20 列と 500 行にわたる Excel スプレッドシートは、デフォルト設定ではExcel から PDF 形式に正しく印刷されません。出力は複数のページにまたがり、列は任意のページ境界で切り取られ、印刷されたレイアウトは、画面上に表示される慎重に編成されたデータとはほとんど似ていません。特定の行および列の範囲を PDF にエクスポートするには、エクスポート操作を実行する前に、印刷領域、拡大縮小オプション、およびページ レイアウト設定を構成する必要があります。
PDF 出力に表示される行と列を制御することは、各閲覧者に適切なデータ サブセットを提示することになります。すべての取引を追跡する必要がある金融アナリストは、検索可能な PDF 内の 500 行すべてを必要とします。取締役会のメンバーが四半期ごとの業績をレビューする場合、必要なのは要約行と合計だけを 1 つのきれいなページに表示することだけです。出力範囲が各ディストリビューションに適切に設定されている場合、同じスプレッドシートが両方の視聴者に効果的にサービスを提供します。
WukongPDF の PDF Export ツールは Excel ファイルを受け入れ、最終ドキュメントに表示されるデータを正確に制御できる構成可能な印刷範囲とレイアウト設定で出力を生成します。
出力範囲を定義するための印刷領域の設定
Excel の印刷領域設定は、シートを印刷または PDF にエクスポートするときにどのセルが含まれるかを正確に定義します。目的の領域をクリックしてドラッグし、A1 ～ G45 など、含めるセルの範囲を選択します。リボンの [ページ レイアウト] タブに移動し、[印刷領域] をクリックして、[印刷領域の設定] を選択します。 Excel では、選択したセルの周囲に破線の境界線が描画されます。シートを PDF にエクスポートすると、同じワークシート上に他のデータがどれだけ存在するかに関係なく、その境界線内のセルのみが出力に表示されます。
実際には、印刷領域はブックとともに残ります。ファイルを保存して再度開いた後も、印刷領域は定義された状態でアクティブなままになります。この永続性は、複数のシートの印刷領域を設定し、ワークブックを保存し、数週間または数か月後に再定義することなく同じ範囲をエクスポートできることを意味します。同じデータ範囲が各期間にエクスポートされる定期的なレポートの場合、印刷領域は無期限に機能する 1 回限りの構成になります。
毎日新しい行を追加するトランザクション ログなど、新しい期間ごとにデータ範囲が予測どおりに変化するスプレッドシートの場合は、動的印刷領域を使用します。 Excel では、データが追加されると自動的に拡張される名前付き範囲に基づいて印刷領域を定義できます。 OFFSET 関数と COUNTA を組み合わせて名前付き範囲を定義し、空でない行をカウントし、固定セル アドレスではなくその名前付き範囲を参照するように印刷領域を設定します。
目標ページ数に合わせて出力をスケーリングする
Excel の [ページ レイアウト] の拡大縮小オプションは、PDF 出力ページに合わせてコンテンツのサイズをどのように調整するかを制御します。 [フィットするように拡大縮小] グループには、出力が何ページにわたるかを決定する幅と高さの設定が含まれています。 「幅」を 1 ページに設定すると、印刷領域に存在する列の数に関係なく、すべての列が 1 ページの幅に強制されます。すべての行を強制的に 1 ページの長さにするには、「高さ」を 1 ページに設定します。 [1 ページの幅] と [自動] に設定された高さの組み合わせにより、幅がちょうど 1 ページ、高さがデータに必要なページ数の出力が生成されます。
適合するように拡大縮小することは、概要レポートには便利ですが、印刷領域に多くの列が含まれる場合、テキストが判読できないほど小さく表示される可能性があります。 A range with fifteen columns scaled to fit a single page width may display text at six or seven points, which is legible on screen when zoomed but barely readable when printed on paper.データ密度の高いシートの場合は、過度に広い範囲を拡大縮小するのではなく、印刷領域を最も重要な列に制限します。 An eight-column subset of the most important fields, printed at readable size, communicates more effectively than all fifteen columns printed at microscopic scale.
実際には、「幅」と「高さ」の設定が調整されると、「スケール」フィールドに表示されるスケールのパーセンテージが自動的に更新されます。手動スケーリングも利用でき、多くの場合、自動オプションよりも良い結果が得られます。 70% の手動設定では、すべてのコンテンツが元のサイズの 70% に縮小されます。これは、テキストを読みにくくすることなく、各ページに追加の列を収めるのにちょうど十分なサイズである可能性があります。
出力内の改ページの制御
Excel では、用紙サイズ、余白の設定、拡大縮小率に基づいて改ページが自動的に挿入されます。これらの自動分割により、データ行を 2 ページに分割したり、列ヘッダー行を 1 ページの下部に配置して、対応するデータを次のページから開始したりすることができます。 [表示] タブの [改ページ プレビュー] を使用して、自動改ページが発生する場所を正確に確認し、関連データをまとめて保持するより論理的な位置にドラッグします。
セクション境界が発生する位置に手動で改ページを挿入します。新しいページを開始する行を選択し、[ページ レイアウト]、[改ページ] に移動して、[改ページの挿入] を選択します。複数セクションのレポートの場合、各セクションが新しいページの先頭から始まるように、各セクションの境界で改ページを配置します。手動改ページはそれらの位置での自動改ページをオーバーライドし、ページネーションを正確に制御できます。
実際的な観点から見ると、ドキュメント ワークフローで、印刷される各ページの先頭に繰り返されるヘッダー行を持つスプレッドシートの場合は、[ページ レイアウト] の [印刷タイトル] 設定を使用します。 「先頭で繰り返す行」を列ヘッダーを含む行に設定します。指定されたヘッダー行が PDF 出力の各ページの先頭に印刷され、7 ページのデータが 1 ページのデータと同様に明確にラベル付けされたままになります。
構成された設定で PDF にエクスポート
印刷領域、拡大縮小、改ページ、ヘッダー行の繰り返しを設定したら、PDF にエクスポートします。 [ファイル]、[エクスポート]、[PDF/XPS ドキュメントの作成] の順に移動します。エクスポートダイアログで、「オプション」ボタンをクリックして、出力を生成する前にすべての設定を確認します。アクティブ シートがエクスポート用に選択されていること、印刷領域が考慮されていること、ドキュメント プロパティと PDF/A 準拠オプションが必要に応じて設定されていることを確認します。
「発行」をクリックし、PDF のファイル名と保存場所を選択します。 Excel は、構成されたすべての印刷設定を使用して出力を生成します。作成後すぐに PDF を開き、正しい行と列が出力に表示されること、関連データをまとめる論理位置で改ページが行われること、および拡大縮小により通常の表示サイズでも読みやすいテキストが生成されることの 3 つを確認します。これらのチェックのいずれかが失敗した場合は、Excel で対応する設定を調整し、再エクスポートします。
特定の行と列の範囲を Excel から PDF にエクスポートすると、広大な多目的スプレッドシートが、焦点を絞った、対象読者に適したドキュメントに変換されます。印刷領域は、含まれるコンテンツの範囲を定義します。スケーリング設定は、視覚的なプレゼンテーションを制御します。その結果、各受信者に適切な詳細レベルで適切なデータを正確に伝える PDF が得られます。
PDF 出力へのヘッダー、フッター、およびタイムスタンプの追加
エクスポートされた PDF には、含まれるデータのコンテキストを提供するページレベルの情報が役立ちます。 Excel でヘッダーとフッターを設定するには、[ページ レイアウト] タブと [ヘッダーとフッター] ダイアログを使用します。ヘッダーにレポート タイトルを追加すると、PDF のすべてのページで、それが属しているドキュメントが識別できるようになります。ページ 1/N の形式でフッターにページ番号を追加すると、受信者は完全な文書を受信したことを確認できます。エクスポート日時を示すタイムスタンプを追加すると、受信者はデータ スナップショットがいつ作成されたかを正確に知ることができます。
これを広く見ると、ドキュメント ワークフローでは、定期的なスケジュールで配布されるレポートの場合、タイムスタンプが特に重要です。月曜日の朝にエクスポートされた PDF には金曜日の決算データが含まれています。タイムスタンプは、データがいつ抽出されたかを説明する別の電子メールやカバーノートを必要とせずに、このデータの最新性を受信者に伝えます。すべての定期レポートでヘッダーとフッターの形式を標準化し、受信者が受信する各 PDF のドキュメント タイトル、ページ番号、タイムスタンプの場所を知ることができるようにします。
Excel で構成されたヘッダーとフッターは PDF エクスポートに含まれ、出力のすべてのページに表示されます。これらは生データのダンプとなるものに専門的な磨きを加え、受信者が自信を持ってドキュメントを使用するために必要なメタデータを提供します。
実用的な PDF ページ数を超える大規模なデータセットの処理
5 万行のスプレッドシートは、効率的にフォーマットされた場合でも、数百の PDF ページを生成する可能性があります。その規模になると、PDF はレビューには非現実的になります。受信者が本当にオリジナルの Excel ファイルではなく PDF を必要としているかどうかを検討してください。 PDF は、コンプライアンス、法的、または表示上の理由から、データを編集不可能な固定形式で表示する必要がある場合に適しています。受信者がデータをフィルタリング、並べ替え、または分析する必要がある場合、Excel ファイルの方が適した形式です。
PDF として配信する必要がある非常に大規模なデータセットの場合は、エクスポートを論理セクションに分割します。概要と合計を 1 つの PDF としてエクスポートします。各部門またはカテゴリを、内容を識別するための名前を付けた個別の PDF ファイルとしてエクスポートします。受信者を圧倒する 100 ページの PDF を 1 つ作成するよりも、焦点を絞った 20 ページの PDF を 5 つセットにした方が使いやすいです。各 PDF には、含まれるデータのサブセットと、必要に応じて Excel 形式で完全なデータセットを取得する方法を説明する表紙を含めます。