする必要があります。レビュー担当者は 2 つのことを探します。1 つは編集されるべきだったが見逃された情報、もう 1 つは編集されたが公開されるべきだった情報です。どちらのタイプのエラーにも影響があります。編集を怠ると、保護された情報が漏洩してしまいます。過剰な編集は、公衆が見る権利を有する情報を差し控えることになり、公記録法違反として異議を申し立てられる可能性があります。
レビュー担当者は編集の技術的な品質もチェックする必要があります。ドキュメントからすべてのテキストをコピーし、プレーン テキスト エディターに貼り付けます。貼り付けたテキストを読み、編集された情報が表示されないことを確認します。タイトル、作成者、件名、キーワードなどの個人情報を含むドキュメントのメタデータ フィールドを検索します。ファイル名自体に個人データが含まれていないことを確認してください。 JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf という名前の編集された文書は、編集によって保護されるはずだったまさにその情報を発表します。
スキャンしたドキュメントの墨消しの処理
公的な記録の多くは、デジタルで作成されるのではなく、紙の原本からスキャンされます。スキャンされた文書はテキストがページ画像の一部であるため、編集がさらに複雑になります。スキャンした文書のテキストを秘匿化するには、オーバーレイを配置するだけでなく、秘匿化された領域内のピクセルを永続的に変更する画像レベルの秘匿化が必要です。スキャンされた文書が OCR 処理されており、表示される画像の背後に非表示のテキスト レイヤーが含まれている場合は、画像とテキスト レイヤーの両方を編集する必要があります。
スキャンした文書を編集した後、編集されたバージョンで OCR を実行して、編集された領域にテキストが認識されないことを確認します。 OCR エンジンが墨消しを通じてテキストを認識した場合は、墨消しが十分に不透明でないか、基礎となる画像ピクセルが変更されていません。完全な不透明度の黒の塗りつぶしで墨消しを再適用し、再度確認します。公的記録の公開で PDF コンプライアンス が失敗すると、文書の残りの部分に対する数か月にわたる慎重な作業が無効になる可能性があります。
編集は永続的です。編集されていないオリジナル文書の安全でアクセス制御されたコピーを、編集されたリリース コピーとは別の場所に保管します。編集されていないオリジナルは、記録保持スケジュールに従って保存する必要がある政府機関の記録です。編集されたコピーは、一般に公開されたバージョンです。
大量の公文書リリースの管理
1 回の公文書リクエストには、数千ページにわたる対応文書が含まれる場合があります。この規模では、ページごとに手動で編集することは現実的ではありません。バッチ処理、自動パターン認識、ワークフロー管理をサポートする墨消しソフトウェアに投資します。ソフトウェアは文書セットを処理し、既知のパターンを編集対象としてマークし、マークされたページを人間のレビュー担当者に提示して確認を求めます。レビュー担当者が各マークを承認または調整し、ソフトウェアがバッチで編集を適用します。この自動化と人間によるハイブリッドのワークフローは、大量の公文書処理の標準です。
リリースが完了したら、編集に関する課題や質問がないかを監視します。情報が不当に隠蔽されたと信じる要求者は、異議申し立てまたは苦情を申し立てることができます。編集ログと各免除カテゴリの文書化された法的根拠が政府機関の防御となります。これらの記録は、記録保存スケジュールで指定された保存期間全体にわたって保存してください。
各リリースから学んだ教訓を組み込むために、編集手順を定期的に確認および更新します。あるリリースで特定の種類の個人データが見つからなかった場合は、次のリリースでそれを検出できるように自動検索パターンを更新します。編集プロセスを継続的に改善することで、時間の経過とともに有害な開示のリスクが軽減されます。
同じ種類のドキュメントが繰り返しリリースされる場合は、個人データが表示される正確なフィールドと場所を特定するドキュメント固有の編集テンプレートを作成します。警察の事件報告書のテンプレートでは、名前、住所、識別番号が表示される特定のボックスとフィールドにマークを付けます。このテンプレートにより、どのスタッフ メンバーがリクエストを処理したかに関係なく、そのドキュメント タイプのすべてのリリースにわたって一貫した編集が保証されます。
PDF プライバシー の義務は、編集された文書が公開されても終了しません。請求者が公開された文書から個人情報が回復可能であったことを後で証明した場合、政府機関は訂正されたリリースを発行し、データが開示された影響を受けた個人に通知する義務があります。リリース後のモニタリングと文書化された修正手順は、完全な編集コンプライアンス プログラムの一部です。
公開記録 PDF 編集 は、透明性とプライバシーという 2 つの目的を果たします。国民は政府の情報を知る権利があります。個人にはプライバシーに対する権利があります。適切な編集は両方を尊重します。
最強のPDF Privacy プログラムは、適切な編集ツール、文書化された免除ポリシー、訓練を受けたレビュー担当者、リリース後の監視プロセスを組み合わせています。
公文書の公開はそれぞれ、次の公開に向けて編集ワークフローを改善する機会となります。
公文書の編集は、法令順守、技術的能力、倫理的責任の交差点に位置します。公開された各文書は、政府機関が国民の知る権利と個人のプライバシーの権利のバランスを取り、それを正しく行っているという声明である。
適切に編集された公文書の公開は、透明性とプライバシーの両方に対する政府機関の取り組みの証です。ページ上の黒いボックスは障害物ではありません。これらは、政府機関が法的義務を真剣に受け止めたことを示す目に見える証拠である。
公文書の公開には法的および倫理的な重みがあるため、徹底的で文書化され、レビュー可能な編集プロセスが求められます。このプロセスは、すべてのリリースが同じ基準を満たすことを保証するものであるため、単一のツールやテクニックよりも重要です。